採用アウトソーシング（RPO）とは？メリットやデメリット・活用事例

採用アウトソーシング（RPO）とは

RPOとは、英語のRecruitment Process Outsourcingを略した言葉で、採用アウトソーシングの意味があり、採用代行とも呼ばれます。採用活動に関する一部、あるいはすべての業務を外部企業に代行してもらうことで、採用担当者の負担軽減・コスト削減などが期待できます。

ただし、採用アウトソーシングを利用するためには、厚生労働大臣または就業地を管轄する都道府県労働局長の許可が必要になるので、確認しておきましょう。（職業安定法第36条1項、第60条、施行規則第37条1項3号^※）

※出典：厚生労働省「採用アウトソーシング（RPO）の導入事例職業安定法 第36条第1項」（2024年3月19日閲覧）

採用のアウトソーシングが進んだ背景

日本で採用のアウトソーシング（RPO）が進んだ背景としては、次のことが考えられます。

人材採用の難易度が上がっている

RPOが進んだ理由としてまず近年日本で、人材採用の難易度上昇が挙げられるでしょう。現在日本では少子高齢化が急激に加速しているため、労働人口が減少しており、新卒採用は売り手市場で人材獲得競争が激化しています。

また近年日本も転職や中途採用が一般化し、労働市場が流動化しているのにくわえ、働き方改革により多様な働き方が選択しやすくなったことで、キャリア感やニーズが多様化しています。キャリア感やニーズが多様化すれば、自社の求める人物像と一致する人材を探すのは難しいでしょう。

以上のことから、企業側は確実に人材を確保するため採用手法の質向上が求められており、専門知識をもった外部業者への委託需要が高まっています。

採用までにかかる工数やコストの増加

RPOが進んだ背景としては、採用にかかる工数やコストの増加も挙げられます。現在日本では人材獲得競争が激化していることにくわえ、インターネットの普及でWeb媒体を通じた採用活動が増加しています。

Web媒体での採用活動は、多くの人に自社の存在を知ってもらえる一方で、1つの企業に対する応募者の数が増加しやすいのも特徴です。またWeb媒体での採用活動はチャネルの開拓や分析、応募者とのやり取り、接点を増やすためのイベント開催など、さまざまな対応が求められます。そのため従来よりも採用にかかる工数やコストも必然的に増加しやすく、これらの負担を軽減するものとしてRPOの導入が進められています。

採用アウトソーシング（RPO）でできる主な業務

採用代行では具体的に、どのような業務が委託できるのでしょうか。アウトソーシングができる主な業務としては、次のものが挙げられます。

• 採用計画を立案
• 母集団の形成
• 応募者への対応と管理
• 応募者の選考と面接対応
• 内定者へのフォロー

採用計画を立案

まず企業の事業計画や採用目標にもとづいて、採用活動の土台となる採用計画を立案します。採用スケジュールや、採用する人数、どのような人材を採用するかなどを協議のうえ決定します。

またこれに合わせてどういった採用手法を使うかや、説明会・インターンシップといった企画、企業の強み・課題の洗い出しなども委託可能です。立案した計画や必要な予算に対する経営者からの承認や、部門間の調整なども含めて任せられるため、担当者の負担を軽減できます。

母集団の形成

企業が求める人材を必要なだけ確実に確保するための、採用母集団形成もRPOに委託可能です。過去の歩留まり率から目標となる母集団を決定し、利用する求人媒体・求人広告や、人材紹介会社などを選びます。

また、選定した求人媒体・求人広告への出稿や管理、人材紹介会社への依頼・やり取り、採用ホームページの制作も委託できます。出稿や依頼、ホームページ制作にかかる予算管理も代行してくれるため、安心して依頼できるでしょう。

応募者への対応と管理

応募者からの問い合わせや、情報の登録・管理なども代行できます。応募者の対応・管理は、質問に対するやり取りや応募内容のチェック、履歴書の回収・情報登録など細々とした業務がほとんどです。しかし応募者数が多いと担当者の負担になるため、これを採用代行で軽減できます。

応募者の選考と面接対応

RPOでは、集まった応募者の選定や面接の手配・実施なども代行可能です。書類選考からWebテストの実施、面接の日程調整・実施、合否の連絡なども依頼できます。

また採用のスキルアップやノウハウ蓄積のサポートも可能です。自社用の面接マニュアル作成や、面接官のトレーニングを行うことで、求める人物像に一致した人材を探しやすくなるでしょう。

内定者へのフォロー

内定を出した人物に関しては、確実に入社してもらうためフォローを行うことも重要で、採用代行では内定者のフォローアップや入社後のケアまで含めて依頼できます。内定通知書の送付や内定者との書類のやり取り、入社説明会の実施を丁寧に対応してくれるため、担当者の手間を減らすだけでなく、内定辞退率の低下にも期待できるでしょう。

採用アウトソーシング（RPO）のメリット

採用アウトソーシングを利用することによってどのようなメリットがあるのでしょうか。RPOのメリットを2つ紹介します。

プロによる採用活動が可能

まずRPOサービスを利用することによって、経験やスキルを豊富にもつプロが採用活動することで、安定した人材確保と業務品質管理が期待できます。

人事担当者の採用活動の経験が短いために、どう対応していいかわからず、採用に失敗している企業は、採用代行がおすすめです。

採用担当者の負担が軽減できる

RPOサービスを活用すると、採用担当者の負担軽減が可能です。前述したように、採用活動の工数は増加しているため、リクルーターが採用活動のすべてを1人で担おうとすると、対応しきれないケースも多々あります。

しかし採用代行サービスを利用することによって、リクルート業務の工数を削減でき、社員にしかできない面接対応や、採用戦略の見直しなど業務に集中できるのは大きなメリットです。

採用アウトソーシング（RPO）のデメリット

採用アウトソーシングを利用するメリットは多い一方で、デメリットもあることを忘れてはいけません。RPOのデメリットを3つ解説します。

人材採用のノウハウがたまらない

人材採用は、実際に業務を行うことで経験値やノウハウが蓄積されるため、プロのノウハウを利用できる分、自社にノウハウを蓄積できないのがデメリットです。

コストがかさむ

自社だけで採用活動をすべてできれば、人事担当者の人件費だけで済みますが、RPOを利用した場合には委託費用が発生するため、余分なコストがかかります。適当に委託する企業を決めると、あまり効果が得られず費用だけがかさむため、注意が必要です。

事前にPROを導入する目的や業務を明確化し、費用対効果を確認したうえで委託する企業を検討しましょう。

採用のミスマッチを起こす可能性がある

もう1つのデメリットは、RPOサービスに採用を任せっきりにすると、採用のミスマッチを起こす可能性がある点です。採用する人材は、本人がもつ能力の高さや企業が求める人物像との一致はもちろん、企業風土になじめるか、自社特有のカルチャーや価値観にマッチできるかも重要です。

しかしRPOを依頼する企業が、企業風土や特有の価値観を理解するのは難しいでしょう。そのため採用された人材と自社で、採用のミスマッチを起こす可能性があります。

採用アウトソーシング（RPO）に向いている企業

採用アウトソーシング（RPO）に向いている企業としては、人事部に人材が足りていない企業や、スキル不足で求めている人材・人数を集められていない企業が挙げられます。では詳しく解説します。

人事部に人材が足りていない企業

現在採用チャネルの多様化で管理が十分にできていない場合や、採用人数の拡大などにより人事部に人材が足りていない企業は、RPOサービスの利用がおすすめです。人数が不足すると、応募者の対応や求人広告の出稿、面接の日程調整といったノンコア業務をこなすだけで精一杯です。

しかし本来人事部は採用戦略の策定や、採用計画の見直しといったコア業務に注力し、現状の課題解決に向けて取り組む必要があります。そのため、ノンコア業務を代行してもらうことで業務効率が向上し、人事部がコア業務に取り組みやすくなるでしょう。

求めている人材や人数が集められていない企業

母集団の形成がうまくいかない、歩留まり率が悪い、内定辞退率が高いなど、採用活動をしても求める人物や目標の採用者数を達成できない企業もRPOがおすすめです。これらの原因としては、自社の強みをうまく伝えられていないことや、求職者が求める情報を提供できていないこと、ターゲット層のずれなどが挙げられます。

一方で委託企業はデータ分析・レポートによる課題の洗い出しができ、求職者に企業の魅力を訴求するノウハウも豊富であるため、サービスを活用することで求める人材の獲得に期待できます。

採用アウトソーシング（RPO）を依頼する流れ

実際に採用アウトソーシング（RPO）を依頼する場合は、事前に自社の採用に関するデータや資料、課題をまとめてから次のような流れで行います。

• ヒアリング・打ち合わせ
• プランの提案
• 契約の締結
• 体制構築しRPOを実施
• 進捗状況をモニタリング

まず資料をもとにヒアリングを行い、課題や目標、ニーズなどのすりあわせ・共有を行います。これらの内容を踏まえて、アウトソーシング企業から採用活動に関するプランが提案されます。プランの提案までは基本的に無料であるため、複数の企業にプランを提案してもらい、内容を比較して依頼する企業を決めましょう。

企業が決定したら契約書を作成し、契約を交わします。アウトソーシング企業は採用活動を行うために体制構築しRPOを実施するため、依頼側の企業は定期的にミーティングを行って進捗状況や成果を確認し、活動の改善に努めましょう。

採用アウトソーシング（RPO）を依頼する際の注意点

実際に採用アウトソーシング（RPO）を依頼する場合は、次の点に注意が必要です。

業務分担は明確に行う

前述したようにPROは対応できる業務の範囲が広いため、あらかじめ委託する業務と自社で行う業務ははっきりとわけましょう。業務の分担を行わないと、業務の抜けや重複が発生し委託先とのトラブルに発展する危険性もあります。こういったトラブルを未然に防ぐためにも、委託する業務は委託先と協議を行い明確化してください。

委託先とのコミュニケーションは密に行う

委託先に業務を任せきりにすると、希望とは違う形で採用活動が行われ、採用のミスマッチを生む可能性があるため、コミュニケーションをしっかりと行いましょう。委託後は定期的にミーティングを行って情報共有を行い、委託先からも相談しやすい状態にしてください。

採用アウトソーシング（RPO）の導入事例

RPOの導入することによって、どのようなことが実現できるのでしょうか。実際にRPOを導入した企業の事例を紹介します。

新卒・中途採用を同時進行で実施

人事担当者が少数である場合には、新卒採用と中途採用を同時並行させることは非常に大変です。しかし大手サービス業を営むA社では、即戦力になる中途採用と、フレッシュな風を吹かしてくれる新卒社員のどちらも必要でした。

そこでRPOを導入したところ、人事部がコア業務に専念できるようになったうえ、新卒・中途採用も同時並行で進められるようになりました。

業務フローが改善された

全国に1,800店舗をもつ小売業B社は、採用活動における業務フローがあいまいで、各店舗に安定して人材を確保できずに悩んでいました。しかしRPOを導入し、地域によってアプローチの仕方が違う部分に対応できたことで、業務フローを明確化し業務全体が改善されました。

応募者の質が向上した

製造業を営むC社は、毎年変わる就活状況についていけず、なかなか安定して人材の確保を行えないのが課題でした。しかしRPOを利用することによって、プレエントリー数を2倍に増やし、企業に対する理解が深い応募者の増加に成功。結果自社の求める人物像にあった人材を採用できるようになり、業務効率も向上しました。

RPO導入で人材採用活動の改善を

RPOを導入することで、これまで非効率だった人材採用活動を効率化できます。また自社でやるべき部分と、プロに任せてもいい部分を明確に線引きすることで、より人事担当者がコア業務に専念できるようになります。現在人事部に人材が足りていない企業や、求める人物がうまく採用できない企業は、RPOで採用活動を改善していきましょう。

次の記事では、人材採用活動の効率化を助ける「採用管理システム」について紹介しているので、こちらも参考にしてください。

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