スタートアップ向け名刺管理5選！課題と解決策・導入事例

名刺管理はスタートアップの基本

スタートアップに限ったことではありませんが、どんなにインターネットが高度化しても、事業を拡大していくうえでは営業活動による人脈作りが欠かせません。

スタートアップでは、そうした人脈に乏しいことがほとんどであり、積極的な営業活動や展示会などへの出席で、徐々に人脈形成を行っていく必要があるでしょう。

それでは、数人規模で創業フェーズを迎えることになるスタートアップならば、手作業による名刺管理でも充分なのでしょうか。

急速な成長をもくろむスタートアップが、人脈形成で陥りがちな課題と、名刺管理の有用性について解説していきます。

課題はスタートアップ創業フェーズでの人脈形成

イノベーティブなアイディアを具現化することが求められるスタートアップでは、事業を成長させていく人脈作りが欠かせません。

そのため、創業フェーズでは空いている時間を惜しんで、積極的な営業活動や資金調達に奔走することになりますが、交換した名刺を手動で管理する時間までは取れないでしょう。

結果的に、計画性を持てないまま営業先が重複してしまうと業務効率化が進まず、成長フェーズで営業スタッフが増えるにしたがい、人脈が属人化する一方で、企業の資産となりにくくなってしまいます。

スタートアップの課題を名刺管理で解決

こうした課題を解決するのが、紙の名刺をデジタルデータ化することで、コンピューターに整理・保管し、企業内で管理・共有・活用していく名刺管理システムです。

近年では、名刺データをCSVで書き出すだけでなく、CRM（顧客管理システム）やSFA（営業支援システム）と連携可能なシステムも登場し、営業活動へ絶大な効果をもたらすものとして注目を集めています。

以下の記事では、名刺管理と名刺管理システムについてより詳しく解説しています。

名刺管理システムの仕組み

従来の名刺管理では、スタッフそれぞれが物理的に管理・保管する、もしくはエクセルなどに手入力して管理するなどの方法が行われていました。名刺管理システムでは大前提として「紙の名刺をデジタルデータ化」する必要があります。

デジタルデータ化にあたっては大きく以下の2つの方法があり、両方に対応しているものもあります。

スキャナーで名刺をデジタルデータ化

スキャナーや複合機を利用し、名刺をデジタルデータ化する方法です。

読み込んだ名刺はOCR（光学文字認識）によって文字データ化され、データベースに取り込まれますが、複数枚を一度に読み込める反面、目視によっての確認と修正が必須です。

スマートフォンで名刺をデジタルデータ化

スマートフォンで撮影した名刺画像を、クラウドサービスのOCR機能でデジタルデータ化する方法です。

近年ではこちらが主流の方法となっており、OCRを経た名刺データを人間がチェックして修正を行う、代行サービスも用意されているケースがあります。

こうして構築されたデータベースはクラウド環境で一元管理され、さまざまな用途で活用されます。

名刺管理システムの3つのメリット

物理的に名刺を管理・保管する場合は「目当ての名刺を探すのに時間がかかる」という問題が、エクセル管理の場合は「手間と時間がかかり、入力ミスも起こる」という問題があり、いずれのケースも「人脈を共有できない」という問題があります。

名刺管理システムを活用することにより、これらを一挙に解決できるほか、以下のようなメリットを享受できます。

時間と場所を問わない名刺情報へのアクセス

データ化された名刺情報は、スマートフォンアプリなどで時間と場所を問わないアクセスが可能になります。これによって、一日中外回り営業を行うような場合でも、どこからでも営業先情報を確認可能です。

人脈の可視化により計画的な営業が可能

名刺情報をデータベース化し、取引先ごとの社内人脈などを可視化することで、計画的な営業活動が実現します。

名刺情報に「社内のだれがいつ会ったのか」を紐付け可能なシステムも存在し、精度の高い営業活動に役立てます。

迅速なアプローチが実現

展示会などで大量に名刺を集めることに成功しても、有効活用できていた企業は少数派だったといえるでしょう。

クラウド型名刺管理システムを活用すれば、その場でデータ化することも可能であり、結果的に、見込み顧客の関心を引きつける迅速なアプローチが実現します。

スタートアップの名刺管理システム導入事例

さまざまな業務に忙殺されがちなスタートアップの創業フェーズにおいて、名刺管理システムがいかに有用かを解説してきました。以下からは、実際の事例を紹介してみましょう。

創業期から営業の仕組みを構築したQ社

ソフトウェアテストを事業とするQ社では、創業から間もなくはエクセルによる名刺管理を行っていましたが、そのための時間を営業活動に割り振ることを検討、8か月後にはクラウド型の名刺管理システムを導入しました。

単なる名刺管理から社内共有へ

従来の管理手法から移行したことにより、大幅な業務効率化が実現しましたが、当初は各スタッフが個別にその便利さを実感するのみにとどまっていました。

しかし、同じクライアントに複数のスタッフが同時にアプローチするなどが発覚したため、次のステップとしてすべての名刺情報を共有して活用する方針へと転換しました。

営業のタイミングに名刺管理システムを活用

これと同時に、同社のサービスは季節性に左右されるケースが多く、営業のタイミングが非常に重要となることもあり、共有した名刺情報に、アプローチのタイミングを設定することも実行したのです。

営業活動の効率化実現で売上が5倍に

名刺管理システムの有効活用により、課題であった営業の仕組みが構築され、営業活動の効率化が実現したことにより、創業二期目には売上が5倍になるという結果が表れたのです。

現在は営業スタッフも増強しましたが、仕組みが構築されていることから「スタッフ全員の行動が把握でき」それによって、自分がどう行動すればいいのかを全員が理解できている、という効果も表れています。

スタートアップにおすすめの名刺管理システム5選

近年では数多くの名刺管理システムが登場していますが、そのなかでも、スタートアップにおすすめといえる名刺管理システムを厳選して紹介します。

本記事で紹介している名刺管理システムのさらなる詳細や、紹介しきれなかったサービスについては以下からご覧になれます。

• スキャンするだけで99％精度の名刺データ化
• 顧客管理DBを自動構築
• 一括メール配信や自動ニュース配信で見込み客を発掘

Sansanは、相手と面識のある出会いの記録が名刺であると捉え、共有して企業の資産とすることを目指した、クラウド型法人向け名刺管理サービスを提供しています。スキャンされた名刺データは正確にデータベース化されたうえで管理され、スマホアプリで時間と場所を問わないアクセスを可能とするとともに、全社で共有できます。

社内の人脈を可視化する組織ツリーの作成、メール一括送信機能で顧客との関係を強化するほか、CSVでのデータ出力はもちろん、salesforceやeセールスマネージャーなどとの連携も可能、強固なセキュリティで企業資産を守ります。

• 共有した名刺を社員同士で検索、閲覧
• 接点のある同僚にその場でメッセージ
• 共有された社内の全名刺を一括でダウンロード

Eight Teamは、名刺情報を正確にデータ化して管理できる「Eight」の企業向け有料プランです。Eightの基本機能に加えて、社内のEightユーザーが保有する情報を一括管理・共有できます。社員が個々に管理していた名刺情報を共有することで、新たな「見込み顧客」の育成につながりです。Eightについては記事内で後ほど説明しています。

• 利用人数無制限なのに低価格
• 便利に使える機能
• 安心のセキュリティ対策

名刺de商売繁盛は、眠っている名刺を企業資産として有効活用することを目的としたクラウド型名刺管理サービスを提供しています。

さまざまな手段でスキャンされたデータを、最短翌営業日にデータベース化してツリー表示することによって人脈を可視化することを可能とし、セルフモードで名刺をデータ化すればデジタル化料金もかかりません。モバイルデバイスとの時間と場所を選ばないアクセスはもちろん、地図データとの連携も可能、CSVでの出力にも対応しています。オプションでメール配信機能追加や、外部システム連携もできます。

• 高精度なデータ化
• 組織図を自動生成
• メール開封＆Webアクセスを可視化

ホットプロファイルは、名刺管理・営業支援・マーケティングという、売上向上に必要な3つの要素を連動させている名刺管理システムです。
入力作業を自動化し、その情報を使った営業メールを送ることでメールの開封、Webアクセス履歴を可視化、興味度合いの高い見込み顧客を通知するなどで自動発掘、スムーズに営業担当者に引き継げます。

マーケティング活動と名刺交換、商談などの営業活動が、ひとつのプロセスとして流れることで、企業の売上向上に大きな成果をもたらします。

• 圧倒的なデータ化速度
• 簡易SFA機能搭載
• 17か国語に対応

CAMCARD BUSINESSは、90%の精度を誇るOCR機能を搭載した法人向けクラウド型名刺管理サービスを提供します。

マルチデバイスに対応して時間と場所を問わない名刺管理を可能にするため、取った名刺画像を5秒でデータ化することを実現、最短5分で完了するオペレーター補正を依頼することも可能です。

全社で共有するための管理機能はもちろん、簡易SFA機能による顧客管理、salesforceやDynamics 365との連携も可能とし、効率的な営業活動を支援します。英語、中国を含めた17か国語への対応も魅力です。

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その他の名刺管理アプリ・ソフトはこちらから。

Eightがスタートアップにもたらす可能性

スタートアップにおすすめの名刺管理システムを厳選して紹介しましたが、そのなかでもEightは異色の存在ともいえ、名刺管理を活用したビジネスソーシャルネットワークという側面を持っています。

それが持つ可能性に、現在、多くのスタートアップが注目しています。

Eightネットワークとは

もともと無料アプリとして提供されていたEightですが、グルーピングして共有するという性格から、SNS型名刺アプリサービスといわれていました。そのEightに「Eightネットワーク」機能が追加されたのです。

これは、Eightを利用している知り合いを検索して、自身の名刺帳に追加できるというもので、相手の名刺が手元にない場合でも企業名や氏名で検索できるのです。

ダイレクトリクルーティングツールとしてのEight

もちろん、個人的なつながりがなければ、電話番号やメールアドレスは見えないようになっていますが「氏名」「企業名」「部署」「役職」はわかります。

これによって、ダイレクトリクルーティングを行うことが可能となり、採用したいターゲットが明確になっているスタートアップで注目を集めているのです。

このほかにも、SNS型ならではの活用法が、今後のEigthの動向で表面化していくことが考えられ、注目しておくべきサービスだといえるのかもしれません。

スタートアップにこそ営業の効率化が必要

営業活動に欠かせない名刺交換を、効率的に営業に活かしていくことによって、それまで眠っていたといえる資産を最大限活用できるようにしたものが「名刺管理システム」だということができます。

それは事例でもおわかりのように、営業スタッフの意識改革まで促すものであり、単なる名刺管理に終始しない、計画的な営業活動を実現するのです。

これによる営業活動の効率化は、まさにスタートアップにこそ求められるものであり、創業フェーズからでも「営業の仕組みを構築」していくことが重要なのだといえるでしょう。

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