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BOXIL SaaS AWARD 2021 スタートアップ賞受賞 - RECEPTIONIST導入事例

公開日時: 2021-03-04 11:00
記事公開時点での情報です。
「BOXIL SaaS AWARD」とは、毎年3月4日をSaaSの日(サースの日)として開催しているSaaSマーケティングプラットフォーム「BOXIL」主催のSaaSの表彰イベントです。「BOXIL SaaS AWARD 2021」でスタートアップ賞を受賞したRECEPTIONISTの活用事例を紹介します。

受賞サービス

サービス名:RECEPTIONIST
受賞企業:株式会社RECEPTIONIST
RECEPTIONISTは、内線を使わず、ビジネスチャット(Slack、Chatwork、LINE WORKS、Google Hangouts Chat、Facebook Workplace、Microsoft Teams、Oneteam、inCircle、DingTalk)や専用スマホアプリ(RECEPTIONIST_MOBILE)、SMSを使って担当者に直接通知するクラウド受付システムです。

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サービス導入企業

  • 企業名:株式会社GEEKLY
  • 業種:その他
  • 従業員規模:51〜100人
  • 所在地:東京都
  • 設立後年数:6~10年

導入前の課題

人材紹介会社という特性上、求職者の面談のための来社が多い。かつ同時間に来客が集中することで受付業務が負担になっていた。総務がシフト制で来客対応しており、1日のうち約2時間ずつは来客の業務に費やしていた。

  • 集中が切れる
  • 取次に時間がかかる
  • 受付から担当者を探すことが手間
  • 受付に付随する業務(会議室予定の管理、受付担当用の管理票の作成、会議室の片付け・面談資料のセッティング)の負担が大きい

という課題があった。

取り次ぎだけでなく、求職者の面談の準備や面談の延長による会議室の調整も総務が担い、本来の業務を圧迫していた。

導入経緯

業務効率化とコスト削減の両面に期待して移転と同時に導入を決意。

  • シンプルで使いやすいこと
  • Google Chatと連携できる
  • iPadだけあればスムーズに導入でき、コストもかからない

ことが決め手になった。

導入による効果

課題に対しての効果

総務チームが1日で受付に費やしていた時間は受付対応、付随した業務も全て含めて全員で約11時間。さらに、執務エリア内での取次を1件1分として換算したら約1時間。その12時間/日が30分/日 まで減少し、他の業務に充てることができるようになったことで、業務パフォーマンスが上がった。受付を無人化することで人員を配置する必要がなくなり、人員コストの削減につながった。

社内コミュニケーションに関する効果

導入により来客通知がビジネスチャットになったため、Google Chatが全社に浸透した(社内のメインコミュニケーションツールとして統一できた)。総務が担っていた付随業務を担当者自身で対応することで、会議室のリソースを有効に使う時間意識が高まった。

また、個人の管理になると受付を通さずにチーム内でのやりとりに変わるため、会議室の使用時間が延びたり、会議室が片付いていなかったりすると次の使用者が困るということが実感でき、社員同士で会議室の調整などを行う文化ができた。

効果をもたらした機能

  • ビジネスチャットを通じた担当者への直接来客通知
  • ボタンのカスタマイズ機能
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