アポメールの例文とポイント | 件名や日程の書き方
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アポメールの例文
アポイント獲得の確率を上げてチャンスを掴むビジネスメールとはどのようなものなのか、まずは例文を紹介していきます。
取引実績のない新規顧客
取引した実績のない新規顧客にメールを送るときは、自分が何者か、どのような目的でメールを送ったのかを特に明確にしましょう。相手の企業からすれば初対面の人からいきなり連絡が来るので、信用に足るひとか、自分のメリットに沿っているかが端的にわからなければ失礼にあたります。細心の注意を払って書きましょう。
件名：弊社サービス○○ご紹介について面談のお願い＜株式会社○○・○○＞
株式会社XX
営業部XX様
初めてご連絡させていただきます、
株式会社○○・営業部の○○と申します。
ご多用中はなはだご迷惑とは存じますが、
当社のサービス○○につきまして、
ぜひともXX様とお会いしてご意見を参考にさせていただきたく、
ご連絡を差し上げた次第です。
当社の○○は貴社のXXに利用していただくのに最適なサービスとなり、
貴社のXXを最大○%削減する効果が期待できます。
つきましては、貴社をご訪問のうえ、
内容を詳しく説明申し上げたく存じます。
下記の日程でご都合のよろしい日はございますでしょうか？
＜訪問候補日時＞
・○月○日（○） XX：XX 〜 XX：XX
・○月○日（○） XX：XX 〜 XX：XX
・○月○日（○） XX：XX 〜 XX：XX
上記以外でも、XX様のご都合のよい日時を折り返しご指示いただければ幸いに存じます。
ご多忙な時期に申し訳ありませんが、
ご検討の程、何卒よろしくお願いいたします。
＝＝＝＝＝＝＝＝署名
取引実績のある既存顧客
過去に取引した実績のある顧客であれば、自分の紹介は簡単に済ませても問題ありません。ただし、どのような商品を紹介するのか、その商品がどうして顧客にとってプラスになるのかを具体的に示せなければ、返信してもらえません。商品の紹介は数値を用いることで、根拠のある文面に仕上がります。
件名：新サービス○○のご案内
株式会社XX
営業部XX様
お世話になっております。株式会社○○・営業部の○○です。
このたび、当社のサービス○○につきまして、
ぜひともXX様とお会いしてご意見を参考にさせていただきたく、ご連絡をいたしました。
当社の○○はXX様に利用していただくのに最適なサービスとなり、
貴社のXXを最大○%削減する効果が期待できます。
もしよろしければ、直接内容をご説明できればと考えております。
下記の日程でご都合のよろしい日はございますでしょうか？
＜訪問候補日時＞
・○月○日（○） XX：XX 〜 XX：XX
・○月○日（○） XX：XX 〜 XX：XX
・○月○日（○） XX：XX 〜 XX：XX
上記以外でも、XX様のご都合のよい日時を折り返しご指示いただければ幸いに存じます。
ご多忙な時期に申し訳ありませんが、
ご検討の程、何卒よろしくお願いいたします。
＝＝＝＝＝＝＝＝署名
アポイント獲得のお礼
相手からアポイントの了承と日時の指定をいただいたら、返信に対するお礼と、その日時に間違いなく訪問させていただく旨を返信する必要があります。
また、訪問の前日には確認のメールを送信、もしくは電話でのスケジュール確認を行った方がよいでしょう。相手がアポイントを思い出すきっかけにもなりますし、急なスケジュールの変更などにも対処しやすくなります。
件名：○月○日（○）のアポイントについてのご連絡
株式会社XX
営業部XX様
お世話になっております。株式会社○○・営業部の○○です。
さきほどは面接日程の調整にご協力いただき誠にありがとうございます。
指定いただきました○月○日（○） XX：XX 〜 XX：XX にて
貴社へおうかがいいたします。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
＝＝＝＝＝＝＝＝署名
日程を再調整する連絡
日程を再調整する際は、まず調整しなければならないことを謝罪したうえで話を進めましょう。初対面の相手にスケジュール調整を依頼するということは、相手をないがしろにしていると取られかねません。敬意を払ったうえで、調整をお願いすることでトラブルを避けましょう。
件名：アポイント日程の調整について
株式会社XX
営業部XX様
お世話になっております。株式会社○○・営業部の○○です。
先日はアポイントを調整いただきありがとうございました。
調整しておりました○月○日ですが、私の都合によりお伺いが難しくなってしまいました。
こちらからのお話しているにもかかわらず申し訳ございません。
つきましては、ほかの日程よりあらためて調整できればと存じます。
下記の日程でご都合のよろしい日はございますでしょうか？
＜訪問候補日時＞
・○月○日（○） XX：XX 〜 XX：XX
・○月○日（○） XX：XX 〜 XX：XX
・○月○日（○） XX：XX 〜 XX：XX
上記以外でも、XX様のご都合のよい日時を折り返しご指示いただければ幸いに存じます。
再度調整いただき大変恐縮ではございますが、
ご検討の程、何卒よろしくお願いいたします。
＝＝＝＝＝＝＝＝署名
訪問前日のリマインド
訪問の前日には確認のメールを送信、もしくは電話でのスケジュール確認を行った方がよいでしょう。相手がアポイントを思い出すきっかけにもなりますし、急なスケジュールの変更にも対処しやすくなります。
件名：明日のアポイントについてのご確認
株式会社XX
営業部XX様
お世話になっております。株式会社○○・営業部の○○です。
先日は面接日程の調整にご協力いただき誠にありがとうございます。
明日のXX：XX 〜 XX：XX、貴社へお伺いいたしますので
ご確認の程、お願い申し上げます。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
＝＝＝＝＝＝＝＝署名
訪問後のお礼
訪問させていただいた後は、帰社後すぐにお礼のメールを送信することをおすすめします。
できれば、当日の商談内容をまとめた議事録などを添付できればよいですが、準備が翌日以降になってしまう場合、お礼メールを先に送り、後日あらためて詳細をお知らせする旨を記載しておくのがよいでしょう。
その際には、次回以降の商談をスムーズにするためにも、打ち合わせ予定などを含めておくことが重要です。
件名：本日はご対応いただきありがとうございました。
株式会社XX
営業部XX様
お世話になっております。XX株式会社の○○です。
本日は大変お忙しい中、お時間を割いていただき、誠にありがとうございました。
当社の○○サービスについて、XX様にご好評いただけたことに
厚くお礼申し上げます。引き続き、貴社のお役に立てるよう
ご提案させていただければと存じます。
念のため本日のお打ち合わせ内容と議事録をお送りいたします。
ご確認のほどお願いいたします。
＜本日のお打合せ内容＞
- ～～
- ～～
ご不明な点がございましたら、何なりと私、
○○までお申し付けください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
＝＝＝＝＝＝＝＝署名
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アポメール作成のポイント
アポイント獲得成功のためには、メールに限らず、相手の立場を考慮したうえで要件を明確に伝える必要がありますが、アポメール作成時ならではのポイントもあります。
【件名】は内容が一目でわかるように
一目見て内容がわかるよう、明快な件名にする必要があります。アポ取りをしたい相手は毎日大量のメールを受取っているはずですが、件名が不明瞭なメールは不親切ですし、後回しにされて埋もれてしまうかもしれません。
件名の例
件名には、企業名やサービス名、アポイントの日時など具体的な項目を記載しましょう。
- 弊社サービス○○ご紹介について面談のお願い＜株式会社○○・○○＞
- ○月○日（○）のアポイントについてのご連絡
【本文】は的確で簡潔、かつわかりやすく
どのような方に、何のために訪問したいか、5W1H（Who、When、What、Why、Where、How）を意識して、的確で簡潔、かつわかりやすい本文となるよう心がけましょう。また、本文の最初に結論となる要点、その後に詳細と続くと相手に伝わりやすくなります。
正しい敬語を使う
直接面会する商談を依頼するアポメールでは、よりいっそう言葉遣いに気をつけ、正しい敬語を使う必要があります。たとえば、役職名はそれだけで敬称になるため、役職名の後に「様」を付けるのは正しくありません。
顧客のメリットを盛り込む
面会させていただくということは、相手の貴重な時間を自分のために割いてもらう、ということなります。したがってアポイントを獲得するために、その時間が相手にとって有意義なものになるという、顧客のメリットとなる提案を盛り込んでおく必要があります。
複数の日程を提示する
アポメールによって相手が面会に興味を示した場合、相手方の負担軽減のためにも複数のアポイント日程を提示しておく必要があります。一見、スケジュールを相手にゆだねる方が丁寧に思えますが、この場合、何度もスケジュール調整のやり取りをしなければならなくなるため、逆に相手方の負担となってしまいます。
返信の期限を切る
アポメールに対しての返信がいつまでに欲しいか、明確な期限を記載することをおすすめします。期限指定に関してはぶしつけに感じて記載しない場合が多いかもしれませんが、相手にとってもスケジュール調整がしやすいため、早い判断をしてもらえるという利点があります。
アポメールは相手の立場を考慮したマナーを
営業活動におけるアポイントの獲得に、メールが有効なことがご理解いただけたかと思います。
しかし、親しい間柄でのメールのやり取りでもわかるように、メールの内容に気を配らないと行き違いや誤解などが生じてしまう可能性も否定できません。
アポメールを送る際は、相手の立場を考慮し、敬語を含めたマナーを守ったうえで、簡潔で的確な文面を作成することが重要となります。
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