セキュリティが高い名刺管理ソフトおすすめ5選！セキュリティリスクとは？

名刺管理ソフトのセキュリティリスク

名刺情報は企業やビジネスパーソンの重要な情報を扱うため、サイバー攻撃の標的となる恐れがあります。不正アクセスや情報漏えいは、企業の信用を失墜させ、顧客や取引先との関係悪化につながる可能性もあるでしょう。

クラウドでデータを管理する名刺管理ソフトは、インターネットを介してアクセスされるため、セキュリティ対策が不十分だと情報漏えいのリスクが高まります。従業員がスマートフォンやノートパソコンなどのデバイスを紛失したり、盗難されたり、デバイス内に保存された名刺情報が流出する危険性もあるでしょう。

名刺管理ソフトの利用は業務効率化に役立ちますが、セキュリティリスクをしっかりと理解し、適切なセキュリティを搭載するソフトを選定することが重要です。

名刺管理ソフトのセキュリティ機能・性能

名刺管理ソフトには多くのセキュリティ機能・性能が備わっています。これらを活用することで、機密情報の漏えいや内部からの不正な持ち出しを防止できます。名刺管理ソフトの主なセキュリティ機能・性能を紹介します。

多要素認証による不正アクセス防止

多要素認証とは、パスワードに加えてSMS認証や生体認証などの複数の認証要素を組み合わせることで、不正アクセスを防止するセキュリティ機能です。パスワードが漏えいした場合でも、ほかの認証要素が突破されない限り、アカウントへの不正アクセスを防げます。

これにより、なりすましや不正ログインのリスクを軽減し、名刺情報の安全性を高めます。

アクセス権限設定による情報漏えいリスク軽減

アクセス権限設定とは、ユーザーごとにアクセスできる情報や機能を制限する機能です。たとえば、役職や部署に応じて、閲覧可能な名刺情報や編集権限を細かく設定できます。

これにより、必要以上の情報へのアクセスを制限し、情報漏えいのリスクを抑えます。

データ暗号化による情報保護

データ暗号化とは、保存時や通信時のデータを暗号化することで、第三者による情報の読み取りを不可能にするセキュリティ機能です。万が一、データが漏えいした場合でも、暗号化されているため情報の内容が解読されるリスクを抑えられます。

定期的なぜい弱性診断とシステムアップデート

ぜい弱性診断とは、システムのセキュリティ上の弱点を見つけ出し、改善するための診断です。定期的にぜい弱性診断を実施し、発見されたぜい弱性を修正するためのシステムアップデートを行うことで、常に最新のセキュリティ状態を維持できます。

これにより、新たなサイバー攻撃の手口にも対応し、名刺情報を安全に管理します。

データセンターのセキュリティ対策

データセンターのセキュリティ対策とは、名刺情報が保管されるデータセンターの物理的なセキュリティ対策や、ネットワークセキュリティ対策などのことです。

具体的には堅牢な建物や厳重な入退室管理、不正アクセスを防ぐためのファイアウォールや侵入検知システムなどです。多層的なセキュリティ対策が施されているデータセンターを選ぶことで、名刺情報の安全性をさらに高められます。

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セキュリティが高い名刺管理ソフトおすすめ5選

名刺管理ソフトの中でもセキュリティが高いおすすめのサービスを紹介します。各サービスの特徴を解説しているので、名刺管理ソフト選びの参考にしてください。

Sansanは、名刺をデータ化し活用することで営業力の強化を図る名刺管理ソフトです。暗号化対策や名刺スキャン後、端末の名刺画像を削除する機能が搭載されており、システム面・人材面・オペレーション面から情報漏えいを防ぎますSansanには次のような特徴があります。

• 99.9％の精度で正確に名刺をデータ化し一元管理
• 専用スキャナーとスマホアプリでいつでもデータ化できる
• 登録した名刺の情報共有・横断検索で人脈を可視化

トーニチ ネクスタ メイシは、月々660円ではじめられる名刺管理ソフトです。不正ログイン防止と強制ログアウト機能が搭載されており、万が一端末の盗難や紛失があってもすべての接続デバイスを一斉ログアウトさせて情報漏えいを防ぎます。トーニチ ネクスタ メイシには次のような特徴があります。

• 名刺読み取りの際、一度修正すると次回からサジェストが表示される
• 名刺単位または部署単位で名刺の公開・非公開を設定できる
• グループ化した名刺に対し、一斉送信でメールが送れる

ホットプロファイルは、受注に必要な営業プロセスをワンストップで行う営業支援ツールです。二要素認証が標準機能として搭載されており、デバイスとユーザー情報を紐づけ第三者による不正ログインを防ぎます。ホットプロファイルには次のような特徴があります。

• 常に最新の顧客データベースを自動作成し、人脈を可視化・共有する
• 名刺をスキャナーやスマートフォンで読み込むだけでオペレーターが補正入力してくれる
• 運用が現場に定着するまで専任のスタッフがサポート

Knowledge Suiteは、名刺情報の一元管理・共有ができる名刺デジタル化サービスです。国内法が適用される国内大手データセンターでの運用のため、安心して利用できます。Knowledge Suiteには次のような特徴があります。

• 名刺に手書きしたメモもデータ化し管理できる
• 接触履歴を確認でき、的確に営業アプローチ可能
• スマホアプリで名刺を撮影し取り込める

SmartViscaは、オンライン名刺交換もできる名刺管理ソフトです。Salesforceの強固なセキュリティや漏えい防止の運用フロー機能が搭載されており、人による情報漏えいのリスクを防ぎます。SmartViscaには次のような特徴があります。

• 大量の名刺もモバイルのカメラ機能やスキャナーで一括読み取り可能
• 英語表示でグローバル企業や海外と取引がある企業にも対応
• 複数人のプロフィール情報もURLで送信し、オンライン名刺交換ができる

名刺管理ソフト選びの際はセキュリティ対策をチェック

名刺管理ソフトを選ぶときは、セキュリティ対策についてよく確認することが重要です。選定ポイントとしては、多要素認証、アクセス権限設定、データ暗号化、ぜい弱性診断、データセンターのセキュリティ対策など、主要なセキュリティ機能が備わっているかどうかに注目しましょう。

また、システム提供者のサポート体制や、セキュリティアップデートの頻度も確認しておくと安心です。

名刺管理ソフトは、次の記事でも詳しく紹介しています。