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2017-04-18

名刺の管理方法を劇的に効率化 | アナログ&デジタルのコツ・メリット

日々の名刺管理が形骸化された単純作業になっていませんか?本記事ではあらゆる名刺管理の方法とそのメリット・デメリットを紹介します。ぜひ自分にあった方法を探して業務効率化につなげてください!
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きちんと管理しているつもりでも、名刺を探すのにあたふたした、または「どこにあるんだ?」となった経験は誰でもあると思います。あなたは普段どのように名刺管理をしていますか?(この記事は2017年6月12日に内容を更新しました。)

名刺探すのに「10時間」

営業職の男性を対象にした調査によると、1人が1年間で貰う名刺は平均で1173枚、名刺探しや管理に費やす平均時間は年間で10時間を超えていました。

引用:「名刺に関する意識調査」を実施 | キングジム

「たった10時間」と思いますか、それとも「10時間も…」と思うでしょうか。
もしかしたらこの時間で営業に行って1件成約できたかもしれませんし、新しい企画を1つ考えられたかもしれません。
もし、この状況が従業員のうち100人にあてはまるという会社であれば、人件費の無駄は想像するだけで恐ろしいですね。

名刺管理方法…あなたはどっち?

名刺管理を効率的な方法で行い、顧客情報を活用することは、あなたの今の業務を劇的に変化させ、会社を成長させることに繋がるかもしれません。名刺はうまく活用すればビジネス上の大きな資産に化ける可能性を秘めています。

名刺管理の方法、あなたは「アナログ派」ですか、それとも「デジタル派」ですか?それぞれの方法に合った名刺管理を劇的に変化させるコツや、メリット、注意点などを紹介します。

1. デジタル式の名刺管理方法

本来データや情報管理が向いているのは何といってもデジタルです。
検索性も高く、携帯性も高いのが最大のメリットでしょう。ただし、どのソフトやアプリを使うか、ということが管理や活用のしやすさを決定的に左右するので、その選択が非常に重要です。

まず、ここではデジタルでの管理にはどのような方法があるのかについて説明します。

スキャナ方式

市販されている名刺用のドキュメントスキャナなどを活用する方法です。一般的には、これに専用の名刺管理ソフトがついていることが多いです。

メリットとしては、管理できる枚数が飛躍的にアップすることが挙げられます。
デメリットは、スキャナーのOCR機能の精度が悪いと修正入力が必要になること、スキャナーの大きさによっては外出先に持ち運べないことです。

OCRとは手書きや印刷された文字を、イメージスキャナやデジタルカメラによって読みとり、コンピュータが利用できるデジタルの文字コードに変換する技術

スマートフォン方式

スマートフォンのアプリには、名刺管理に特化したものも最近では多く開発されています。
使用方法は、スマートフォンのカメラ機能で名刺を撮影するだけです。自動でスキャンしてくれて、それをOCRでデジタル化し、多くの場合はクラウドサーバーでそのデータを管理してくれるというものです。

メリットとしては、スキャナー方式の良さに加えて場所を選ばず外出先でもできることが挙げられます。
デメリットは、1枚1枚写真にとらなければならないので、大量に名刺交換をする人の場合は非常に手間がかかる、アプリも有料から無料まで幅広くあるので、どれを選べば良いかの選択が難しいことです。


名刺管理アプリのサービスや、メリット・デメリットについて詳しく知りたい方はこちらの記事も参考にしてみてください。

名刺管理アプリ・ソフト徹底比較2017年最新版【無料&有料13選】 | ボクシルマガジン
名刺管理に便利なiPhone・Androidアプリやソフトを徹底比較。無料で使える名刺管理アプリ・ソフトもご紹介し...

外注方式

この方法は、最初に名刺をスキャンします。そこである程度OCR処理したものを、最終的に外部のオペレーターが修正してくれるというものです。

メリットは、精度が高くて手間も時間もかからないことです。
デメリットとして、他の方法より比較的コストがかかること、個人情報や社外機密のセキュリティ問題をクリアする必要があることなどがあります。

※OCRについては記事内のこちらから

エクセル方式

この方法は使用するツールがパソコンというだけで、ある意味作業そのものはアナログです。方法は単純にエクセル表にもらった名刺を手入力していくということです。

エクセルでの名刺管理のメリットは、パソコンにエクセルが入ってさえいれば、コストがかからないこと。検索機能もインデックス機能もあるので使い勝手がよく、OneDriveなどのストレージのクラウドサービスを使えば、パソコンで作成したデータでもスマートフォンで検索や修正ができることです。
デメリットは、入力そのものは手作業でしなければならならないので手間がかかることです。

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2. デジタル式での名刺管理の5つのメリットと注意点

デジタル式での名刺管理方法は、アナログ式でのデメリットを解消してくれる可能性があります。

ここでは、名刺管理をデジタル化した場合の5つのメリットと、導入する場合の注意点を挙げます。

検索の利便性が格段に向上

デジタル式名刺管理方法の1番のメリットは検索機能が格段に向上することです。
データには複数のインデックスがつけられるので、「個人名」「企業名・ジャンル名」「どのイベントでの接点か」ということでも検索できます。
その人に関する情報を、なにかしら思い出しさえすれば、目当ての個人情報を見つけられるのが嬉しいポイントです。

保管スペースが不要

デジタルであれば、「保管サーバ」や「HDDの容量」だけ確保すれば相当な量の名刺データの保管が可能です。
アナログ式名刺管理方法で、「多くの人と接点を持つと名刺の量が膨大になり、保管場所の確保が大変」というデメリットを解消してくれます。

クラウドサービスなら場所を選ばず閲覧可能

外出時、出張時に名刺データや個人データの閲覧が必要になった場合でも、名刺データをクラウド上に管理しておけば、パソコン・スマートフォンから見ることができるので、仕事の機動力が上がります。

入力作業が簡単

エクセルへの手入力でなければ、デジタルでの情報入力方法はスキャナ、あるいはスマートフォンのカメラなので、作業に手間がかからず時間を効率的に使えます。

データをアウトプットして活用できる

これはアプリやソフトにもよりますが、名刺データの住所などをそのままタックシールなどに印刷したり、CSVとして吐き出してメールマガジンやダイレクトメールなどにも活用できます。

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3. 名刺管理のデジタル化の注意点

定期的にバックアップをとる

デジタル式名刺管理方法の最大のリスクはデータ喪失の問題です。
クラウドサーバーなどに格納していれば、バックアップサーバーが用意されている場合もあります。しかし、自分のパソコンやスマートフォン上のローカルで管理している場合、あるいは会社のサーバー内などで管理している場合、それが壊れたらすべてのデータ失われます。必ず定期的にバックアップを取るようにしましょう

セキュリティ

アナログであれば自分の机に引き出しに入れて、カギをかければある程度のセキュリティ対策が成されます。しかしデジタルの場合は、データにパスワードをかけるなどのセキュリティをしっかり考えましょう。
ましてや、そのパソコンやスマートフォンを電車に置き忘れるなどは論外です。

アプリやソフトの機能の見極め

先にも書きましたがデジタル化する場合は、

  • 検索性
  • 入力のしやすさ
  • 外出先で閲覧や修正が可能か
  • OCRの精度は高いか

などの機能とその使い勝手の評価が非常に重要です。
特に機能面はカタログなどを見ればある程度はわかっても、意外に分からないのがOCRの精度と使い勝手です。アプリやソフトを選択する場合には、その点を注意しましょう。

※OCRについては記事内のこちらから

アプリ、ソフトは無料と有料のどちらを選ぶか

繰り返し述べますが、デジタル化する場合はどのアプリやソフトを選択するのかということが非常に重要です。そして「無料か有料か」ということはその中でもより重要度が高い項目です。

おおむね有料のほうが機能が優れていることが多いですが、無料でも通常使うのには十分、というものもあります。ではどのようにそれらを判断するかというと、結局「使ってみなければわからない」ということは間違いないです。
まずは無料のものからいくつか試して、ダメなら有料のものも試す、という段階を踏むと失敗しないのではないでしょうか。
また、有料のものでもお試し期間やテスト版を用意しているものもありますので、それらを積極的に利用するのがベストです。

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4. アナログ式の名刺管理方法

名刺はほぼ100%薄いカード状のもの。これを原形のまま保管する方法が、一般的に行われているアナログ式の名刺管理です。

アナログ式での名刺管理を行う場合、最も重要なことは「検索性」をいかに高めるか、というポイントにあります。保管だけして全く使わないのであれば、それはただの紙の束と同じですよね。実はこれ、もったいないんです。

  • 見込み客の発見
  • ビジネスのアライアンス候補の検討
  • 業務コスト削減のための業者変更の検討

などに活用することが出来ます。こういった活用方法こそ意味のある名刺活用法だと思いませんか。
そのためには「必要な人をすぐに探し出せる検索性」の確保が最も重要なのは一目瞭然ですよね。これらの観点をもとに、名刺管理の方法とポイントを以下でご紹介します。

検索のインデックスはどうする?

検索性を高めると言うことは、インデックスをどうつけるか、分類、並べ方をどうするか、ということとほぼ同義です。その方法には大まかに4つあります。

  • 50音順

    「個人名」または「企業名」の50音順です。1番シンプルな方法ですが、肝心な名前を思い出せないと使えないというのが難点ですね。

  • 業種(ジャンル)別

    その人の会社の業種、またはその人のビジネス上のジャンルで分ける方法です。たとえば、メーカー系、物流、金融、クリエイターなどに分けられます。業種の中でさらにまた50音順にする必要が出てくる場合もありますが、使い勝手はかなりいいです。

  • 時系列

    単純に会った順番に並べていく方法です。長所は「最近会った人=今取り組んでいる仕事に直結している人」が前の方に来て、直近ビジネス的に疎遠な人は後ろの方に行く、という点です。
    ただし、過去に会った人の中で活用できそうなネットワークを探すには、いつ会ったかを記憶・記録しておく必要があるので多少手間がかかります。

  • イベントごとにまとめる

    あるプロジェクトで一緒に仕事をした、ある展示会で知り合った、などのくくりでの管理です。人間の記憶の仕方と似ているので探しやすい反面、統一感が生まれにくいので、イベントをまたいで人を検索するときには向きません。

名刺管理に必須!どのツールがおすすめ?

アナログ式で管理をする場合、どのツールを使うかも非常に重要です。
特に、自分の選択したインデックスのつけ方とフィットしていないと非常に検索性が下がります。一般に挙げられる管理ツールには4つあります。

  • 名刺ホルダー方式

    名刺を透明なビニールに綴じていく方法です。一般的ですね。
    名刺を数枚横並びにしたホルダーを束にした形と、A4サイズのバインダー型のものなどがあります。
    メリットは管理作業がシンプルなことです。
    デメリットは特定のインデックス追加が面倒なことです。たとえば「え」で始まる人の名刺が増えたなどの、ある特定のインデックスを増減させる必要が出た場合、非常に扱いにくい点です。

  • ノート方式

    これはホルダーの代わりに、ノートに名刺をテープで貼っていく方法です。
    1ページを企業、ジャンル、イベントでまとめることで検索性が高まるということと、その人に関するメモを脇にかけるというメリットがあります。
    デメリットは綴られたノートの場合、名刺ホルダーと同様に特定のインデックスの人が増えた時に扱いにくいところです。

  • 封筒方式

    インデックスごとにB5かA4のビジネス封筒を用意し、そこに名刺を投げ込んでおく方法です。あるインデックスに属する人が増えても対応可能であり、インデックス間の順番の入れ替えも簡単です。
    デメリットはあるインデックスに属する人が増えた場合は、封筒の中の名刺の束を順番に繰るという極めてアナログ的な作業が必要なのと、閲覧性が良くない点です。

  • 名刺ボックス方式

    文具メーカーが販売している名刺整理箱を利用する方法です。
    インデックスごとに色付きの厚紙を入れれば、インデックス内のボリュームを増やすことも、インデックスの順番を入れ替えることも、あるいはインデックス内で検索することも簡単です。
    デメリットは携帯性が悪いので、出先に持参するのが少々困難といったことが挙げられます。

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5. アナログでの名刺管理の4つのコツ

アナログ方式の名刺管理方法を選んだ場合、上手に管理・活用するための4つのコツをご紹介します。

名刺にその人の情報を書き込む

名刺をその個人、あるいは所属する企業の情報データベースにとして活用するのであれば、関連情報をメモ書きしておくことが重要です。
面談日やその時の議題などのビジネス情報、営業の場合は相手の誕生日、趣味、あるいは家族構成など、またその個人を後で思い出しやすいように、容姿の特徴などを記載しておくとさまざまな場面で活用できます。

ため込まないですぐ管理

名刺管理に限らずこのような「作業」は、ため込むとどんどん億劫になってしまい後に回され、結局手つかずの巨大な未整理の情報が積みあがる、ということになりがちです。また、その人にまつわる情報も時間が経過すれば忘れてしまいます。
もらった名刺は当日中か、せめて数日のうちには整理することが大切です。一回に処理する枚数が少なければ、おのずと作業時間も短くすみ、ちょっとした空き時間にできてしまいます。

不要なものは捨てることこそ名刺管理の極意

せめて年に1回は全ての名刺を整理する時間をとって、今後接点が想定できない人や企業のもの、肩書や部署が変わってしまっている情報が古いもの、などは思い切ってどんどん捨てましょう。
今は使わないが将来的に必要になりそうな人の名刺はスマートフォンなどで撮影し、デジタルデータとして保管した上で紙の方は廃棄すればより安心です。

保管場所を確保する

名刺は紙のカードの束なので、どうしても場所をとります。しかしこの場所をしっかり確保していないと、結局その名刺を保管したホルダーそのものを探すことに手間取ってしまい、いくら検索性を高めた名刺管理をしても意味がありません。
ですので、机の引き出しなどの分かりやすいところを名刺保管場所として確保し、必ずそこに収納するようにしましょう。

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6. 会社全体で名刺管理をする場合の注意点とポイント

名刺は個人が一人で仕事をする上でも大きな資産であると同時に、それを集積すれば企業としても大きな財産になります。

うまく活用すれば、営業が顧客に初アプローチするところから成約までのプロセスを可視化し、会社内にそのナレッジを蓄積できます。あるいは上長が部下を管理する際の指導やフォローの材料にも使えます。

名刺を個人ではなく会社で管理することを志向する企業が今後は増えると思われますが、しかしその際にもいくつか注意点と押さえるべきポイントがあります。

会社で名刺管理する場合の問題

まず、仮にアナログな手法で名刺を社内で一元管理した場合、上で挙げたアナログとしてのデメリット以外に、さまざまな不便が想定されます。

インデックスのつけ方が人によって多岐に分かれるので、それぞれの「クセ」や「好み」が管理方法に現れます。したがって、非常に使い勝手が悪く、仕事の効率を下げることになります。
また、一元化するということは誰でも見られるようにするということなので、セキュリティ面のレベルが著しく下がることになります。だからといって、厳重なカギや煩雑な閲覧の手続きを設けた場合は、さらに使い勝手を悪くしてしまいます。

会社で名刺管理を一元化するならデジタル化が必須

以上のような理由から考えると、会社で名刺というビジネス資産を管理するならデジタル化が必須だということが言えます。以下にその場合のメリットを挙げます。

  • 顧客データとして営業戦略に活用できる
    まず最大のメリットは、名刺という顧客情報を営業戦略の資産として活用できるということです。
    先にも少し書きましたが、デジタル化をすれば、顧客をアプローチから成約まで一元管理できるので、たとえばどの段階で展示会に招待する、DMを送る、見積もりを提案するなどが営業マン個人の判断と力量に左右されずに行え、その結果成約率を高めることができるという点です。

  • 営業マンの指導、育成に使える
    また上と連動しますが、上長もその情報を確認しながら、ともすれば個人のブラックボックスの中の出来事だった、営業マンの行動管理や営業活動の進捗管理を行えます。
    それを踏まえ、細かな指導や必要があれば上長が同行するなどのフォローもできます。そしてそれらは同時にその営業マンへの教育、育成にも直結します。

  • 会社全体で顧客の獲得に取り組める
    さらに、その情報が会社全体で横断的に共有されていれば、部門をまたいだ顧客獲得・育成活動ができるようになります。
    たとえば、それまでは「社内に顔が効く営業マン」しかできなかった、必要な段階での開発担当をアサインさせて同行し、詳細な商品説明を行う、などがどの社員でも可能になり、その結果全社の成約率が上がります。

  • 個人の作業量が減って、生産性が上がる
    さらに、冒頭書いたような1人1年間10時間の無駄な作業がなくなります。会社全体の合計で言えば、相当な時間数が生産性のある仕事に振り分けられ、トータルで会社の資源の運用効率が上がります。

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7. 名刺管理の意義

このように名刺管理を効率的に行い、そして効果的に活用することには大きなメリットがあります。その意義をもう1度整理しておきます。

  • 会社や個人としての、顧客、取引先、協力会社などのステークホルダーの情報をを管理することで、それらを業績向上の資源として活用できる

  • 特に営業戦略の中では、しっかりした見込み管理をが行えて、業績向上と同時に人材育成ができる

  • 個人の無駄な時間をなくし、生産性が向上できる

  • 個人情報を検索しやすくすることで、新しいビジネスの創造、コストの削減、業務効率化などのヒントが得られたり、業務に即した社外のアライアンスが組める

アナログ・デジタルの両者をハイブリッドで使うのもアリ?

単純作業レベルの意識で取り組んでいた名刺管理が、実は大きなビジネスチャンスや成果につながる可能性を秘めているとお分かりいただけたでしょうか。
ぜひ、本記事で紹介した名刺管理の方法を参考に、ご自身の成果アップ、会社の業績アップにつなげてください。

今回紹介したアナログ式・デジタル式のどちらにもメリットがあるので、上手い組み合わせを探していくのが良いと思います。

より詳しく名刺管理のソフト・アプリを知りたいという方は下記の記事からどうぞ!

名刺管理アプリ・ソフト徹底比較2017年最新版【無料&有料13選】 | ボクシルマガジン
名刺管理に便利なiPhone・Androidアプリやソフトを徹底比較。無料で使える名刺管理アプリ・ソフトもご紹介し...

また、こちらの記事ではEvernoteでの名刺管理についても紹介しています。ぜひとも参考にしてみてください。

Evernoteの使い方・活用法を大公開!名刺管理の方法も | ボクシルマガジン
メモもペンも要らない、そんな革新的なクラウドサービスとして広まったevernote(エバーノート)。賢い使い方と活...


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