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2017-11-28

名刺管理とCRMの違いを比較 | 機能とメリット・デメリット、各注目サービス6選

顧客情報を管理したい場合、名刺管理とCRMという二つのツールが考えられます。名刺をキーに顧客管理すると言う点では双方同じですが、最終目的が大きく異なります。似て非なるものであることをきちんと理解して、ツール選定しなければなりません。
営業名刺管理ソフト
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名刺管理・CRMの違いって?

名刺管理とは、名刺交換で得た顧客情報を管理するものですが、個人ではなく会社全体の資産として一元管理して有効活用するものです。

CRMとは、Customer Relationship Managementの略で、顧客情報、商談状況、販売履歴などあらゆる情報を一元管理して、顧客満足度、売上の向上を目的としています。

このように、同じ顧客情報を扱うという意味では同じですが、目的は大きく異なります。そのため名刺管理ツールはごくシンプルな機能を提供するのに対し、CRMは、SFA(Sales Force Automation)の概念も含んだ多機能で提供されています。

そこで、それぞれの目的や機能、メリット・デメリットについて解説していきます。

名刺管理の機能

名刺管理の主な機能3つを紹介していきます。

名刺情報の取り込み

全社で共有、管理するためには、名刺情報をデジタルデータ化する必要があります。OCR機能つきのスキャナで取り込むことで、内容を文字データとして認識させます。

また、スマホで撮影した画像データをもとに、AI(人工知能)や人力との共同入力などで、完成度の高いデータベースを構築するサービスも増えています。

OCRとは手書きや印刷された文字を、イメージスキャナやデジタルカメラによって読みとり、コンピュータが利用できるデジタルの文字コードに変換する技術

同一人物の情報の管理

営業活動を続けていけば、同一人物の名刺がどんどんたまっていきます。それは、部署異動や昇進などがあるからです。

名刺管理システムでは、同一と思われる名刺候補を自動的に抽出します。
そしてどれを最新情報として残すか選択し、名刺情報を統合(名寄せ)する機能もあり、変更履歴も記録されます。

マルチデバイスに対応

名刺情報を扱うシーンはさまざまです。そのため、マルチデバイスに対応していることは重要な要素です。

登録についてはスマホのカメラであるケースや、PCからデータの一括取り込みなどが考えられます。
大量のメンテナンスはPCのほうが使いやすいですが、外出先で突然電話するときなどはスマホからシームレスにかけたいと思うものです。

そのため、名刺管理としてはあらゆるデバイスに対応していることがほとんどです。


名刺管理の詳細は以下からご覧になれます。

名刺管理アプリ・ソフトおすすめ比較16選【2018年最新版】 | ボクシルマガジン
名刺管理に便利なiPhone・Androidアプリやソフトを徹底比較。無料で使える名刺管理アプリ・ソフトも紹介して...

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CRMの機能

多機能と言われるCRMですが、どんな機能があるのでしょうか。今回は代表的な機能4つを紹介していきます。

顧客管理機能

名刺管理と同様、顧客、担当者に関する情報を蓄積することができます。名刺に書かれているあらゆる属性情報を入力して一元管理します。

また、名寄せ機能などで履歴も管理し、担当者一人ひとりに対して、家族情報や趣味志向などといった情報を付加することも可能です。
Excelなどからインポートして一括登録する機能も備わっていることが多いです。

営業支援機能

営業支援機能とは、顧客情報を元に、商談内容、取引内容を管理するというSFA的な範疇です。
日々の商談状況を管理し、現在の状況がどのフェーズまで進行しているかも全社で共有可能です。

日報も帰社してExcelで入力、提出という非効率な作業ではなく、外出先でスマホなどから簡易的に行えるようになります。
こうして蓄積された商談状況を分析し、最適な提案タイミングをアドバイスすることで、営業活動の効率化を実現します

マーケティング支援機能

管理している顧客情報を、マーケティング活動に利活用することも可能です。

たとえば、顧客の状況に応じて大量に一括メール配信することです。
セミナー参加者へのフォローや、入れ替えタイミングのお客さまに対して新商品を紹介するようなケースに当てはまります。

最近ではソーシャルメディアの重要性が高まっていますので、SNS連携を実現してチャンスロスをなくすような機能も当たり前となっています。

カスタマーサービス機能

コールセンターを持っているような大規模企業でも、CRM機能は必須です。
お客さまからの問い合わせやクレームを受けた際には、過去の購入履歴や対応履歴といった情報がなければ対応に苦しみます。

しかし、CTI(Computer Telephony Integration)連携により、即座に顧客情報を画面に表示させることができます。
一人ひとりの状況をしっかりと把握したうえで対応することで、顧客満足度が上がり、さらには販売機会につなげられるかもしれません。

コールセンターシステムによるCS向上事例 | 顧客満足度を向上させるポイント | ボクシルマガジン
顧客の問い合わせへの応対や問題解決のための窓口となっているコールセンターですが、近年は顧客に感動体験を提供する場と...


CRMの詳細は以下からご覧になれます。

CRMとは | おすすめサービス比較 | 活用法・SFAとの違いなど | ボクシルマガジン
顧客情報の管理に必須のCRMとはなにか?SFAとの違い、顧客管理の概念からその活用法、CRMの種類やメリット/デメ...

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名刺管理アプリ・ソフトを使うメリット

名刺管理アプリを利用するうえでのメリットは、業務の効率化という点に集約できます。もう少し具体的に説明するために、以下3点にまとめてみました。

名刺管理業務の効率化

名刺を物理的に管理する場合は、ファイリングが必要でスペースの問題や手間もかかります。
そしてその中から、一枚を探し出すのは困難ですが、デジタル化することで簡単に検索することが可能です。

条件にあう会社の抽出なども簡単に行えるため、メールの一斉配信などマーケティング的にも有効利用が可能です。

社内での情報の共有化

各個人が集めた名刺情報を会社の資産として共有することで、顧客に対するアプローチが大きく変わります。
新規顧客の場合は特に有効で、全く人脈がない場合と、たとえ別部署であっても人脈がある場合を比べれば圧倒的に有利になります。

営業のバッティングなどもなくなるため、営業の効率化もあわせて実現します。

外出先で閲覧可能

かつて営業マンは、大量の名刺を持ち歩いていましたが、個人情報の観点からも好ましくありません。
しかし、スマホやタブレットなどさまざまな端末から名刺情報にアクセスして、連絡先などを入手することが容易になります

外出先から、会社に電話して連絡先を聞くような非効率作業から解放されます。


名刺管理をアプリを使って効率化、または手動の管理で効率化する方法については以下の記事で解説しています。ぜひご覧ください。

名刺の管理方法を劇的に効率化 | アナログ&デジタルのコツ・メリット | ボクシルマガジン
日々の名刺管理が形骸化された単純作業になっていませんか?本記事ではあらゆる名刺管理の方法とそのメリット・デメリット...

CRMのメリット

CRMを利用するメリットは、多機能ゆえに多岐にわたります。以下だけに留まるものではありませんが、代表的な4点を挙げてみました。

顧客情報を一元管理

各個人がExcelなどで顧客情報を管理する場合、どうしても情報は個人単位で管理されがちです。
営業担当者が異動した場合には、顧客との関係構築がスタートに戻るなど、業務としては大変非効率でした。

しかし、すべての情報を共有し、会社の資産とすることでそのような事態を避けられます。
他部署からも情報を利活用できる環境も構築できます。

営業活動の効率化

商談状況を共有すると、営業活動を可視化することができます。
対応が遅れている商談には自動アラートを出せるほか、商談において最適なタイミングで活動できるよう上司から指示を出すことも可能です。

こうした活動でベストプラクティスを割り出すことも可能となり、営業活動の効率化が図れます。

顧客満足度の向上

営業部門に限らず、マーケティングやサポートなど、あらゆる部署が顧客情報、商談状況を全社的に共有することで、導入からサポートまで一貫したお客さま目線での対応を続けることができます。
こうした活動は、顧客満足度向上につながり、顧客の囲い込み、さらにアップセルにもつながります。

顧客満足度とは | 調査方法と向上のカギを紹介 | ボクシルマガジン
顧客満足度は、企業の部ブランディングや売り上げ向上にかかわる重要な要素です。顧客満足とは何なのかや顧客満足度の調査...

新規顧客の獲得

豊富なレポートからデータ分析をすることで、勘と経験だけでは考え付かなかった見込み客や新たなアプローチ方法などに気付くことがありえます。

通常、新規顧客の獲得は既存顧客の場合と比べて5倍コストがかかるといわれています。
分析をベースに仮説検証を繰り返すことで、新規顧客獲得を科学的に導くことが可能です。

名刺管理のデメリット

名刺管理はシンプルな管理機能であることもあり、デメリットもいくつかあります。

名刺のデータ化による手間

当然ですが名刺情報をデータ化するには、手間と時間がかかります
スマホのカメラ、スキャナなどで一件一件の入力の必要はなくなっていますが、スキャナ精度の問題で全く人の手を介さないというのはまだまだ厳しい状況です。

商談管理と連動できない

名刺管理は、その名のとおり名刺情報の管理、共有のみを目的としています。

最近では、SFAに使う機能を提供しているサービスもありますが、CRMが提供するようなレベルではありません。
各ツールとの連携は図られていますが、商談状況をその都度蓄積するような顧客管理は基本的には想定されていません

コストがかかる

名刺管理に特化しているため、CRMと比較するとコストは圧倒的に小さく済みませんが、ゼロというわけにはいきません。

主流となっているクラウド型であれば、インフラ費用や初期コストはかかりませんが、月々のライセンス費用がかかります。

CRMのデメリット

CRMの多機能によるメリットは大きいですが、多機能ゆえのデメリットが出てきます。

コストがかかる

CRMは多機能であるため、当然高コストがかかります。そして、インフラ調達からパッケージを含めた導入コスト、日々の運用に関わる運用コストの2種類に分けられます。クラウド型システムであれば、インフラ費用やサーバー運用費用などがほぼ不要ですが、人件費などを考えるとけっしてゼロではありません。

費用対効果がわかりづらい

CRMを導入してから、効果が出始めるまでにはある程度時間がかかります。目的は顧客満足度や売上の向上ですが、明確にCRM導入でいくらという数値が出るわけではありません。当初は入力の負担が目立ち、費用対効果がわかりづらいため、CRMの文化が根付かず、結果的に失敗に終わる企業もあるほどです。

顧客情報DB構築だけで終わりがち

CRMの成功を、一元管理された顧客情報データベースの完成で終わらせただけでは意味がありません。データは生かされてこそ意味があるものであり、その点を効果測定しなければ成功とはいえません。まさに運用され始めてからこそ、CRMの真価が問われます。

名刺管理の注目サービス

それでは、そんな特徴がある名刺管理とCRMの注目サービスについてそれぞれ紹介していきたいと思います。

Sansan(サンサン)

  • スキャンするだけで99%の精度の名刺データ化
  • 顧客管理を自動DB
  • 一括メール配信や自動ニュース配信で見込み客を発掘

Sansanは、Sansanが提供しているクラウド型名刺管理サービスです。個人向けサービス「eight」で得たノウハウを生かして実現化されたもので、業界トップシェアを誇ります。名刺管理の域から、CRM、SFAの範囲までサービスを広げていることが大きな特徴です。

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Sansanの機能の詳細や導入事例については以下の記事でさらに詳しく解説しています。あわせてご覧ください。

Sansan(サンサン)の使い方・機能・事例を解説 | 名刺管理シェア1位製品の評判を紹介 | ボクシルマガジン
「Sansan」と「Eight」は同じ名刺管理アプリですが大きな違いがあります。Sansanは法人を対象としており...

名刺de商売繁盛

  • 利用人数無制限なのに低価格
  • 便利に使える機能
  • 安心のセキュリティ対策

名刺de商売繁盛は、ヤマトシステム開発が提供しているクラウド型名刺管理ソフトです。ユーザー数無制限で、月額3万円という低価格ソリューションです。専用スキャナを利用してスキャンすることで、ほぼ100%の精度を実現しています。

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名刺管理のメイシー

  • グーグル感覚で使える名刺ソフト
  • 充実した連携サービス
  • セキュリティも安心

名刺管理のメイシーは、もぐらが提供するクラウド型名刺管理サービスです。Google感覚で使えることが大きな特徴であり、SalesforceやほかのCRMソフトとの連携も充実しています。安価な料金体系でありながら、高度なセキュリティも保持しています。

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以下の記事では、名刺管理アプリの3サービスついて徹底比較しています。

Sansan×CAMCARD×メイシー | おすすめクラウド名刺管理の評判・価格・シェアを比較 | ボクシルマガジン
ビジネスで生まれた人脈の管理を効率化するために、オススメの名刺管理アプリであるSansan、キャムカード、メイシー...

CRMの注目サービス

Salesforce(セールスフォース)Sales Cloud

  • グローバルNo.1 CRM/SFAソリューション
  • 営業活動の見える化・改善を通じた売上の拡大
  • 優れた更新性・充実の支援体制

Salesforceは、セールスフォースドットコム社が提供するクラウド型CRM/SFAソリューションです。業界業種を問わず全世界10万社以上に導入されており、サードパーティー性アプリケーションなども多数販売されています。また高いカスタマイズ性と拡張性も大きな特徴です。

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Salesforceの使い方や機能、導入事例については以下の記事で詳しく解説しています。ぜひご覧ください。

Salesforce(セールスフォース)の使い方・機能・事例を解説、他社CRM/SFAとは何が違うのか? | ボクシルマガジン
CRMとは、顧客情報を営業・マーケティングに活用し、顧客満足度を向上させる経営手法の一つです。クラウド型CRM/S...
Salesforce×Zoho CRM×Dynamics 365 | 導入検討中なら絶対に押さえたい機能と評判を比較 | ボクシルマガジン
近年、顧客管理によってビジネスを効率化する「CRM」という手法が主流になっています。CRMツールの導入を検討してい...

WaWaD-Be(ワワDB)

  • さまざまなアプリをユーザーが自由に作成できる
  • 情報を統括して管理・共有
  • 必要な情報をタイムリーに把握

WaWaD-Be(ワワDB)は、アイアットOECが提供するデータベースです。プログラム知識不要で、顧客情報、商談情報、商品情報、販促ツール、クレーム情報など、自由にフォームを作成し共有できます。同社提供のWaWaOfficeシリーズともシームレスな連携を実現します。

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eセールスマネージャーRemix Cloud

  • 操縦性・使いやすさ
  • サポート体制
  • 導入後も柔軟に設定変更が可能

eセールスマネージャーRemix Cloudは、ソフトブレーンが提供する中規模・大企業向け営業支援ツールです。導入後のコンサルティングも充実しており、4,000社を超える導入実績を持っています。国産企業らしく日本文化にあわせたインターフェースや操作性なども大きな特徴です。

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自社に合った名刺管理・CRMサービスで業務効率化!

名刺管理とCRMの違いについて、機能、メリット、デメリットなどの視点から見てきました。
ともに業務効率化を促進するものですが、その最終的な目的が大きく異なることもおわかりいただけたでしょう。昨今、名刺管理ツールの多機能化も進んできています。

しかし、名刺管理とCRMとは明らかに範囲が異なります。
迷ったときには、必ず導入する目的を再確認して、最適なツールを選択することが求められます。

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