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名刺交換のマナーは?複数人の順番や片手で同時に受け渡しする方法

最終更新日:(記事の情報は現在から599日前のものです)
ビジネスマンであれば当たり前のようにできていなければならない名刺交換。最低限知っておくべきルールやマナー、やり方をまとめました。知っている人も今一度確認しておきましょう。

名刺交換時のマナー

名刺交換を行う際には、受け渡しにあたってさまざまなルールやマナーが存在します。第一印象を損ねずにビジネスをスムーズに進めておくためにも、名刺交換の正しい仕方を覚えておくことは大切です。

名刺交換で気をつけたいマナーを3つ紹介します。

  • 名刺交換は立って行う
  • 名刺交換はテーブル越しに行わない
  • 名刺交換は目下から目上の人に差し出す

名刺交換は立って行う

名刺交換は、座って行うのではなく両者とも立って行います。応接室で着席して相手を待っていたときでも、相手が入室した際に必ず立ち上がって名刺交換を行いましょう。会議室で相手が座ったまま名刺を差し出してきた場合にも、立ち上がったうえで受け取るのがマナーです。

また、自分の名刺交換が終わった後でも、他の人が名刺交換をしている場合には、終わるまで立っているのもマナーとなります。

名刺交換はテーブル越しに行わない

名刺交換はテーブル越しに行わないようにしましょう。相手との間に何もない状態で行うのが基本です。訪問先でテーブルを挟む会議室に通された場合には、すぐに名刺が差し出せるように準備しておき、相手が入室したときにテーブル横へ移動して、相手の正面に立ち名刺交換を行いましょう。

スペースが狭いといった理由でテーブル越しに名刺交換をする必要がある場合には、「テーブル越しで申し訳ありません」と断りを添えて渡すと印象が良くなります。

名刺交換は目下から目上の人に差し出す

ビジネスの名刺交換は、目下の人から先に名乗り、目上の人に差し出すようにします。目下の人とは、年齢のことではなく「仕事の依頼を受ける立場の人(受注者)」のことを指します。年齢や役職にかかわらず、仕事を受注する側は目下の立場となるため注意しましょう。

また、営業活動でなく立場の区別がない場合には、訪問側の人や、地位の低い立場の人が先に名刺を差し出します。相手が複数人いる場合には、もっとも高い役職の人から順に名刺を渡すようにします。

名刺交換の順番

名刺は先に差し出したほうが目下、後に差し出したほうが目上という扱いになります。そのため、目下の場合は先に出すことを忘れないようにしましょう。ただし近年は、上下をあえてつけないように同時に渡す方法も存在します。

相手の出方もうかがいながら、出す順番を柔軟に調整すべきです。

1対1の名刺交換

1対1の名刺交換においては、受注側が名刺を先に出し、発注側が後から出します。受注側とは金銭を受け取る側、発注側とは金銭を渡す側をさします。受注側と発注側以外の役職については関係しないため、受注側が目下になると覚えておきましょう。

複数人の名刺交換

複数人で名刺交換する際は、基本的に次の順序にしたがって名刺を受け渡しします。

  1. 役職の高い人同士
  2. 役職の高い人と低い人
  3. 役職の低い人同士

複数人で交換する際の注意点は、受け取った名刺を名刺入れのふたまたは下の方に入れておくことです。受け取った複数の人の名刺を重ねて持つと、皆同じレベルとみなすことにもつながり失礼にあたります。

例:6人の名刺交換

自社と相手企業ともに、部長と課長、担当者が出席した場合には次の順番で名刺交換します。たとえば、部長同士が交換した後は、自社の部長と相手の課長が交換しながら、自社の課長と相手の部長で交換します。

自社の部長 自社の課長 自社の担当者
相手の部長 1 2 3
相手の課長 2 3 4
相手の担当者 3 4 5

名刺交換の手順(両手で交互に渡す)

1. 準備

名刺を渡す前には、テーブルを挟まない位置へと移動します。名刺交換は立ちながら、間にテーブルがない状態にて行われるため、テーブルやそのほか障害物がある際にはあらかじめ回り込みましょう。

そして名刺を取り出し、相手が読みやすい方向へ向けた状態で胸の前に構えておきます。

2. 差し出し方

「〇〇社の××部の△△です」のように挨拶をしたあと、相手へ名刺を差し出します。相手の目を見て伝えたり、わかりにくい名前であればゆっくり話したりするとよいでしょう。

3. 受け取り方

反対に受け取る際は「頂戴します」と名刺をもらいます。受け取ったら名刺を見て「〇〇様ですね」と相手の名前を復唱しましょう。その後の間違いを予防できます。また、名刺に印刷されている相手の名前や会社に指が重ならないように注意しましょう。指が重なることは相手の体を足で踏むことを連想させます。

4. 置き方

1対1の名刺交換であれば、名刺入れのうえにもらった名刺を起きましょう。一方、複数の方と名刺交換した際は、名刺を相手の座っている席順に机へ並べます。一番役職の高い方を名刺入れに乗せてもかまいません。

5. しまい方

しまうタイミングは相手に合わせるよう調整しましょう。会議の途中でさり気なくしまっている場合はこちらもしまい、帰る直前にしまう場合はそれまでしまわない方が印象を損ねないですみます。

名刺交換の手順(片手で同時に渡す)

最近は名刺を同時に交換するケースが増えているため、こちらも合わせて確認しておきましょう。準備や置き方、しまい方は別々に渡すときと同じなので割愛します。他方、差し出し方と受け取り方はやや複雑です。

  1. 自分の名刺は右手で差し出し、相手の名刺入れのうえに乗せる
  2. 同時に左手で相手の名刺を自分の名刺入れのうえに乗せて受け取る
  3. 自分の右手を相手の名刺に添えて両手で受け取る

こんなときどうする?万一のときに知っておきたい対応法

名刺交換のマナーを理解して対応していても、イレギュラーな事態が発生して戸惑うこともあるでしょう。

万が一のケースにも慌てることがないように、知っておきたいイレギュラーな事態の対応方法を紹介します。

  • 名刺を忘れてしまったとき
  • 目上の相手に名刺を先に出されたとき
  • 相手が名刺を出してくれないとき

名刺を忘れてしまったとき

名刺が切れてしまった、また名刺を持参し忘れた場合には「名刺を切らしております」と伝えましょう。忘れたと正直に伝えるよりも印象の低下を防げます。

まず、参加人数よりも多めに名刺を持っておくのが鉄則です。それでも名刺が切れてしまった場合には、自分から名刺が切れたことを告げます。そして「後日名刺をお送りしてもよいでしょうか」と確認します。何か一言添えて送るとよい印象を付けられるので一つのチャンスとして捉えるのがよいでしょう。

名刺切れが起こらないように、外出前に名刺の枚数をチェックし、足りないようであれば補充する意識も必要です。また、枚数が少なくなり発注が必要な場合もあるでしょう。在庫が切れそうな場合には、名刺を発注してから手元に届くまでの時間も考慮して注文するようにしましょう。

目上の相手に名刺を先に出されたとき

目上の相手を訪問する際には、こちらから名刺を渡すのがマナーですが、自分が名刺を出す準備が整うよりも前に、相手から先に名刺を差し出されてしまう場合もあるでしょう。

目下であるにもかかわらず相手より名刺を出すのが遅れてしまった場合、「頂戴します」と言って一旦相手からの名刺を受け取り、そのうえで「申し遅れました」と伝えながら渡します。

基本は目下の人が先に渡すべきではあるものの、相手が先に渡してくるケースもあります。相手に先に名刺を出された際は、こちらが先に渡せず申し訳ないという気持ちを伝えましょう。

相手が名刺を出してくれないとき

名刺をもらうタイミングを逃してしまったときには、あとから「名刺をいただけないでしょうか」と確認して受け取ります。

会議に途中から参加する場合や相手の方が遅れて参加した場合、途中で名刺交換をするのは致し方ないことです。後々連絡を取ることを踏まえて名刺をもらえないか一言声をかけてもらうようにしましょう。

また、相手が忘れてしまっている場合も含め、名刺を出してくれないときや交換のタイミングを逃してしまったときには、「名刺をいただいてもよろしいでしょうか」と丁寧にお願いしましょう。ただし、相手から興味を持たれていないという理由で、あえて名刺を渡さないケースもあります。相手にしつこい印象を与えないように気をつけましょう。

名刺交換におけるNG行動

名刺交換でNGとされている行動があります。ビジネスの名刺交換で、次の3つの行動をしてしまわないように気をつけましょう。

  • 相手企業のロゴのうえに指を置く
  • ポケットや財布から直接名刺を出す
  • 折れた名刺・汚れた名刺を使う

相手企業のロゴのうえに指を置く

名刺には、企業のロゴや企業名が印字されています。ロゴに指を置くと、相手を軽く見ている印象を与えることがあるため、名刺交換ではNGとされる行為です。また、相手の氏名に指を置くことも同様です。名刺交換では、相手企業のロゴや氏名に指が重ならないように、余白部分を持つ必要があります。親指と人差し指で名刺を挟むようにして、両端を持つようにしましょう。

名刺入れがある場合には、名刺入れのうえに乗せて名刺を受け取り、後から指を添えるようにするとロゴや企業名に指を置いてしまうことを防げるでしょう。

ポケットや財布から直接名刺を出す

名刺をポケットから直接取り出すのもよくありません。

名刺は、名刺入れから取り出すのが基本です。ポケットや財布から名刺を取り出すのはマナーに反するだけでなく、「名刺をきちんと管理していない人物」だと伝わり、印象を下げることにもつながります。相手も自身の名刺を渡すことに不安を覚えてしまうでしょう。

もし名刺は持っているけど名刺入れがないという場合には、「持っている人に借りる」「書店や文房具店、100円ショップなどで購入する」「カードケースで代用する」などの対処を行い、対応できるようにしておきましょう。

折れた名刺・汚れた名刺を使う

折れてしまった名刺や汚れた名刺を使うことも、名刺交換ではマナー違反のNG行為です。印象低下や機会損失にもつながりかねないため、きれいな名刺を差し出せるようにしておきましょう。

名刺をポケットや財布に直接入れておくと、名刺が汚れてしまったり折れ曲がったりしてしまうこともあるでしょう。名刺が折れたり汚れたりすることがないように、名刺は名刺入れに入れて保管します。

また、名刺入れで保管している新品の名刺でも、汚れが付いたり角が折れてしまったりすることもあります。そのため、外出前に折れた名刺や汚れた名刺がないかどうかをチェックして、見つけたら処分しましょう。古い名刺入れを使用している場合は、傷やほつれなどが目立ってくることもあるため、新しいものに買い換えることも大切です。

名刺交換でビジネスチャンスを作ろう

名刺交換のマナーを誤ると、慣れていない方であると簡単に見抜かれてしまいます。反対に、マナーがしっかりしていれば相手に「こいつはデキるな」と目にかけてもらえることがあります。最低限のマナーだけでも押さえて、ビジネスチャンスを逃さないようにしましょう。

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