Excel名刺管理の注意点！Excel対応の名刺管理ソフト6選

名刺管理をExcelで行うメリット

名刺管理は、名刺管理ソフトを使用する方法のほか、Excelで管理する方法もあります。名刺管理をExcelで行うメリットは次のとおりです。

コストを抑えられる

名刺管理をExcelで行う大きなメリットとして、コストを抑えられる点です。

Microsoft Officeがすでにインストールされていれば、導入コストをかけずに名刺管理ができます。テンプレートも無料のものが豊富にあるため、使いやすいものを柔軟に選べます。

できるだけ費用を抑えて名刺管理をしたい場合は、Excelを使う方法がおすすめです。

オフラインでも利用できる

オフラインでも利用できる点も魅力です。Excelであればネット環境に左右されずに、いつでも利用できます。また、通信障害やシステム障害の影響を受けずに管理ができることも利点といえるでしょう。

名刺管理をExcelで行う注意点

名刺管理をExcelで行う注意点としては、次の3点が挙げられます。

使いやすさがExcelスキルに左右される

Excelを使った名刺管理の場合、Excelスキルによって使いやすさが変わる点に注意が必要です。Excelは、関数やマクロを使えば入力をある程度自動化できます。

しかしそれらのスキルがない場合、作業効率が低下する恐れがあります。

入力ミスをする可能性がある

入力ミスをする可能性があることがデメリットに挙げられます。Excelによる管理は多くの場合、手動でデータ入力するため、膨大な量の名刺データを入力しようとすると、どうしても発生してしまうのが入力ミスです。

名刺アプリからExcelにエクスポートする方法もありますが、データ更新の際に手入力が必要になる場合は、入力ミスを回避できません。

同時編集ができない

1つのファイルを同時編集できないことも、Excelによる名刺管理のデメリットです。

1つのExcelファイルを複数のメンバーで共有して使うケースでは、誰かが編集しているときにはほかのメンバーは編集できません。「データを更新しようと思っていたときに利用できず、後でやろうと思っているうちに忘れてしまった」ような事態が起こりえます。

名刺は顧客情報の一部であるため、常に最新の情報に更新できないのは望ましくありません。

名刺管理ソフトでできること

名刺管理ソフトとは、紙の名刺の情報をOCRやスキャナーなどで読み取り、自動的に登録できるソフトのことです。名刺管理ソフトによって搭載されている機能は異なるものの、代表的な機能は主に次のとおりです。

• 複数のメンバーによる同時編集
• OCR機能によるデータ読み込み
• 連絡先の自動更新
• 項目の分類
• 名刺情報のタグ付け

複数のメンバーによる同時編集

同時編集機能がある名刺管理ソフトであれば、社内の別の部署の複数人が同時に閲覧や編集が可能です。メンバー間で同時にデータ編集ができる名刺管理ソフトを選べば、業務効率がアップします。

OCR機能によるデータの読み込み

名刺管理ソフトの代表的な機能が、名刺のデータ読み込み機能です。名刺に印字されている氏名や勤務先、電話番号などの情報をOCRやスキャナーで自動的に取り込みます。名刺をスキャンするだけで名刺の文字が高精度でシステムに入力されるため、手動での入力の手間やミスを減らせます。

オペレーターによる名刺のデータ取り込みサービスを備えた名刺管理ソフトでは、ベンダーのオペレーターが名刺画像を見ながら手動でシステムにデータを入力します。社内での転記が不要になるため、担当者の業務負荷の軽減につながります。

また、ベンダー側が目視で入力チェックを行うため、社内で入力するよりも正確であるといえるでしょう。

連絡先の自動更新

名刺管理ソフトの情報を更新した際に、ソフトと連携しているほかのシステムやアプリケーションの情報も自動更新される「自動同期機能」を搭載したタイプもあります。

たとえば、名刺管理ソフトの内容が更新されると、自動的にスマートフォンの電話帳機能の情報が更新されます。自動同期機能があれば、従業員が手作業でそれぞれのデバイスを同期させる必要がありません。この機能によって、よりスムーズな情報共有が可能になります。

項目の分類

名刺から取り込んだ情報を、会社名や役職、氏名などの項目ごとに自動的に分類しデータベースに格納する「項目の分類機能」が搭載された名刺管理ソフトもあります。この機能は、特定の部署や役職以上の名刺データのみを抽出する「フィルタリング検索」に役立ちます。

名刺情報のタグ付け

取り込んだ名刺データに、タグのようなテキスト情報を添えられる機能を搭載した名刺管理ソフトも便利です。タグ付け機能によって、顧客を「見込み客」や「取引中」などとグループ分けでき、アプローチの優先度を把握しやすくなります。

その結果、効率的な営業活動が実現します。

Excelデータをインポートできる名刺管理ソフト6選

これまでExcelで名刺管理を行っていて、名刺管理ソフトでの管理に切り替える場合、既存のExcelデータをソフトにインポートできるかが重要です。Excelデータをインポートできるおすすめの名刺管理ソフトを紹介します。

• 法人向け名刺管理サービス市場で82%^※1のシェアを誇る
• 名刺の情報を99.9%^※2の精度で正確にデータ化
• 公開されている組織改変の情報などをもとに人事異動情報が配信される

Sansanはシェアの82％を占める、名刺管理ソフトを代表するサービスです。官公庁や幅広い業種や規模の企業で導入されています。他サービスとのAPI連携によって、ビジネスプラットフォームとして利用できるため、単なる名刺管理にとどまらず情報を有効活用したい企業に適しています。AIと手入力によって、99.9％の高精度でのデータ化を実現していることがSansanの強みです。ExcelからCSVファイルでの一括インポートができます。

※1出典：Sansan「Sansan - 営業DXサービス」（2024年3月29日閲覧）
※2出典：Sansan「機能 - Sansan - 営業DXサービス」（2024年3月29日閲覧）

• 30名未満での利用推奨
• チームメンバーと顧客との接触履歴も管理可能
• CRM・MAツールなどとの外部連携ができる

eight teamは、中小企業向けの名刺管理ソフトです。「同僚が持っている名刺を自分の営業に活用したい」といったニーズに応えた仕組みで、名刺情報の効率的なデータベース化に活用できます。チームメンバーが退職や異動しても交換した名刺情報は残せるため、引き継ぎの際の負担を減らせます。外部のCRMシステムと連携でき、より効果的な顧客管理ができます。xlsxファイルをインポートできるため、スムーズな名刺管理の移行が可能です。

• 企業の最新ニュースや⼈事異動情報が届く
• 顧客情報が1画面に集約
• 電話帳としても利用可能

ホットプロファイルは、営業部門向けの名刺管理ソフトです。セールスDXを支援する営業支援クラウドとして支持されています。社内の人脈を共有・可視化し、最短距離でキーパーソンへ営業活動をかけられるツールとして役立ちます。ホットプロファイルに名刺を登録しておくだけで、企業の最新ニュースや⼈事異動情報を日々受け取れます。Excelで保有している顧客情報も簡単にインポートが可能です。

• AIによる機械学習機能で高精度な読み取りを実現
• 名刺の登録枚数に制限がない
• 自動名寄せ機能を搭載

トーニチ ネクスタ メイシは、名刺情報の登録や検索の効率化が実現する名刺管理ソフトです。AIを搭載し、名刺の読み取り機能の精度を向上させ、誤りがあっても一度補正をすれば、次回以降は同じような文字を正しく認識します。自動名寄せ機能では、データ取り込み時にメールアドレスと名前を照合することで、データが点在していても同一人物として自動的に名刺を統合できます。Excelで管理していた名刺情報や顧客情報もCSV形式でインポートでき、ゼロから入力する手間を省けます。

• 利用社数3,000社超^※の導入実績
• オンライン名刺交換・共有機能を搭載
• 商談情報やタスクを名刺に紐付けて作成できる

CAMCARD BUSINESSは、3,000社を超える企業で利用されている、最短5秒で名刺情報のデータ化が可能な名刺管理ソフトです。オペレーターによるデータ補正も最短5分とスピーディーな対応が魅力で、スピード感を重視する営業に向いています。SFA機能を活用して商談情報やタスクを名刺に紐付けることや、Excel形式（xlsx）で名刺情報をインポートできます。

※出典：ワウテック「CAMCARD BUSINESS、「BOXIL SaaS AWARD Summer 2023」名刺管理ソフト部門で「サービスの安定性No.1」「カスタマイズ性No.1」「お役立ち度No.1」に選出」（2024年3月29日閲覧）

my Bridge

• 名刺管理機能に特化したシンプルな構成
• すべての機能を無料で使用可能
• 登録メンバー数および名刺管理数は無制限

myBridgeは、LINEが提供する無料の名刺管理システムです。名刺管理機能に特化したシンプルな構成のため、名刺管理機能のみを無料で利用したい場合におすすめです。無料でありながら、登録メンバー数や名刺管理数に制限がないのも魅力といえます。LINEやメールで名刺を共有でき、連携された情報は最新の名刺情報に自動更新されます。Excelで名刺管理をしていた場合でも、xlsx形式でmyBridgeにインポートが可能です。

名刺管理ソフトを選ぶ際のポイント

昨今では多様な機能が搭載された、名刺管理ソフトがリリースされています。自社に合った製品を選ぶために、次のポイントを押さえておきましょう。

名刺情報の登録方法

名刺情報の登録方法は、主に専用のスキャナーでの読み込みか、スマートフォンのカメラでの撮影があります。

外回り中に名刺交換をした後、その場で名刺の読み込みを済ませたい場合は、スマートフォンで撮影するタイプのほうが使い勝手がよいといえるでしょう。スマートフォンのカメラ撮影と、スキャナーでの読み込みの両方に対応しているソフトもあります。

データ読み込みの精度

名刺管理ソフトを選ぶ際に、データ読み込みの精度をチェックすることをおすすめします。

多くの名刺管理ソフトは、名刺のスキャンや撮影によって自動的にデジタル化できます。多くの製品が90%以上の高精度な読み取りが可能なものの、精度100%には至っておりません。

読み込みのミスを補正するために、一部のベンダーではオペレーターによる手動の確認・修正サービスを提供しています。サービスの利用によって、名刺データ読み込みの精度向上が期待できます。ただし、各製品の補正精度や補正にかかる時間にはバラつきがあるため、比較検討する際には実際に使用して試してみましょう。

導入形態

導入形態も、名刺管理ソフト選びでは欠かせないチェックポイントの一つです。名刺管理ソフトの導入形態は、主に「クラウド型」と「オンプレミス型」に分かれます。クラウド型は、構築されたシステムをインターネット上で利用する形態であり、オンプレミス型は自社のサーバーで運用する形態です。

クラウド型のメリットは、自社のサーバーがなくても利用でき、自社でメンテナンスを行う必要がありません。一方、オンプレミス型は自社のサーバーに情報を保管できるため、セキュリティ上のメリットがあります。また、カスタマイズ性が高いことやほかのシステムと連携しやすいこともオンプレミス型の強みといえます。

搭載されている機能

自社にとって必要な機能が搭載されているかどうかの確認も欠かせません。

名刺管理機能のみを搭載したシンプルな製品もあれば、名刺に紐付いた顧客情報の管理を行える製品や、名刺のデータにもとづきメールを一斉配信できる製品なども存在します。

自社が必要とする機能は何か、名刺管理ソフトによって解決したい課題は何かを事前に整理することが大切です。

使いやすさ

名刺管理ソフトを選ぶ際は、使いやすいかどうかも重要な要素です。ITスキルにかかわらずに使いこなせるような、操作が容易なタイプを選びましょう。

無料トライアルを設けている製品であれば、必ず事前に操作性を確認することが大切です。

料金体系と費用

名刺管理ソフトの多くは月額制であるものの、定額で支払うタイプや、データを取り込むごとに1枚ずつの料金がかかるタイプなど、料金体系は多岐にわたります。自社の利用枚数の見込みを考慮し、毎月の料金を試算したうえで選ぶとよいでしょう。

現時点のみではなく、将来的な利用規模も見越して検討するようにしましょう。

Excelでの名刺管理からソフトの利用に切り替えよう

Excelでの名刺管理は、コストを抑えられたりオフラインでも利用できたりする点がメリットです。一方、入力ミスや同時編集ができないことなどがデメリットとして挙げられます。

名刺管理ソフトの活用によって、Excelでの名刺管理における課題が多く解決できます。多様な機能が搭載された名刺管理ソフトが登場しているため、自社に合った製品を選び、業務の効率化と営業力強化を実現しましょう。

名刺管理ソフトは、次の記事でも詳しく紹介しています。