奉行Edge 勤怠管理クラウド 導入事例 初期費用は高めだが手厚いサポートを重視 ITに不慣れな従業員への浸透もスムーズに
奉行Edge 勤怠管理クラウド - 株式会社オービックビジネスコンサルタント
・メーカー/製造系
・従業員数 31〜50人
・人事総務
・部長・課長クラス
紙のタイムカードとExcelの手入力。スキル依存の集計作業で、給与計算ミスが発生
―――まずは、導入前の勤怠管理の方法と、当時の課題を教えてください。
休暇管理はExcel、時間管理はタイムカードに打刻された紙データをExcelで集計して、それを給与計算システムの「給与奉行」に入力する形式でした。
―――その運用では、どのような課題がありましたか。
時間がかかりすぎてしまっていることと、計算の質ですね。紙のデータを見て手打ちしていたので、担当者のスキル次第ではエラーが出てしまっていました。
―――エラーが頻発していたとのことですが、業務にはどのような影響がありましたか。
パートタイマーの方や派遣社員の方は時給制なので、労働時間や残業時間の間違いは即座に給与に影響しますよね。給与計算によるクレームが、数ヶ月に1〜2件という程度ですが発生していました。 私の部署としては、給与の誤りはとても重大なミスとして捉えております。
安いサービスを試してみたが不評。再びのシステム変更で”失敗が許されない”状況下、手厚いサポート体制を重視
―――システム導入を検討し始めたきっかけは何だったのでしょうか。
きっかけは、「IT導入補助金」の制度を知ったことです。 ただそれ以前から、勤怠管理に関連する業務のウェイトが重くなっていました。当時他の仕事も増えてきていたので、作業の効率化とスピード感を重視することが大切だと思っていました。
―――どのように選定を進めましたか。
弊社は会計も給与もすべてOBCの奉行シリーズを使っているので、基本的にはOBC一択でした。ただし、予算帯によっては他社も検討しておりました。
―――比較検討されたサービスはありましたか。
はい。イニシャルコストもランニングコストも安いということで、別の勤怠管理システムを一度トライアルで利用したことがありました。
ですが、そのサービスはサポート体制が弱くて、「使いづらい」という声が多かったです。弊社の従業員のリテラシーの問題もありましたが。
―――そこで奉行Edge 勤怠管理クラウドに切り替えたのですね。
はい。OBCはサポートが優秀なので、切り替えました。 別サービスのトライアルで失敗をしいたので、「またシステムが変わるのか」というネガティブな声もあり、失敗が許されない状況でした。ですので、一般事務員やスタッフさんでも分かるレベルのサポートを強く求めました。
―――コスト面ではOBCの方が高かったのですか？
はい。他社と比べると高かったです。 システム単体ですと弊社側のリテラシーの問題で導入に至らない恐れがありましたので、OBCからのコンサル、マニュアル作成のサービスも導入させていただきました。これが初期費用として実質130万円ほどかかりました。
あえて料金は高めで、その分サポート体制が充実している奉行Edge 勤怠管理クラウドを選んだ形です。
Excel作業を95%カット！ 3名体制から2名体制へ、年間200万円の人件費削減効果
―――導入後の現在の運用フローを教えてください。
会社の玄関口にタイムICカードレコーダーを置いています。その横に全従業員のICカードを置いており、各自が自分のものを取り出してレコーダーにタッチします。 打刻されたデータは勤怠管理担当者のパソコンに自動で読み込まれ、奉行Edge 勤怠管理クラウドに記録されます。 最終的には、完成したタイムカード集計データをExcelにダウンロードし、最終集計データを取りまとめています。
―――導入によって、集計作業はどの程度効率化されましたか。
一番効率が良くなったのは、タイムカードの時間の入力作業です。50%以上ぐらいの工数の削減につながっています。
―――休暇管理はいかがですか。
従業員の有給があと何日残ってて、何日使ったかを、以前は全てExcelで管理していたのですが、この管理表を全てなくしました。現在は奉行Edge 勤怠管理クラウドのみで有給管理をしているので、有休管理に関する工数は100%削減です。
―――体制面へのインパクトは非常に大きかったようですね。
はい。私自身、Excelをあまり使わないような業務改革を考えており、Excel作業が今現在95%ぐらいカットされている現状です。 私の部署は当時3名体制だったのですが、今は2人体制になっています。1人減らしても回せています。
異動になった1名分、年間で200万円程度かかってるんですが、そのコストが削減できました。
ICカードへのカルチャーショックを乗り越え、残るは「完全ペーパーレス化」
―――導入時の社内への周知はどのように行いましたか。
ICカードというものの使い方、タッチをしたら勤怠管理できるということ自体に、カルチャーショックを受けている方がいました。「カードなくしたらどうするの」とかいう質問も実際ございました。
―――どのように対応されたのですか。
カード自体は安価なものですし、代用の利く方法を伝えました。かつ、ICカードがなくても管理担当者に連絡してくれたらアナログでこちらで入力できる、そういったセーフティネットを引いてることもお伝えし、安心していただきました。 周知は概要のマニュアル配布や、張り紙を作ってタイムレコーダーの横に貼ったりしました。
―――導入にあたり、妥協した点はありましたか。
サポートの方とやりとりをした上で、どうしても弊社の勤怠ルールに馴染めない箇所があったので、その点は一部アナログでやろうと妥協した経緯はあります。
給与明細のペーパーレス化や、弊社の勤怠ルールの全てのシステム化を考えておりました。ですが、一部の休職手当の計算や、代休の一部の管理、さらには給与明細のペーパーレス化の点がまだ不完全です。どうしても弊社の勤怠ルールに馴染めない箇所があったので、その点は一部アナログでやろうと妥協しました。
まだまだITに慣れない方や、スマートフォン持っていない高齢者の方もいるので、完全なペーパーレス化はされておりません。「紙で明細がほしい」みたいな事例もまだまだあるので、このあたりが解決できたらペーパーレス化が完了するかなと考えております。
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