コピー完了

記事TOP

名刺管理ソフトとは?主な機能や導入メリット・選び方の比較ポイント

最終更新日:(記事の情報は現在から129日前のものです)
名刺管理ソフトは、名刺をデータ化して検索や共有ができる便利なツールです。読み取り精度や速度、他システム連携などの機能も搭載されており、名刺情報の管理に課題を抱える企業におすすめです。本記事では、名刺管理ソフトの種類やメリット、選び方や注意点を解説します。

注目の名刺管理アプリ・サービス資料まとめ

【厳選】おすすめ名刺管理アプリをまとめてチェック!
名刺管理アプリの比較表
\特典【完全版】機能・価格比較表/

名刺管理アプリの各サービス資料を厳選。各サービスの料金プランや機能、特徴がまとまった資料を無料で資料請求可能です。ぜひ名刺管理アプリを比較する際や稟議を作成する際にご利用ください。

名刺管理ソフトとは

名刺管理ソフトとは、名刺をスキャンしてデータ化し、検索や整理、共有などができるソフトウェアのことです。名刺管理ソフトを導入することで、名刺情報の管理が効率化され、営業活動や顧客管理に役立ちます。

名刺管理ソフトが注目される理由

名刺はビジネスの場で重要なコミュニケーションツールです。しかし、名刺を受け取った後に、どのように管理するかは、個人や企業によってさまざまです。名刺をファイルやボックスに入れて保管する方法は、古典的ですが、場所を取るだけでなく、必要なときにすぐに見つけられないといった問題があります。

また、紛失や破損などのリスクもあります。一方、名刺をスマートフォンやパソコンに写真や画像として保存する方法は、場所を取らないメリットがありますが、画像のサイズや質が低いと、文字が読みにくかったり、検索ができなかったりする欠点があります。さらに、名刺情報を他の人と共有することも難しいです。

そうした背景から、名刺管理を効率よく行う名刺管理ソフトが注目されています。名刺管理ソフトを導入することで、名刺情報の管理が効率化され、営業活動や顧客管理に役立ちます。

名刺管理ソフトでできること・機能

名刺管理ソフトには、さまざまな機能がありますが、主な機能は次のとおりです。

  • 名刺の読み取り
  • 名刺のデータ化
  • 名刺データの検索
  • 名刺の名寄せ

名刺の読み取り

名刺の情報を読み取る機能です。名刺の読み取り機能は精度や速度が重要なポイントです。

名刺管理ソフトによっては、複数の言語や文字種、表裏や角度などに対応しているものもあります。名刺の読み取り速度は、名刺の枚数やサイズ、解像度などによって異なります。また、ソフトによっては、一度に複数の名刺の読み取りに対応しているものもあります。

名刺のデータ化

名刺をスキャナーやスマートフォンのカメラで読み取って、データ化する機能です。データ化された名刺は、画像としても保存されます。OCRやAI-OCR技術を用いて、名刺の文字を自動的に認識し、データ化する機能もあります。

データ化だけでなく名刺整理の手間も省けます。

名刺データの検索

データ化した名刺をキーワードや条件を入力して検索できる機能です。たとえば、名前や会社名、役職や部署、住所や電話番号、メールアドレスやURLなどの情報で検索できます。

また、名刺データにタグやメモを付けて、カテゴリ分けや備考の記入も可能です。必要な名刺情報をすぐに見つけられるため、営業活動や作業が捗ります。

名刺の名寄せ

名刺管理ソフトでは、同じ顧客の名刺が重複して登録されることを防ぐために、名寄せという機能があります。名寄せとは、名刺データの重複や差異を検出して、統合や更新をすることです。

たとえば、同じ人物の名刺が複数枚ある場合や、人物や企業の情報が変更された場合などに、名寄せを行うことで、名刺データの正確性や最新性を保てます。

名刺管理ソフトの導入メリット

名刺管理ソフトを導入することで、次のようなメリットがあります。

  • 名刺情報の一元管理と共有が可能
  • 名刺の検索がスムーズになる
  • 営業活動が効率化する

名刺情報の一元管理と共有が可能

名刺管理ソフトを導入すると、名刺情報を一元管理できます。名刺情報は、パソコンやスマートフォンなどの端末からアクセスできます。

また、名刺情報を社内や部署、チームなどで共有できるため、名刺情報の活用や共有の効率が高まります。

名刺の検索がスムーズになる

名刺の検索がスムーズになるため、必要なときに欲しい情報をすぐに見つけられます。あらゆる条件で絞り込んだり、ソートしたりできるため、名刺データが大量にあっても、探すのに時間や手間がかかりません。

たとえば、取引先の担当者の名前や連絡先を知りたいときや、顧客リストを作りたいときなどに、効率的に名刺情報を検索できます。

営業活動が効率化する

名刺管理ソフトを導入することで、営業活動の効率化を促します。たとえば、名刺情報と他のシステム(CRMやSFAなど)との連携ができるものでは、名刺情報をもとに、顧客の属性や傾向、商談履歴や案件状況などを把握できます。

また、名刺情報から、顧客へのアプローチやフォローアップのタイミングや方法などを提案してくれる機能もあり、営業活動の効果や成果の向上にもつながります。

名刺管理システムの選び方

名刺管理ソフトを導入するときには、次のようなポイントを考慮すると良いでしょう。

  • 導入形態
  • 操作性
  • 予算・コスト
  • セキュリティ対策
  • 他システム連携

導入形態

名刺管理ソフトには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。それぞれのメリットとデメリットを比較して、自社のニーズや環境に合ったものを選ぶことが重要です。

クラウド型

インターネット上のサーバーに名刺データを保存するタイプです。専用のアプリやブラウザからアクセスできます。初期費用やメンテナンス費用が低く、常に最新の機能やセキュリティ対策が利用できます。また、複数の端末やユーザーで名刺情報を共有できる利点もあります。

一方で、インターネットに接続しなければ利用できない点や名刺データを外部のサーバーに預けるため、抵抗と感じる場合はデメリットとなります。

オンプレミス型

自社のサーバーやパソコンに名刺データを保存するタイプです。専用のソフトウェアをインストールして利用します。インターネットに接続しなくても利用できるメリットがあります。また、名刺データを自社で管理できる安心感もあります。

一方で、初期費用やメンテナンス費用が高く、機能やセキュリティ対策のアップデートが必要となる場合や名刺情報の共有が難しい場合もあります。

たとえば、初期費用やメンテナンス費用を抑えたい場合や、常に最新の機能やセキュリティ対策を利用したい場合は、クラウド型がおすすめです。一方、インターネットに接続できない環境で利用したい場合や、名刺データを自社で管理したい場合は、オンプレミス型がおすすめです。

操作性

名刺管理ソフトを導入するときには、操作性も重要なポイントです。名刺管理ソフトは、スキャナーやスマートフォンのカメラで名刺を読み取って、データ化できますが、その際に、読み取り精度や速度、エラーの修正や確認のしやすさなどが影響します。

また、名刺データの検索や整理、共有などの機能も、使いやすさや便利さが異なります。名刺管理ソフトを導入する前には、実際に操作してみることや、ユーザーのレビューや評価を参考にすることがおすすめです。

予算・コスト

名刺管理ソフトを導入するときには、予算やコストも重要なポイントです。名刺管理ソフトの価格は、製品やプランによって異なりますが、一般的にクラウド型の場合は、月額や年額で利用料を支払います。

オンプレミス型の場合は、一括で購入するか、ライセンス料を支払います。また、名刺管理ソフトによっては、初期費用やセットアップ費用、メンテナンス費用やサポート費用などが別途かかる場合もあります。名刺管理ソフトを導入する前には、自社の予算やコストを把握することや、複数の製品やプランを比較することがおすすめです。

セキュリティ対策

名刺管理ソフトを導入するときには、セキュリティ対策も重要なポイントです。名刺管理ソフトでは、名刺情報をデータ化して保存しますが、その際に、個人情報や機密情報の漏えいや改ざんなどのリスクがあります。

名刺管理ソフトを導入する前には、名刺データの保存場所やアクセス権限、暗号化やバックアップなどのセキュリティ対策を確認することが必要です。また、名刺管理ソフトによっては、個人情報保護法やGDPRなどの法令や規制に準拠していることを証明する認証や証明書を取得しているものもあります。

名刺管理ソフトを導入する前には、自社のセキュリティポリシーや法令遵守の状況の把握をし、信頼できる製品やサービスを選びましょう。

他システム連携

名刺管理ソフトを導入するときには、他システムとの連携も重要なポイントです。名刺管理ソフトでは、名刺情報をデータ化して保存しますが、そのデータをCRMやSFAなどのシステムと連携させることで、より効果的に活用できます。

たとえば、名刺情報とCRMやSFAと連携させることで、顧客の属性や傾向、商談履歴や案件状況などを把握できます。

おすすめ名刺管理ソフト比較

【特典比較表つき】『名刺管理ソフトの資料5選』 はこちら⇒無料ダウンロード

一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成した比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。

【特典比較表つき】『名刺管理ソフトの資料5選』 はこちら⇒無料ダウンロード

※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。

次の記事では、口コミ評判で人気の名刺管理ソフトを多く紹介しています。名刺管理ソフトを比較検討したい方は、ぜひ参考にしてください。

名刺管理ソフト23選【比較表あり】iPhone・Androidアプリ・無料ツール
名刺管理ソフトをBOXILが厳選して比較。法人向け・個人向けソフト、iPhoneやAndroid向けアプリ、無料ツ...
詳細を見る

名刺管理ソフトを導入するときの注意点

名刺管理ソフトを導入するときには、次のような注意点があります。

名刺情報の入力タイミングを徹底する

名刺管理ソフトを導入することで、名刺情報の管理が効率化されますが、そのためには、名刺情報の入力タイミングを徹底するこ必要があります。たとえば、名刺を受け取ったら、すぐに名刺管理ソフトに読み込みデータ化することや、名刺情報に変更があったらすぐに名刺管理ソフトに反映することなどです。

複数人で使用する場合に、情報がバラついてしまっては効率が下がってしまうため、導入の周知とともに、入力のタイミングを決めておくことをおすすめします。

他製品との連携方法を確認しておく

名刺管理ソフトと他システムとの連携ができる場合には、連携の方法や手順についても事前に確認しておきましょう。これにより、名刺情報の活用効果を高められます。

名刺管理ソフトを導入する前に、自社が利用している他のシステムとの連携方法や手順を理解してから導入するとスムーズに活用できます。

名刺管理ソフトの導入で営業活動の効率を高めよう

名刺管理ソフトとは、名刺をスキャンしてデータ化し、検索や整理、共有などができるソフトウェアのことです。名刺管理ソフトを導入することで、名刺情報の管理が効率化され、営業活動や顧客管理に役立ちます。

名刺管理ソフトには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があり、それぞれのメリットとデメリットを比較して、自社のニーズや環境に合ったものを選ぶことが重要です。

また、名刺管理ソフトを導入するときには、操作性や予算・コスト、セキュリティ対策、他システム連携などのポイントを考慮することや、名刺情報の入力タイミングや他製品との連携方法を確認することなどが必要です。

名刺管理ソフトを導入することで、名刺情報をより効果的に活用できるようになります。

\料金や機能を資料で比較する!/

名刺管理ツール選び方ガイド_20220404.pptx.pdf
名刺管理ソフト
選び方ガイド
この記事が良かったら、いいね!をしてください!最新情報をお届けします!
貴社のサービスを
BOXIL SaaSに掲載しませんか?
累計掲載実績1,200社超
BOXIL会員数200,000人超
※ 2024年3月時点
名刺管理ソフトの最近更新された記事