名刺整理の方法は？デジタルとアナログ | アイテムやメリットを紹介
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名刺管理アプリのおすすめを確認したい方はぜひ次の記事をご覧ください。
名刺整理のメリット
名刺を整理し活用することは全社的に見ても大きなメリットがあります。たとえば次のような点です。
- 取引先や協力会社の情報を共有できる
- 見込み顧客の幅が広がる
- 新しいビジネスの創造や業務効率化のヒントを得られる
- 業務に即したアライアンスを組める
アナログでの名刺整理
もっとも簡単な方法は、名刺をそのままアナログで保存することです。
その際重要なのは、「検索性」をいかに高めるかです。束でまとめたままでは必要になったときに見つけにくく、無駄な手間が発生してしまいます。整理する際には、とくに以下のポイントで見つけられるよう注意するとよいでしょう。
- 見込み客の発見
- ビジネスのアライアンス候補の検討
- 業務コスト削減のための業者変更の検討
アナログ名刺整理の方法
アナログ式で管理をする場合、主に3つの方法があります。その際、どのツールを使うかに注意しましょう。適切でない方法で管理していると検索性が下がることもあります。
名刺ファイルに綴じる
名刺を透明なビニールに綴じていく方法です。名刺を数枚横並びにしたホルダーを束にした形と、A4サイズのバインダー型のものなどがあります。
メリットは管理作業がシンプルなことで、デメリットは特定のインデックス追加が面倒なことです。たとえば「え」で始まる人の名刺が増えたなどの、ある特定のインデックスを増減させる必要が出た場合に扱いづらいでしょう。
名刺整理用の箱に収納する
文具メーカーが販売している名刺整理箱を利用する方法です。インデックスごとに色付きの厚紙を入れれば、インデックス内のボリュームを増やすことも、インデックスの順番を入れ替えることも、あるいはインデックス内で検索することも容易でしょう。
デメリットは携帯性が悪いので、出先に持参するのが少々困難といった点です。
ノートに貼る
ホルダーの代わりに、ノートに名刺をテープで貼っていく方法です。1ページを企業、ジャンル、イベントでまとめることで検索性が高まるということと、その人に関するメモを脇にかけるというメリットがあります。
デメリットは綴られたノートの場合、名刺ホルダーと同様に特定のインデックスの人が増えた時に扱いにくいところです。
分けて封筒に入れる
インデックスごとにB5かA4のビジネス封筒を用意し、名刺を投げ込んでおく方法です。あるインデックスに属する人が増えても対応可能であり、インデックス間の順番の入れ替えも簡単です。
デメリットはあるインデックスに属する人が増えた場合は、封筒の中の名刺の束を順番に繰るという極めてアナログ的な作業が必要なのと、閲覧性が良くない点です。
インデックスの種類
アナログで名刺管理をする場合、インデックスをどうつけるかが検索性を左右します。主要な4つのインデックスを紹介します。
50音順
「個人名」または「企業名」の50音順です。1番シンプルな方法ですが、肝心な名前を思い出せないと使えないというのが難点です。
業種（ジャンル）別
会社の業種、またはビジネス上のジャンルで分ける方法です。
たとえば、メーカー系、物流、金融、クリエイターなどに分けられます。業種の中でさらにまた50音順にする必要が出てくる場合もあります。
時系列
単純に会った順番に並べていく方法です。
長所は「最近会った人＝今取り組んでいる仕事に直結している人」が前の方に来て、直近ビジネス的に疎遠な人は後ろの方に行く、という点です。ただし、過去に会った人の中で活用できそうなネットワークを探すには、いつ会ったかを記憶・記録しておく必要があるので多少手間がかかります。
イベントごとにまとめる
あるプロジェクトで一緒に仕事をした、ある展示会で知り合った、などのくくりでの管理です。人間の記憶の仕方と似ているので探しやすい反面、統一感が生まれにくいので、イベントをまたいで人を検索するときには向きません。
アナログ式で名刺管理をするメリット
整理をすぐはじめられる
アナログで管理する場合、箱やファイルがあればすぐに名刺を管理できます。
デジタルでもスマートフォンアプリを使うなら簡単にはじめられるものの、それ以外でははじめるまでに時間がかかるでしょう。
少数ならまとめやすい
名刺をあまりもらわない方であれば、少数の名刺を一つのファイルに収めるのが効率的です。
ただし、多くの営業職や経営者のように多くの方から名刺をもらう場合、複数のファイルやケースが必要になるため、管理が煩雑にならないよう気をつけましょう。
アナログで名刺管理するポイント
アナログ方式の名刺管理方法を選んだ場合にうまく管理・活用するための4つのポイントを紹介します。
名刺に情報を書き込む
名刺を個人、あるいは所属する企業の情報データベースにとして活用するのであれば、名刺に関連情報のメモ書きしておきましょう。
面談日や議題などのビジネス情報、営業の場合は相手の誕生日、趣味、あるいは家族構成など、また相手を後で思い出しやすいように、容姿の特徴などを記載しておくとさまざまな場面で活用できます。
ため込まないですぐ整理する
もらった名刺は当日中か、せめて数日のうちには整理することが大切です。一回に処理する枚数が少なければ、おのずと作業時間も短くすみ、ちょっとした空き時間にできてしまいます。
名刺管理に限らずこのような「作業」は、量が少ないうちにすませないとどんどんたまってしまいがちです。また、その人にまつわる情報も時間が経過すれば忘れてしまいます。その日のうちに対応する癖をつけるとよいでしょう。
不要なものは捨てる
年に1回はすべての名刺を整理する時間をとり、今後接点が想定できない人や企業のもの、肩書や部署が変わってしまっている情報が古いもの、などは思い切って捨てましょう。
今は使わないが将来的に必要になりそうな人の名刺はパソコンやスマートフォンで撮影し、デジタルデータとして保管したうえで紙を廃棄すればより安心です。
保管場所を確保する
名刺は紙のカードの束なので、どうしても場所をとります。しかしこの場所をしっかり確保していないと、結局名刺を保管したホルダーそのものを探すことに手間取ってしまい、いくら検索性を高めた名刺管理をしても意味がありません。
そのため、机の引き出しなどのわかりやすいところを名刺保管場所として確保し、必ずそこに収納するようにしましょう。
アナログで名刺管理する際の注意点
アナログな手法で名刺を社内で一元管理する場合は、次のポイントに注意しましょう。
管理者による手法の違い
インデックスのつけ方が人によって多岐に分かれるので、それぞれの「クセ」や「好み」が管理方法に現れます。したがって、非常に使い勝手が悪く、仕事の効率を下げかねません。
セキュリティの低下
また、一元化するということは誰でも見られるようにするということなので、セキュリティ面のレベルが著しく下がります。しかし厳重なカギや煩雑な閲覧の手続きを設けた場合は、さらに使い勝手を悪くしてしまいます。
社内で利用しやすいようルールを決め、周知することが大切です。
デジタルによる名刺管理
本来データや情報の管理に向いているのはデジタルです。検索性も高く、携帯性も高いのが最大のメリットでしょう。
ただし、どのソフトやアプリを使うか、ということが管理や活用のしやすさを決定的に左右するので選択には気をつけるべきです。
デジタル名刺管理で使うアイテム
デジタルでの管理にはどのような方法があるのかについて説明します。
スキャナー方式
市販されている名刺用のドキュメントスキャナーなどを活用する方法です。専用の名刺管理アプリがついていることもあります。
メリットとしては、管理できる枚数が飛躍的にアップすることが挙げられます。デメリットは、スキャナーのOCR機能の精度が悪いと修正入力が必要になること、スキャナーの大きさによっては外出先に持ち運べないことです。
スマートフォン方式
スマートフォンのアプリには、名刺管理に特化したものも最近では多く開発されています。スマートフォンのカメラ機能で名刺を撮影するだけで、自動でスキャンしてくれます。スキャン後はOCRでデジタル化し、多くの場合はクラウドサーバーでデータを管理してくれます。
メリットとしては、スキャナー方式の良さに加えて場所を選ばず外出先でもできることが挙げられます。デメリットは、1枚1枚写真にとらなければならないので、大量に名刺交換をする人の場合は非常に手間がかかる、アプリも有料から無料まで幅広くあるので、どれを選べば良いかの選択が難しいことです。
名刺管理アプリのサービスや、メリット・デメリットについて詳しく知りたい方はこちらの記事も参考にしてみてください。
外注方式
名刺をスキャンしある程度OCR処理したものを、最終的に外部のオペレーターが修正してくれるという方式です。
メリットは、精度が高くて手間も時間もかからないことです。デメリットとして、他の方法より比較的コストがかかること、個人情報や社外機密のセキュリティ問題をクリアする必要があることなどがあります。
Excel方式
Excelにもらった名刺を手入力します。
Excelでの名刺管理のメリットは、パソコンにExcelが入ってさえいれば、コストがかからないこと。検索機能もインデックス機能もあるので使い勝手がよく、OneDriveなどのストレージのクラウドサービスを使えば、パソコンで作成したデータでもスマートフォンで検索や修正ができることです。デメリットは、入力そのものは手作業でしなければならならないので手間がかかることです。
デジタルで管理するメリット
デジタル式での名刺管理方法は、アナログで名刺管理するよりも多くのメリットがあります。
検索の利便性が向上
デジタル式名刺管理方法の1番のメリットは検索機能が格段に向上することです。データには複数のインデックスがつけられるので、「個人名」「企業名・ジャンル名」「どのイベントでの接点か」ということでも検索できます。
関連する情報を、なにかしら思い出しさえすれば、目当ての個人情報を見つけられるのが嬉しいポイントです。
保管スペースが不要
デジタルであれば、保管サーバーやHDDの容量だけ確保すれば相当な量の名刺データの保管が可能です。アナログ式名刺管理方法で、「多くの人と接点を持つと名刺の量が膨大になり、保管場所の確保が大変」というデメリットを解消してくれます。
クラウドサービスなら場所を選ばず閲覧可能
外出時、出張時に名刺データや個人データの閲覧が必要になった場合でも、名刺データをクラウド上に管理しておけば、パソコン・スマートフォンから見られるので、仕事の機動力が上がります。
入力作業が簡単
Excelへの手入力でなければ、デジタルでの情報入力方法はスキャナ、あるいはスマートフォンのカメラなので、作業に手間がかからず時間を効率的に使えます。
データをアウトプットして活用できる
これはアプリやソフトにもよりますが、名刺データの住所などをそのままタックシールなどに印刷したり、CSVとしてエクスポートしてメールマガジンやダイレクトメールに活用したりできます。
顧客データとして営業戦略に活用できる
名刺という顧客情報を営業戦略の資産として活用できることも大きなメリットといえます。
デジタル化すれば、顧客をアプローチから成約まで一元管理できるので、たとえばどの段階で展示会に招待する、DMを送る、見積もりを提案するなどが営業マン個人の判断と力量に左右されずに行え、結果として成約率を高められる点です。
営業マンの指導、育成に使える
また上と連動しますが、上長も情報を確認しながら、ともすれば個人のブラックボックスの中の出来事だった、営業マンの行動管理や営業活動の進捗管理を行えます。それを踏まえ、細かな指導や必要があれば上長が同行するなどのフォローもできます。そしてそれらは同時に営業マンへの教育、育成にも直結します。
会社全体で顧客の獲得に取り組める
さらに、情報が会社全体で横断的に共有されていれば、部門をまたいだ顧客獲得・育成活動ができるようになります。
たとえば、それまでは「社内に顔が効く営業マン」しかできなかった、必要な段階での開発担当をアサインさせて同行し、詳細な商品説明を行う、などがどの社員でも可能になり、結果的に全社の成約率が上がります。
個人の作業量が減って、生産性が上がる
さらに、冒頭書いたような1人1年間10時間の無駄な作業がなくなります。
会社全体の合計で言えば、相当な時間数が生産性のある仕事に振り分けられ、トータルで会社の資源の運用効率が上がります。
名刺管理サービスの選び方
使いやすさ
検索性・入力のしやすさ・外出先での閲覧修正・OCRの精度をチェックしましょう。
機能面はカタログなどを見ればある程度はわかっても、意外にわからないのがOCRの精度と使い勝手です。アプリやソフトを選択する場合には、注意しましょう。
自動バックアップがあるか
定期的に自動バックアップしてくれるか確認しましょう。
デジタル式名刺管理方法の最大のリスクはデータ喪失の問題です。クラウドサーバーなどに格納していれば、バックアップサーバーが用意されていることがほとんどです。
また、パソコンやスマートフォン上のローカルで管理する、あるいは会社のサーバー内などで管理している場合、それが壊れたらすべてのデータ失われます。必ず定期的にバックアップを取るようにしましょう。
セキュリティは充実しているか
名刺管理は取引先や顧客のデータを管理するため、セキュリティは大変重要なポイントです。プライバシーマーク取得済み・IP制限など、セキュリティが充実したアプリを選びましょう。
無料と有料
名刺管理アプリにおいては、有料のほうが機能が優れていることが多いですが、無料でも通常使うのには十分、というものもあります。
無料のものから試して、ダメなら有料のものも試す、という段階を踏むと失敗しないでしょう。また、有料のものでもお試し期間やテスト版を用意しているものもあるので、それらを積極的に利用するのがベストです。
アナログとデジタルを併用
名刺の整理はアナログ・デジタルのいずれにもメリットはあるものの、管理や検索の容易さからデジタルが主流になっていくものかと思われます。
そんな名刺管理のソフト・アプリを詳しく知りたいという方は次の記事をご覧ください。
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