中小企業向け「名刺管理ソフト」おすすめ10選！選定ポイントと導入メリット

中小企業が抱える名刺管理の課題

名刺管理ソフトを導入していない中小企業が名刺管理で抱えている課題についてまとめました。

あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、中小企業向けの名刺管理ソフトの導入で解決できる可能性があります。

名刺の整理や保管に時間と手間がかかる

企業では、営業や顧客サポートなどの業務で多くの名刺を受け取ります。しかし、紙の名刺を整理したり保管したりするのは、時間と手間がかかるだけでなく、保管場所も必要です。

名刺管理ソフトを導入すれば、名刺をスマートフォンやスキャナーで読み取ってデジタル化でき、クラウド上で一元管理できます。これにより、名刺の整理や保管にかかる時間と手間を削減可能です。

名刺の情報を社内で共有しにくい

紙の名刺を使っていると、同じ取引先の名刺を複数の社員が持っていたり、社内で回覧したりすることがあります。これは、情報の重複や漏れを招く可能性があります。

名刺管理ソフトを導入すれば、名刺の情報を社内で簡単に共有でき、人脈や履歴を把握できます。これにより、社内のコミュニケーションや情報共有を効率化できます。

名刺の紛失や破損により情報の損失が起きている

名刺の情報は中小企業にとって貴重な資産です。しかし、紙の名刺を使っていると、名刺を紛失したり、破損したりすることで、情報の損失が起きる可能性があります。

また、名刺の情報が変更されたり、相手が退職したりすることで、情報が古くなったり、無効になったりするケースも存在します。

名刺管理ソフトを導入すれば、名刺の情報をデジタル化してクラウド上に保存でき、情報の損失を防げます。名刺の情報が変更された場合もクラウド上で更新すれば、誰でも最新の情報にアクセス可能です。

中小企業が名刺管理ソフトを導入するメリット

中小企業が名刺管理ソフトを導入して得られるメリットは次のとおりです。

名刺情報をすぐに確認できる

名刺管理ソフトを使えば、名刺の情報をスマートフォンやパソコンでいつでも確認できます。たとえば、商談前に相手の役職、会社の業務内容などをリマインドできます。

また、名刺に書かれていない情報も、ソフトが自動的に補完してくれるサービスもあります。たとえば、SNSのアカウントやニュース記事、関連企業などです。これにより、商談相手に対する理解を深められます。

人脈の可視化ができる

自身の持っている名刺をさまざまな観点で分析できる名刺管理ソフトもあります。たとえば、業界別や地域別、関係性別などをグラフやマップで表示できます。これにより、自身の人脈の全体像を把握できます。

また、名刺管理ソフトには、名刺交換した相手とのコミュニケーションをサポートする機能もあります。たとえば、メールや電話の履歴を記録したり、次のアクションをリマインドしたりできます。これにより、人脈の維持や拡大に役立ちます。

名刺情報の紛失や破損を防げる

名刺管理ソフトを使えば、名刺を紙のまま保管する必要がありません。名刺をスキャンしてクラウド上に保存することで、紛失や破損を防げます。

また、名刺の整理や管理にかかる時間やコストも削減できます。

さらに、名刺管理ソフトには名刺の情報をCRMやSFAなどのシステムと連携する機能もあります。

これにより、名刺の情報を効率的に営業や顧客サポートに活用できます。

中小企業が名刺管理ソフトを選定する際のポイント

中小企業が名刺管理ソフトを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

セキュリティ対策を確認する

名刺には重要な個人情報や取引先情報が記載されています。

名刺管理ソフトを利用する際は、これらの情報が漏えいしたり、不正にアクセスされたりしないように、セキュリティ対策が十分に行われているか確認が必要です。

たとえば、データの暗号化やバックアップ、アクセス権限の設定、セキュリティ証明書の有無など、各ソフトのセキュリティレベルを比較検討しましょう。

また、サービス提供元の信頼性や実績も重要な判断要素です。

名刺データの共有機能について確認する

名刺管理ソフトのメリットの一つは、社内で名刺データを共有できることです。これにより、同じ顧客や取引先に関わる複数の部署やメンバー間で、最新の連絡先情報や履歴を迅速に共有できます。

しかし、共有機能にはさまざまな種類があります。たとえば、全社での共有か部署やチーム単位での共有か、共有する情報の範囲や粒度、共有する際の手順や操作性など、各ソフトの共有機能の仕様を確認しましょう。自社の業務フローや情報管理の方針に合った共有機能を選ぶことが重要です。

データ入力や取り込みのサポートがあるか確認する

名刺管理ソフトは、紙の名刺をスマートフォンのカメラやスキャナーで読み取り、OCR（光学文字認識）によってテキストデータ化する機能を搭載しています。

しかし、OCR技術は完全ではなく、手書きの文字や独自のフォント、低解像度の画像などでは認識率が低下し、誤認識する可能性があります。 このような場合、正確性が求められるビジネスシーンでは、データの手動チェックや修正が必要となります。

そのため、データ入力や取り込みの際に、オペレーターのダブルチェックや自動修正などのサポートがあるかどうか、各ソフトのサポートレベル、認識率の高さを確認しましょう。また、データの更新や追加が簡単にできるかどうかも重要なポイントです。

名刺管理ソフトの比較表

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中小企業におすすめの名刺管理ソフト10選

中小企業におすすめの名刺管理ソフトを紹介します。

Sansanは、名刺管理や接点管理、企業情報、マーケティング機能など、営業DXを実現する機能が利用できるサービスです。

Sansanは次のような特徴があります。

• 名刺をAIと手入力で高精度にデータ化し、全社で人脈を共有できる
• メールやデジタル名刺、スマートフォームなど、さまざまな接点から顧客情報を蓄積できる
• 100万件^※を超える最新の企業情報や役職者情報を搭載し、ターゲットに最適な施策を行える

※出典：Sansan「機能 - Sansan - 営業DXサービス」（2024年2月13日閲覧）

Eight Teamは、スマートフォンで名刺を撮影するだけでデータ化され、社内の名刺を一元管理ができる、中小企業向け名刺管理サービスです。

Eight Teamは次のような特徴があります。

• スマートフォンで名刺を撮影するだけで、名刺情報をデータベースに登録できる
• 名刺情報を社内で共有でき、人脈の可視化や営業活動の効率化に役立つ
• 取引相手もEightユーザーであれば、ツール上での連絡や情報の自動更新ができる

トーニチ ネクスタ メイシは、インド工科大学卒エンジニアが開発した法人企業向け名刺管理アプリケーションです。

トーニチ ネクスタ メイシは次のような特徴があります。

• オンライン名刺交換機能で名刺情報を簡単に取得・共有できる
• シンプルでわかりやすい画面設計と高いセキュリティを備えている

ホットプロファイルは、名刺のデータ化や企業属性情報の自動付与、営業メール配信など新規開拓から営業支援までをワンストップで実現するサービスです。

ホットプロファイルは次のような特徴があります。

• 名刺をスキャナーやスマートフォンで読み込み、顧客データベースを自動作成できる
• データ化した名刺情報に業種や上場区分などの属性情報を自動付与し、ターゲットの絞り込みや分析ができる
• 営業メールを一斉配信し、メールの開封状況やWebアクセス状況を確認でき、購買意欲の高い顧客を発掘できる

名刺管理のメイシーは、名刺のデータ化や共有、メール配信や他サービスとの連携など、名刺管理に必要な機能が利用できるクラウドサービスです。

名刺管理のメイシーは次のような特徴があります。

• 名刺を送るだけで、メイシーのプロスタッフが代行してデータ化し、高い精度で名刺情報を登録する
• スマートフォンから名刺情報に簡単にアクセスでき、地図や経路、会社ホームページ、株価情報などもワンクリックで表示できる
• 絞り込んだ名刺リストに一斉メールを送信したり、CSVファイルでエクスポートしたり、CRMやSFAシステムと連携したりできる

BizCompassは、名刺をデータ化し、社内で一括管理・共有できるクラウド名刺管理サービスです。

BizCompassは次のような特徴があります。

• スマートフォンアプリを使って名刺を撮影するだけの簡単操作で、専門のオペレーターがOCRで正確にデータ化
• クラウドによる名刺情報の管理・共有でスムーズな顧客対応が可能となり、ビジネスチャンスを拡大できる

CAMCARD BUSINESSは、名刺情報をデータ化しクラウドで一元管理できる法人向け名刺管理ソリューションです。

CAMCARD BUSINESSは次のような特徴があります。

• オンライン名刺交換や多言語対応、メールマガジン配信機能などの便利な機能がある
• 展示会で収集した名刺の活用やマーケティング活動への活用、個人情報の漏えいリスクの回避などの効果が期待できる

UltimaBlue（アルテマブルー）は、名刺のデジタル化や人脈の見える化、SFA／CRMとの連携など、営業力を最大化させる名刺管理サービスです。

UltimaBlueは次のような特徴があります。

• 名刺の取り込み方法が2種類あり、コスト削減と負担軽減のどちらも実現できる
• 人脈の見える化や担当名でのDM配信など、営業活動を拡げる機能が充実している
• SFA／CRMツールと連携でき、顧客管理を効率化できる

eセールスマネージャーRemix MSは、顧客管理や営業管理、スケジュール管理などのCRM／SFA機能に加え、名刺管理やタイムライン（社内外SNS）などの機能が利用できる中小企業向けの名刺管理ソフトです。

eセールスマネージャーRemix MSは次のような特徴があります。

• 最短15分でスタートできるスピード導入と簡単な設定・カスタマイズ
• スマートフォンで名刺を撮影するだけで、顧客情報や活動報告に紐付けできる

クラウドサービスサスケ

クラウドサービスサスケは、見込み客の管理やメール配信、Web行動分析など、インサイドセールスやテレマーケティングに必要な機能が利用できるクラウドサービスです。

クラウドサービスサスケは次のような特徴があります。

• 「商談前の見込み客の導入意欲を高める」ことに特化
• パソコン上からの電話発信や通話録音データの自動記録などができる
• 名刺の自動入力や手書きの商談メモのデータ化など、「紙」データの自動デジタル化が可能

サービス選びは比較して検討しよう

名刺管理ソフトを選ぶ際には、自社の状況に合った機能が備わっているか、他システムとの連携が可能か、運用コストはどの程度かなどを踏まえて検討することが重要です。

ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックするとよいでしょう。

名刺管理ソフトは、次の記事でも詳しく紹介しています。

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