楽楽精算
導入事例 Yさん
- 女性 40代前半
- 医療系
- 従業員数 501〜1,000人
- 経理・財務
- 係長・主任クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：上司が外出していることが多く印鑑の押印待ちが頻発
―――「楽楽精算」を導入する前、どのような経費精算フローだったのか、具体的に教えていただけますか？
以前は、専用の精算用紙にレシートなどの領収書を直接添付していました。そのうえで、申請者本人が所属長のもとへ行って印鑑をもらい、精算用紙を経理に回して精算するという、完全な紙ベースの運用でした。さらに高額な精算については、所属長の印鑑をもらった後に、事務長の印鑑も必要になる流れでした。
―――紙と印鑑での運用において、現場や経理としてはどのような部分に不便さを感じていたのでしょうか。
何より、所属長や事務長は出張などで外出していることが多いため、なかなかすぐに印鑑をもらえない点が大きな課題でした。急ぎの精算であっても承認印がそろわず、支払い手続きに進めない状況が起きていたので、申請する社員や経理担当者も大変困っていました。
また、紙の精算用紙では紛失のリスクが常にあった点です。加えて経理側としては、「今、誰の印鑑待ちなのか」がまったく把握できませんでした。どこかの部署で長期間止まってしまうことも多く、非常に不便でした。
―――実際に、承認が滞ることでどれくらいの遅延が発生していたのですか？
例えば、金曜日に所属長が不在で土曜日が休みの場合、月曜日にようやく所属長の印鑑が押されます。
しかし、月曜日と火曜日に事務長が不在だと、事務長の印鑑をもらえるのは水曜日で、その後、経理へ回ってきて、初めて精算できる状態になります。そのため、それだけで6日ほど要するケースもありました。
金額が大きい場合には、社員の立て替え負担が長引いてしまいます。経理としても、承認で滞留していた精算用紙がまとめて回ってくることがありました。その結果、一度に大量の処理をこなさなければならず、業務が特定の日に集中していたのです。
社員からも「精算書を出したのにまだ精算してもらえない」という問い合わせが頻繁にありましたが、実際は経理に届く前の承認プロセスで滞留しているケースが多く見られました。
稟議書や回覧もWeb化できる点が決め手
―――システム導入を検討し始めたきっかけと、選定時に重視したポイントを教えてください。
テレビCMで経費精算システムを目にしたことがきっかけです。「比較的安い価格で業務を効率化できるのではないか」と考え、本格的に検討を始めました。先ほどお話しした通り、紙の運用では紛失や時間的なロスといった課題があまりにも多かったためです。
選定の際は、経費精算を簡単にできることに加えて、稟議書の申請や回覧、修理依頼、備品の購入依頼などもWeb上で完結できることを重視しました。
―――経費精算以外にも「稟議書や回覧、修理依頼」の機能を求めていたのはなぜですか？
実は経費精算と同じか、それ以上に稟議書や修理依頼の紙運用にも時間がかかっていたからです。特に稟議書は経費精算よりも承認者の人数が多いため、承認が終わるまでに1週間を要することも少なくありませんでした。
例えば、新しい職員を採用する際も紙の稟議書を回していました。最終決定者である理事長の承認がなければ、内定通知を出せません。当時は、理事長に至るまでのどこかの段階で書類が止まってしまうことが多く、その結果、承認が遅れて内定通知の送付も遅れるケースがありました。
内定を辞退されてしまうリスクがあるため、現場としては「できるだけ早く送りたいのに」と強い焦りを感じ、対応に苦慮していました。
―――最終的に、他社サービスと比較したうえで「楽楽精算」を選ばれた決定打は何だったのでしょうか。
今回は「マネーフォワード クラウド経費」と「楽楽精算」の2社を比較検討しました。最終的な決め手は、価格面でのメリットが大きいことと、操作がシンプルで職員が使いやすいと感じたことです。
特に、レシートをスキャンして貼り付けるだけで、金額や会社名などを手入力せずとも自動でデータ化される機能は「操作が簡単で、現場でも使い続けやすいのではないか」と確信しました。
本当は自動仕訳の機能も活用したかったのですが、当院でもともと使っている会計ソフトとの連携データの構築が工数が大きいと判断したため、今回は連携を見送り、割り切って導入を決めました。
500名規模の病院で承認時間が大幅に短縮
―――現在の「楽楽精算」を活用した運用フローと、利用規模について教えてください。
当院には職員が約500名在籍しています。職員ごとにアカウントを作成するのではなく、約15ある各部署に1つのアカウントを作成し、運用しています。申請者を区別するため、申請画面ではIDとは別に氏名も入力する決まりです。
ワークフローはすべてシステム上で完結します。各部署から申請が上がると、所属長、続いて事務長がシステム上で承認します。高額な案件については、さらに理事長へ回る設定です。最終承認が下りると経理に通知が届き、精算後に処理完了ボタンを押すという流れです。
―――導入したことで、具体的にどのような効果が表れていますか？
これまで1週間程度かかっていた、経費精算や稟議の承認時間が、2日程度にまで短縮されました。紙の手渡しや郵送のやり取りが一切なくなりました。さらに、承認者が外出中でも、スマートフォンやパソコンから出先で内容を確認し、承認できるようになった点も、大きな効果です。
現場の職員からも「精算が早くなって助かる」といった声が上がっています。自分の申請が、現在、誰の承認待ちなのかを、システム上でリアルタイムに確認できます。そのため、状況を問い合わせる手間もなくなりました。
レシートも電子データでそのまま保管できるので、経理側としても管理の負担が大幅に軽減されました。
―――定量的・金銭的な面でのコストパフォーマンスはいかがでしょうか。
500名規模の組織でも利用できるうえに、機能が豊富で、不明点への問い合わせ対応もしっかりしています。他社と比べて、コスト面で導入しやすいと感じました。
紙を回して印鑑をもらっていた頃に比べ、業務効率が大きく向上し、時間短縮により人件費の抑制にもつながっていると感じています。そのため、費用に見合う効果が得られていると考えています。
経理のサポートで操作の不安を解消し、今後はさらなる効率化へ
―――約500名規模で社内展開するにあたり、スムーズに定着させるための工夫はありましたか？
まず、各部署の責任者が集まる会議でシステム導入をアナウンスしたうえで、全職員がアクセスできるWeb上の共有スペースにマニュアルを掲載し、周知しました。
導入初月は「レシートの添付方法が分からない」「添付後のレシート原本は捨ててよいのか」といった質問が多かったです。
パソコンの操作に慣れている方は一度の説明で次から申請できるようになりましたが、操作に不慣れな方の中には「操作自体が難しい」と、複数回ご相談に来られる方もいました。
―――そういった操作に不慣れな職員に対しては、どのようにフォローされたのですか？
ご自身での操作が難しい方には、経理までお越しいただけますようお願いしました。そのうえで、担当者の端末で操作をご一緒し、個別にご案内しながら申請いただきました。
マニュアルを配って終わりにするのではなく、「不明点があれば、遠慮なく経理までお問い合わせください」と周知し、個別対応と資料の再配布を地道に繰り返したことで、徐々に院内全体に浸透していったと感じています。
システム導入の段階で、業務の申請フローを作成する際に不明点が出てきました。その際、「楽楽精算」のサポート担当の方が迅速に対応してくださり、大変心強く感じました。
―――最後に、今回の導入を踏まえた「楽楽精算」への総合評価を10段階で教えてください。
10段階評価では8です。2点減点した理由は、最初に妥協した「既存の会計ソフトとの自動仕訳連携」がまだ実現できていないためです。今後、このデータ連携までスムーズに行えるようになれば、満足度はさらに高まると思います。
現時点でも、機能やコスト面、サポート体制については、おおむね満足しています。
楽楽精算
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
