勤労の獅子
導入事例 Kさん
- 男性 40代後半
- 小売/流通/商社系
- 従業員数 31〜50人
- 人事総務
- 係長・主任クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：Excel管理による入力ミスと差し戻しが、給与計算業務を圧迫していた
―――まずは、以前の勤怠管理の状況と、当時抱えていた課題について教えてください。
以前はすべてExcelで勤怠管理を行っていました。しかし、手入力のため計算間違いや入力ミスが非常に多く、その都度、本人に差し戻して修正を依頼する手間が発生していました。
特に目立ったのは、残業時間の計算ミスや、有給休暇が反映されていないといったケースです。1件の修正でも、本人への確認、修正対応、上長による再承認というプロセスが必要です。相手のスケジュール次第では、半日以上かかることもありました。
―――そうした差し戻し作業は、給与計算などの後続業務にも影響していたのでしょうか。
おっしゃる通りです。勤怠が正しく締まらないと、給与計算に進めません。勤怠の確認作業でつまずくと、本来の給与計算業務になかなか進めませんでした。これが、人事総務としての大きな悩みでした。
コストとサポート体制を軸に選定。専属担当者がつく安心感が決め手
―――システム導入を検討し始めたきっかけと、選定のポイントを教えてください。
展示会で勤怠管理システムの話を聞いたことがきっかけです。先ほど申し上げたように、手戻りがなくなることに非常に魅力を感じ、導入に向けて動き出しました。
選定にあたって重視したのは、コストとサポート体制です。Excel管理からの移行ですので、新たに発生する月額費用はできるだけ抑えたいと考えていました。最終的に2社で比較検討し、より費用を抑えられる勤労の獅子を選びました。
―――サポート体制については、どのような点を評価されたのですか。
専属の担当者が1名ついてくれる点です。もう一社は、誰でも回答できる体制でした。一方で、私たちの業務を深く理解してもらうには、専属の担当者がついてくださるほうが安心だと判断しました。
締め作業が最短1日に短縮。人事総務の残業も月5〜15時間削減
―――導入後、日々の運用はどのように変わりましたか。
従業員はNFCカードやクラウド上の画面から打刻し、上長は電子承認を行います。月末には、人事総務がエラー項目がないかをチェックするだけのシンプルな流れになりました。
一番の変化は、紙やハンコが不要になったことです。上長が出張先からでも承認できるようになり、以前は回収に1週間ほどかかっていた作業が1〜2日で完了します。修正もシステム上で完結するようになりました。また、社員が自分で過去のデータを確認できるようになったことも大きな変化です。
―――従業員からの問い合わせ対応など、業務負荷にも変化はありましたか。
以前はあらゆる内容の問い合わせが人事総務に寄せられていましたが、今は「自分の過去のデータを確認してください」と一言添えて回答するだけで済むようになりました。社員自身で調べる習慣が定着したことで、私たちの手間は大幅に減りました。
結果として、人事総務部員の残業時間は月に5〜15時間ほど減少しました。属人化も解消され、1週間かかっていた締め作業が最短1日で終わるようになったのは、非常に大きな成果だと感じています。
操作に不安のある方にも分かりやすい独自マニュアルと伴走
―――社内への導入をスムーズに進めるために、工夫されたことはありますか。
導入直後は、半休や時間外の入力方法について質問が相次ぎました。そこで、A4用紙1枚にまとめた独自のマニュアルを作成し、全社に配布しました。
作成にあたって意識したのは、操作に不安のある社員でも、一人で理解できるように内容を分かりやすくすることです。
―――その結果、社内の反応はいかがでしたか。
効果は顕著でした。当初は操作に不安のあった社員が、半年ほどで自分で一通り操作できるようになり、習熟が進みました。
私たち人事総務も、システム化で空いた時間を、パソコンが苦手な人への個別フォローに充てることができました。できるようになるまで一緒に伴走する姿勢で声かけを続けた結果、会社全体のリテラシーが底上げされたと感じています。
優先順位を明確にし、自社の業務特性に合った選定を
―――最後に、システムの導入を検討している他社の担当者へアドバイスをお願いします。
有名なシステムだからという理由だけで選ぶのではなく、自社の業務特性において何を優先するかを明確にすることが重要です。従業員の工数を減らしたいのか、管理部門の負担を軽減したいのかなど、解決したい課題に優先順位をつけることをお勧めします。
すべてを完璧に叶えるのは難しいかもしれませんが、譲れないポイントを軸に選定を行えば、自社に合ったシステムが見つかりやすくなるでしょう。
勤労の獅子
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