無料で使えるおすすめのマニュアル作成ツール4選！ツールの特徴と選ぶ際のポイント

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マニュアル作成ツールとは

マニュアル作成ツールとは、業務や操作の手順を文書や動画などで作成し、管理するシステムです。テンプレートの編集機能や検索機能がついており、マニュアルの作成や管理、共有などの効率化にも役立ちます。

無料のマニュアル作成ツールを選ぶときのポイント

無料のマニュアル作成ツールを選定する際は、ポイントがあります。主なポイントは、次のとおりです。

• 出力形式や共有方法を確認する
• マニュアルの作成や管理が簡単か確認する
• マニュアルの利用状況を測定できるか確認する

出力形式や共有方法を確認する

マニュアル作成ツールは、出力形式や共有方法で異なります。出力形式や共有方法は、マニュアルの更新や管理に影響するため、事前確認が重要です。

【出力形式】

【共有方法】

特定のフォーマットで管理しながらメールのやり取りを行う場合は、文書形式と直接共有の組み合わせが向いています。一方、オンライン上で出力や共有する場合は、Webページ形式とWeb共有の組み合わせが役立ちます。

マニュアルの作成や管理が簡単か確認する

マニュアル作成や管理のしやすさもポイントです。テンプレートや編集機能、画像や動画の挿入機能など、マニュアル作成を効率化する機能が備わっているものもあります。

ほかに、マニュアルの更新や修正、共有や配布、閲覧や分析なども重要です。マニュアルの作成や管理が簡単にできるツールを選ぶことで、作業を効率化できます。

マニュアルの利用状況を測定できるか確認する

マニュアルの利用状況を測定できるかも見ましょう。作成後にマニュアルがどのように利用されているのか把握できれば、改善や改定に役立ちます。

ツールの中には、マニュアルの閲覧回数や閲覧時間の確認、第三者がコメントできる機能もあります。マニュアルの品質向上におすすめです。

無料で使えるおすすめのマニュアル作成ツール4選

無料で使えるおすすめのマニュアル作成ツールを紹介します。無料の範囲でできることや機能制限なども解説しているため、参考にしてみてください。

Dojoウェブマニュアル ‐ 株式会社テンダ

無料で利用できる機能と制限

Dojoウェブマニュアルは、プラットフォームでマニュアルを作成・公開できるツールです。テキストや画像、動画などをドラッグ＆ドロップで簡単に配置し、見やすくわかりやすいマニュアルを作成できるところが魅力です。

なお、無料版の「Dojoウェブマニュアルフリー」を使うと3か月間利用できます。しかし、無料プランでは次の機能に制限がかかります。

Stock ‐ 株式会社Stock

無料で利用できる機能と制限

Stockは、テキストや画像を使って簡単にマニュアルを作成できるツールです。スマホやタブレットから写真やファイルをアップロードできます。チャットツールとは違い情報が流れていかないため、すぐに見たいファイルを探したい方におすすめです。

Kibela ‐ 株式会社ビットジャーニー

無料で利用できる機能と制限

Kibelaは、チームでナレッジを共有、活用できるマニュアル作成ツールです。Markdown記法でテキストや画像、動画などを埋め込められ、検索機能ではナレッジを整理、管理できます。

また、頻繁に使う情報はテンプレート化できるため、業務効率を高めたい方におすすめです。しかし、無料プランでは次の機能に制限がかかります。

Fullstar ‐ クラウドサーカス

無料で利用できる機能と制限

Fullstarは、カスタマーサクセスを支援するマニュアル作成ツールです。Webサイトやアプリの操作画面にマニュアルを埋め込むことで、ユーザーへ直感的に操作方法を案内できます。

アクセス解析やフィードバック収集機能もあるため、マニュアルの効果測定や改善におすすめです。なお、無料プランでは次の機能に制限がかかります。

無料と有料のマニュアル作成をコストパフォーマンスまで考慮して比較しませんか？無料では物足りないと感じた方こそ、有料も複数チェックして本当に適しているのを選択するのが本質的ではないでしょうか。
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自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして検討しましょう。

マニュアル作成ツールを使うメリット

マニュアル作成ツールを使うメリットは、次のとおりです。

• わかりやすく高品質なマニュアルをつくれる
• 社内での情報共有がスピーディーに
• 作成から運用までの手間を大幅に削減

わかりやすく高品質なマニュアルをつくれる

マニュアル作成ツールを使うと、見やすいマニュアルを簡単に作成できます。テンプレート機能を活用すれば、レイアウトやフォーマットを統一でき、読む方が理解しやすい内容に仕上がります。

ツールによっては、画像や動画挿入機能もあるため、視覚で理解度を向上させたい企業におすすめです。

社内での情報共有がスピーディーに

社内の情報共有がスピーディーになる点もメリットです。クラウド対応型ツールの場合、インターネット環境があればマニュアルにアクセスできるため、外出の機会が多い方に向いています。

また複数人で同時に編集できるツールの場合は、更新作業や編集もリアルタイムで進められます。

作成から運用までの手間を大幅に削減

作成、更新、共有までを一元管理できるツールもあるため、業務効率の改善にもおすすめです。たとえば、テンプレートを活用すればゼロから作成しなくて済むため、作業時間を減らせます。更新作業が簡単なツールを使うと、メンテナンスも短時間で終わります。

無料と有料の違いは？よくある機能制限と注意点

無料のマニュアル作成ツールで、よくある機能の制限をまとめました。

機能や容量に制限がある

無料のマニュアル作成ツールは、機能や容量に制限がかかりやすいです。マニュアルの作成数やページ数、画像や動画の挿入数などに上限が設けられている場合が多くあります。

ほかにも「編集、共有、配布」機能も有料版に比べて限定されることが多いため、求めている機能が無料版で対応できるかの確認が大切です。

セキュリティ対策に制限がある

セキュリティ対策が、ぜい弱なこともあります。マニュアルに含まれるデータの暗号化やアクセス制限、バックアップなどのセキュリティ対策機能が不十分な可能性が高くなります。

マニュアルに機密情報や個人情報などを含める場合は、無料版ではなくセキュリティ面が整っている有料版の利用がおすすめです。

サポート体制に制限がある

サポート体制に制限があることもデメリットです。無料版の場合、マニュアル作成ツールの導入や運用に関するサポート、トレーニングが受けられない場合があります。

無料版を使う場合は、サービス提供元のサポート体制や利用規約をチェックして、サポート不要で使えるかの確認が大事です。

有料ツールを検討するべきケース

現在の状況や求める機能によっては、無料ツールでは対応できないケースもあります。有料ツールを検討した方が良いケースをまとめているため、参考にしてみてください。

マニュアルの便利機能を積極的に活用したい場合

無料のマニュアル作成ツールは、使える容量や機能に制限がある場合がほとんどです。テンプレートの種類や「編集、共有、配布」方法も、有料版と比べて制限が多くなる傾向にあります。

マニュアルの作成数が多かったり、画像や動画を積極的に活用したりする場合は、有料プランの導入をおすすめします。

マニュアルのセキュリティを重視したい場合

有料版では、マニュアルのデータの暗号化やバックアップ、アクセス制限などのセキュリティ対策が行われていることが多いでしょう。マニュアルには、機密性の高い情報や個人情報が含まれる場合があります。

セキュリティを強化したい場合は、有料サービスへの切り替えがおすすめです。

サービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。各サービスで機能や費用対効果は異なります。失敗しないためにも、気になるサービスの資料をダウンロードして、比較することをおすすめします。