名刺管理ソフトとは？主な機能や導入メリット・選び方の比較ポイント

最終更新日：2024-01-18（記事の情報は現在から100日前のものです）

名刺管理ソフトは、名刺をデータ化して検索や共有ができる便利なツールです。読み取り精度や速度、他システム連携などの機能も搭載されており、名刺情報の管理に課題を抱える企業におすすめです。本記事では、名刺管理ソフトの種類やメリット、選び方や注意点を解説します。

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名刺管理ソフトとは

名刺管理ソフトとは、名刺をスキャンしてデータ化し、検索や整理、共有などができるソフトウェアのことです。名刺管理ソフトを導入することで、名刺情報の管理が効率化され、営業活動や顧客管理に役立ちます。

名刺管理ソフトが注目される理由

名刺はビジネスの場で重要なコミュニケーションツールです。しかし、名刺を受け取った後に、どのように管理するかは、個人や企業によってさまざまです。名刺をファイルやボックスに入れて保管する方法は、古典的ですが、場所を取るだけでなく、必要なときにすぐに見つけられないといった問題があります。

また、紛失や破損などのリスクもあります。一方、名刺をスマートフォンやパソコンに写真や画像として保存する方法は、場所を取らないメリットがありますが、画像のサイズや質が低いと、文字が読みにくかったり、検索ができなかったりする欠点があります。さらに、名刺情報を他の人と共有することも難しいです。

そうした背景から、名刺管理を効率よく行う名刺管理ソフトが注目されています。名刺管理ソフトを導入することで、名刺情報の管理が効率化され、営業活動や顧客管理に役立ちます。

名刺管理ソフトでできること・機能

名刺管理ソフトには、さまざまな機能がありますが、主な機能は次のとおりです。

名刺の読み取り
名刺のデータ化
名刺データの検索
名刺の名寄せ

名刺の読み取り

名刺の情報を読み取る機能です。名刺の読み取り機能は精度や速度が重要なポイントです。

名刺管理ソフトによっては、複数の言語や文字種、表裏や角度などに対応しているものもあります。名刺の読み取り速度は、名刺の枚数やサイズ、解像度などによって異なります。また、ソフトによっては、一度に複数の名刺の読み取りに対応しているものもあります。

名刺のデータ化

名刺をスキャナーやスマートフォンのカメラで読み取って、データ化する機能です。データ化された名刺は、画像としても保存されます。OCRやAI-OCR技術を用いて、名刺の文字を自動的に認識し、データ化する機能もあります。

データ化だけでなく名刺整理の手間も省けます。

名刺データの検索

データ化した名刺をキーワードや条件を入力して検索できる機能です。たとえば、名前や会社名、役職や部署、住所や電話番号、メールアドレスやURLなどの情報で検索できます。

また、名刺データにタグやメモを付けて、カテゴリ分けや備考の記入も可能です。必要な名刺情報をすぐに見つけられるため、営業活動や作業が捗ります。

名刺の名寄せ

名刺管理ソフトでは、同じ顧客の名刺が重複して登録されることを防ぐために、名寄せという機能があります。名寄せとは、名刺データの重複や差異を検出して、統合や更新をすることです。

たとえば、同じ人物の名刺が複数枚ある場合や、人物や企業の情報が変更された場合などに、名寄せを行うことで、名刺データの正確性や最新性を保てます。

名刺管理ソフトの導入メリット

名刺管理ソフトを導入することで、次のようなメリットがあります。

名刺情報の一元管理と共有が可能
名刺の検索がスムーズになる
営業活動が効率化する

名刺情報の一元管理と共有が可能

名刺管理ソフトを導入すると、名刺情報を一元管理できます。名刺情報は、パソコンやスマートフォンなどの端末からアクセスできます。

また、名刺情報を社内や部署、チームなどで共有できるため、名刺情報の活用や共有の効率が高まります。

名刺の検索がスムーズになる

名刺の検索がスムーズになるため、必要なときに欲しい情報をすぐに見つけられます。あらゆる条件で絞り込んだり、ソートしたりできるため、名刺データが大量にあっても、探すのに時間や手間がかかりません。

たとえば、取引先の担当者の名前や連絡先を知りたいときや、顧客リストを作りたいときなどに、効率的に名刺情報を検索できます。

営業活動が効率化する

名刺管理ソフトを導入することで、営業活動の効率化を促します。たとえば、名刺情報と他のシステム（CRMやSFAなど）との連携ができるものでは、名刺情報をもとに、顧客の属性や傾向、商談履歴や案件状況などを把握できます。

また、名刺情報から、顧客へのアプローチやフォローアップのタイミングや方法などを提案してくれる機能もあり、営業活動の効果や成果の向上にもつながります。

名刺管理システムの選び方

名刺管理ソフトを導入するときには、次のようなポイントを考慮すると良いでしょう。

導入形態
操作性
予算・コスト
セキュリティ対策
他システム連携

導入形態

名刺管理ソフトには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。それぞれのメリットとデメリットを比較して、自社のニーズや環境に合ったものを選ぶことが重要です。

クラウド型

インターネット上のサーバーに名刺データを保存するタイプです。専用のアプリやブラウザからアクセスできます。初期費用やメンテナンス費用が低く、常に最新の機能やセキュリティ対策が利用できます。また、複数の端末やユーザーで名刺情報を共有できる利点もあります。

一方で、インターネットに接続しなければ利用できない点や名刺データを外部のサーバーに預けるため、抵抗と感じる場合はデメリットとなります。

オンプレミス型

自社のサーバーやパソコンに名刺データを保存するタイプです。専用のソフトウェアをインストールして利用します。インターネットに接続しなくても利用できるメリットがあります。また、名刺データを自社で管理できる安心感もあります。

一方で、初期費用やメンテナンス費用が高く、機能やセキュリティ対策のアップデートが必要となる場合や名刺情報の共有が難しい場合もあります。

たとえば、初期費用やメンテナンス費用を抑えたい場合や、常に最新の機能やセキュリティ対策を利用したい場合は、クラウド型がおすすめです。一方、インターネットに接続できない環境で利用したい場合や、名刺データを自社で管理したい場合は、オンプレミス型がおすすめです。

操作性

名刺管理ソフトを導入するときには、操作性も重要なポイントです。名刺管理ソフトは、スキャナーやスマートフォンのカメラで名刺を読み取って、データ化できますが、その際に、読み取り精度や速度、エラーの修正や確認のしやすさなどが影響します。

また、名刺データの検索や整理、共有などの機能も、使いやすさや便利さが異なります。名刺管理ソフトを導入する前には、実際に操作してみることや、ユーザーのレビューや評価を参考にすることがおすすめです。

予算・コスト

名刺管理ソフトを導入するときには、予算やコストも重要なポイントです。名刺管理ソフトの価格は、製品やプランによって異なりますが、一般的にクラウド型の場合は、月額や年額で利用料を支払います。

オンプレミス型の場合は、一括で購入するか、ライセンス料を支払います。また、名刺管理ソフトによっては、初期費用やセットアップ費用、メンテナンス費用やサポート費用などが別途かかる場合もあります。名刺管理ソフトを導入する前には、自社の予算やコストを把握することや、複数の製品やプランを比較することがおすすめです。