COMPANY 給与計算システム
・メーカー/製造系
・従業員数 1,001人以上
・IT
・契約・派遣・委任
導入前の課題：担当者の頻繁な交代と「秘伝のタレ」化したマニュアル
―――まずは、システム導入前に抱えていた業務課題について教えてください。
以前は、給与計算や関連業務のすべてをExcelで管理していました。しかし、雇用形態や勤務形態が多様なため、一つのシートでは完結しません。日勤、夜勤、地方勤務など、ケースごとに無数のExcelシートが存在し、情報が一元化されていないことが最大の課題でした。 給与確定日の前日などは、金額の整合性を取るために複数人でダブルチェックを行う必要があり、3時間ほどの残業が発生することも珍しくありませんでした。
―――業務の引き継ぎや人材育成の面でもご苦労があったそうですね。
はい。実は一時期、給与計算のメイン担当者が約9ヶ月ごとに交代してしまう時期がありました。そのたびに引き継ぎが発生するのですが、マニュアルが「Googleドキュメントで23種類」もあり、しかも内容は前任者、さらにその前の前任者からの「口伝」のようなメモ書きが中心でした。
「新幹線通勤の場合はこのシート」「本社勤務はこのページ」といったように情報が散在しており、何が正解なのか分からないまま、手探りで業務を回さざるを得ない状況でした。この属人化した状況を脱却し、誰でも運用できる体制を作ることが急務でした。
導入の経緯とプロセス：勤怠・給与の連携を重視し、高負荷な導入を乗り越える
―――数あるサービスの中で「COMPANY 給与計算システム」を選定された決め手は何だったのでしょうか。
「今までできなかったことができるようになること」と「既存業務の工数を削減し、誰でも使える状態にすること」を重視しました。
最終的な決め手となったのは、給与計算だけでなく、勤怠管理や有給休暇、さらには寮・社宅の管理まで含めて一元管理できる点です。 他社製品とも比較しましたが、当社の複雑な勤務体系や、将来的な拡張性を考えた際、網羅性の高い「COMPANY 給与計算システム」が最適だと判断しました。
―――導入プロジェクトはどのように進みましたか。苦労された点などがあれば教えてください。
正直に申し上げますと、導入の負荷は想像以上に高かったです。当社独自の複雑な業務ルールを、システムの仕様に合わせてどう落とし込むかという作業に非常に苦戦しました。 「ベンダーの担当者さんと二人三脚で」と期待していましたが、実際には社内のリソース不足もあり、自分たちで解決しなければならない場面も多くありました。
ただ、その過程でWBS（作業分解構成図）を精緻に作成し、作業の開始・終了時間を記録して進捗を厳密に管理するなど、プロジェクト管理の工夫を行いました。これにより、異常終了時の原因究明などがスムーズに行える体制が整いました。
トラブル時の原因特定スピードがアップ。4時間から30分に。精神的な負担も大幅減
―――実際にシステムが稼働し始めてから、どのような定量的な効果を感じていますか。
最も効果を感じているのは、トラブル時の原因特定スピードです。以前は計算結果が合わない場合、勤怠データや計算式、個人の属性情報など複数のExcelシートを3〜4時間かけて調査していました。現在はシステム内でデータが連携されているため、どこにエラーがあるか、慣れている担当者なら30分程度で特定できます。
また、運賃改定時の交通費計算も、以前は情報収集から設定変更までバタバタと対応していましたが、現在はベンダーからの通知に基づき設定するだけで、確認作業を含めても1時間程度で完了します。結果として、以前は月45時間を超えることもあった人事部の残業が、現在はほぼゼロ、あっても1人程度にまで削減されました。
―――業務品質や担当者の心理面での変化はいかがでしょうか。
「私にしかできない」という属人化のプレッシャーから解放されたことが大きいです。システムによって計算結果が担保されているため、精神的な負担が劇的に軽減されました。
例えば、計算が複雑な退職金業務なども、今後はシステム化によって特定の担当者以外でも対応できるようになる見込みです。「誰が担当しても同じ品質で業務が回る」という標準化が実現できたことは、長期的な視点で見ても非常に大きな成果だと感じています。
―――導入プロジェクトを振り返っての評価と、今後の展望をお聞かせください。
導入時の負荷が高かった点を考慮し、現時点での評価は10点満点中「7点」です。しかし、長期的な運用・保守の観点では非常に強力な基盤ができたと考えています。 今後は、一次導入で見送った退職金計算などの領域も順次システム化を進めていく予定です。また、メーカー側には、操作画面から直接担当者に質問が送れるような、より直感的なサポート機能を期待しています。システムを使いこなし、さらなる業務効率化を目指していきたいです。
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