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名刺管理をツールで行うメリットとデメリットをまとめてみた!

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みなさんは、名刺をどのように管理していますか。ビジネスマンとしてのキャリアが長くなるほど、名刺の数も増える一方ですよね。実際、キングジムが実施した名刺に関する意識調査(2010年)によると、1ヶ月で平均13枚の名刺が増えている計算になります

みなさんは、名刺をどのように管理していますか。ビジネスマンとしてのキャリアが長くなるほど、名刺の数も増える一方ですよね。
実際、キングジムが実施した名刺に関する意識調査(2010年)によると、1ヶ月で平均13枚の名刺が増えている計算になります。

名刺管理の実態

膨大な名刺が手元にあるのにもかかわらず、名刺を管理する頻度は1年に1回が最も多く24%!その結果、名刺を1枚探すのに平均3.6分かかる状態になっています。1週間のうち平均3.5回名刺を探すので、1週間に「12.6分」、1ヶ月に「50.4分」、1年間に「約10時間」も名刺に時間を費やしているのです。

これはもったいない!このムダを削減できるのが名刺管理ツールです。今回は、名刺管理ツールのメリットとデメリットを徹底比較します。

名刺管理をツールで行うメリット

名刺を探す手間が省ける

名刺情報が一箇所にまとまっているので、名前や電話番号、メールアドレスなどの情報からすぐに名刺の相手を探すことができます。ツールによっては、ラベルなどで名刺を管理することができます。例えば、「●●交流会」など名刺交換した場所でラベルを作っておけば、そこで出会った人の一覧をすぐに作ることができます。

記憶に頼ること無く人脈を有効活用できます。名刺の数は人脈の数。ビジネスマンとしては、適切に管理して活用する他ありません。

社内で名刺情報を共有できる

個人でなく、会社全体で導入できるツールもあります。このタイプを使えば、会社全体で名刺情報を共有できます。
「自分は面識がないけれど、自社の他の担当は面識がある」という場合、人脈を可視化することにより、ムダの無い営業ができます。

また、社内で名刺情報を共有しておけば、退職や異動の際の引き継ぎが容易になるというメリットも有ります。

外出先でも名刺データにアクセスできる

現在の名刺管理ツールは、クラウド型のものが主流。インターネットに繋がるデバイスさえあれば、どこからでも名刺情報にアクセスできます。営業で外出している時にも名刺を確認し、情報を活用できます。

また、増え続ける名刺の保管場所削減にも役立ちます。

名刺管理をツールで行うデメリット

名刺をデーターベース化する時間がかかる

アナログ管理であれば、とりあえずファイリングすればいいだけですが、ツールで管理しようとすると入力の手間がかかります。ツールによっては、文字認識で自動入力してくれたり、専門オペレーターが入力してくれるタイプのものもあるので、そちらを検討されると良いでしょう。

顧客管理と二重管理になってしまう

営業職の方であれば、顧客や営業履歴をデーターベース管理している方も多いのでは。その場合は、名刺をデーターベース管理しても、二度手間になってしまうだけかもしれません。

名刺管理と顧客管理機能を統合したタイプのシステムもあるので、そちらを検討されると両方の良い所を取り入れられます。

コストがかかる

無料の名刺管理ツールも多いですが、名刺の数が増えたり、便利な機能を使おうと思ったら、やはり有料になります。自分で管理すればコストは無料ですから、「もったいない」と感じてしまうかもしれません。しかし、その分業務効率が上がるので、簡単に元は取れると思います。

さいごに

いかがでしたか。もちろん、名刺管理ツールを使うことにはデメリットも有ります。しかし、冒頭でご紹介した2010年の名刺に関する意識調査でも、83%の人が「名刺ホルダーをデジタル化して持ち歩きたい」と答えているのは事実です。ビジネスの効率化を考える上で、名刺管理ツールの導入は避けては通れないといえます。

以下のページで紹介されている名刺管理ツールのメリット・デメリットを比較し、自分にとってピッタリの名刺管理ツールを導入してくださいね。

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