Touch On Time
導入事例 Tさん
- 男性 30代前半
- コンサルティング・専門サービス
- 従業員数 301〜500人
- 経理・財務
- 一般社員・職員
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：Excel管理と口頭申請で、毎月400分の手作業が発生
―――まず、新しい勤怠管理システムを導入する前は、どのような方法で管理していたのか教えていただけますか？
以前は、Excelを使って独自の勤怠管理フォーマットを構築し、運用していました。しかし、200人ほどの従業員が入力したデータを、一つひとつ目視で確認し、その結果を手作業で給与計算システムに入力する必要がありました。
―――200名分を手作業で入力するのは、相当な負担だったのではないでしょうか。
そうですね。1人あたりの集計に約2分はかかっていたので、全体で毎月400分（約6.7時間）ほどの工数が発生していました。また、有給休暇や残業の申請が口頭で行われていたことも大きな課題でした。
エビデンスが残りにくく、申請内容の正確性を確認する作業に追われ、給与計算の時期は他の業務に手が回らないほど、日程に余裕がありませんでした。
―――そうした状況が、システム導入を検討される直接のきっかけになったのですね。
はい。このままでは業務負荷や運用面の課題が大きいと感じ、システムの検討を始めました。手入力のミスをなくし、集計の手間を減らすことを、まず解決すべき課題としました。
給与計算ソフトとのAPI連携が選定の決め手に
―――システムを選定する際、どのような基準で比較検討を行いましたか？
マネーフォワード、freee、そして今回導入したTouch on Timeの3社を比較しました。最も重視したのは給与計算ソフトとの連携です。最も時間を要していたのが給与計算ソフトへの転記作業だったため、そこを自動化できることが必須条件でした。
―――最終的に「Touch on Time」を選んだ理由は何だったのでしょうか。
魅力に感じたのは、API連携により勤怠データをクリック操作のみで給与ソフトに取り込める点です。また、月額費用が1人あたり300円と相場通りで、初期費用がかからなかったことも導入を後押ししました。コストを抑えながら、集計の手間削減と有給申請のデジタル化という二つの課題に対応できると判断しました。
集計時間を大幅に短縮。現場のストレスも大幅に軽減
―――実際に導入してみて、運用はどのように変わりましたか？
PCの起動・シャットダウンと連動して打刻される仕組みを構築しました。従業員は、自分のPCから打刻や有給申請をすべて行えるようになっています。承認フローも「本人→上長→経理課」とデジタルで完結するよう整理しました。
―――導入によって、具体的にどのような効果を実感されていますか？
期待していた通り、給与ソフトへの手入力がなくなったことで、400分かかっていた集計工数が大幅に削減されました。
また、従業員からも「毎日Excelに入力する手間がなくなり、ストレスが減った」という声が届いています。1人あたりで見ると1日1分、月間で30分程度の短縮かもしれませんが、全社員分を合わせれば大きなインパクトです。
―――これまで手が回っていなかった業務に、時間を割けるようになったという変化はありましたか？
非常に大きな変化がありました。これまでは「とにかく計算を合わせる」ことに必死でしたが、今は余った時間を使って、有給取得状況の管理や残業の抑制など、コンプライアンスに関わる重要なチェックに時間を充てられるようになりました。
マニュアルと講習会により、200人のスムーズな移行を実現
―――全社導入にあたって、従業員の方々への教育などはどのように進められたのでしょうか。
申請方法や承認フローについて質問が出ることは予想していたので、全体説明会を開いたうえで、いつでも確認できるオンラインマニュアルを全社に配布しました。不明点がある従業員には個別に対応し、円滑に移行できるよう進めました。
―――最後に、今回のプロジェクトを振り返っての満足度を10段階評価で教えてください。
10段階評価では、現時点で10に近い評価です。取り組みたかった効率化が、想定通り実現できました。口頭ベースで曖昧になっていた管理が、データとして一元化されたことは大きな改善です。今後はそのデータを活用して、労務管理をさらに充実させていきたいと思っています。
Touch On Time
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