SmartHR労務管理
導入事例 Kさん
- 男性 30代前半
- その他
- 従業員数 31〜50人
- 人事総務
- 部長・課長クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：膨大な紙とスキャン作業が、本来の業務を圧迫していた
―――まず、システム導入前に抱えていた具体的な課題について教えてください。
弊社は建設業界向けの人材派遣を主軸としているため、派遣社員の方々の入退社が非常に多いという特徴があります。導入前は、入社時の年金手帳やマイナンバー、雇用保険、健康診断の結果などをすべて紙で受け取っていました。
それらを1点ずつスキャンしてPDF化し、フォルダに格納し、原本は改めてファイリングして保管するという一連の作業が、煩雑でした。単純作業が続く中で、繁忙時には「この書類はスキャン済みだったか」といった抜け漏れも発生しやすくなっていました。
―――アナログな管理による弊害は、他にもありましたか？
課題は情報の検索性です。書類に不備があった際、紙だと一目で状況が把握しづらいんです。Excelのチェックリストで管理はしていましたが、システムのように「未提出者だけを抽出する」といった条件出しができません。漏れなく管理できているか、不安を感じることがありました。
実際、派遣先企業様から急ぎで書類提出を求められた際、紙の束を探してもExcelを確認しても見つからず、社員の方に再提出をお願いしてお待たせしてしまったこともあります。こうした管理作業に追われて、本来行うべき業務に支障が生じる状況に、ずっと課題を感じていました。
直感的な使いやすさが、現場と経営層を動かす決め手に
―――多くのシステムがある中で、どのように比較検討を進められたのでしょうか。
私の方で「SmartHR」「マネーフォワード」「ジョブカン」の3社を中心に比較検討を行いました。機能面では各社とも充実しており、大きな差はないと感じましたが、最終的な決め手になったのは、操作画面の使いやすさです。
画面の色使いや項目の配置を実際に操作して確認した際、私だけでなく上長も含めて「SmartHRが最も直感的で分かりやすいと感じた」と意見が一致しました。
―――社内での意思決定はスムーズに進みましたか？
はい。同業他社でもシステム導入で業務が楽になったという話を聞いており、社長や総務部長も課題意識を強く持っていたからです。私から「このサービスが現場に合いそうです」と提案し、最終的に社長が導入を決断しました。
予算の都合で上位プランの導入を見送り、機能面で妥協した部分もありましたが、まずは、紙からの脱却を最優先にプロジェクトを進めました。
入社手続きの負担が減り、社労士との連携もスムーズに
―――導入後、これまでの業務フローはどのように変わりましたか？
現在はほぼすべての書類をSmartHR上で回収しています。以前のように1人あたり1時間ほどかけていたスキャンやファイリングの作業が大幅に減りました。時給換算の観点でも、業務負担の軽減やコスト面で一定の効果があると感じています。
また、外部の社労士の方にアカウントを発行し、直接システムを確認してもらえるようになったのも大きな変化です。これまでのようにPDFをメールで送る手間がなくなり、情報の受け渡しが非常にスムーズになりました。
―――退職時の手続きについても、効率化が進んだと伺いました。
そうですね。離職票が不要なケースでは、退職日や連絡先などをSmartHRに入力してもらうことで、紙の退職願を不要とするフローに変更しました。本人の手間も減りますし、私たち管理側も、入力された内容を確認したうえで手続きを進められるようになりました。
―――従業員の皆さんへの展開で工夫された点はありますか？
入力項目が多く、苦手意識を持つ方もいたため、簡単な入力マニュアルを作成して配布しました。また、公式LINEを通じて個別に質問を受け付ける体制を整え、上長と一緒に丁寧にフォローしています。
最近では給与明細の配布や社内文書の合意形成にも活用しており、未確認の方へのリマインドもシステム上で管理できるので、総務・労務全般の業務負担が大幅に軽減されました。
費用以上の効果を実感、紙での運用には戻れない
―――今後、SmartHRをどのように活用していきたいですか？
現在は、プランの制約で銀行コードを書き出した後に手作業が発生したり、細かい権限設定ができなかったりと、一部で対応が必要な場面もあります。今後はシステムの使い方をさらに習得して、残っている手作業の確認工程も効率化していきたいです。
―――最後に、導入を検討している企業へメッセージをお願いします。
費用がかかるからと二の足を踏むこともあるかもしれませんが、導入後の効果は企業ごとに異なりますが、当社では費用に見合う効果を感じています。
特に紙媒体での管理に限界を感じているなら、空いた時間で他の重要業務に注力できるようになる価値は非常に大きいです。一度この利便性を知ると、紙での運用には戻りにくいと感じています。
SmartHR労務管理
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
