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マニュアル作成ツールとは
マニュアル作成ツールとは、業務や操作の手順を文書や動画などで作成し、管理するシステムです。テンプレートの編集機能や検索機能がついており、マニュアルの作成や管理、共有などの効率化にも役立ちます。
無料のマニュアル作成ツールを選ぶときのポイント
無料のマニュアル作成ツールを選定する際は、いくつかのポイントがあります。主なポイントは、次のとおりです。
- 出力形式や共有方法を確認する
- マニュアルの作成や管理が簡単か確認する
- マニュアルの利用状況を測定できるか確認する
出力形式や共有方法を確認する
マニュアル作成ツールは、出力形式や共有方法で異なります。出力形式や共有方法は、マニュアルの更新や管理に影響するため、事前確認が重要です。
【出力形式】
| 文書形式 | Word、Excel、PDF |
|---|---|
| Webページ形式 | HTML |
【共有方法】
| 直接共有 | メール |
|---|---|
| Web共有 | クラウドストレージ、専用のポータルサイト |
特定のフォーマットで管理しながらメールのやり取りを行う場合は、文書形式と直接共有の組み合わせが向いています。一方、オンライン上で出力や共有する場合は、Webページ形式とWeb共有の組み合わせが役立ちます。
マニュアルの作成や管理が簡単か確認する
マニュアルの作成や管理のしやすさも重要なポイントです。テンプレートや編集機能、画像や動画の挿入機能など、マニュアル作成を効率化する機能が備わっているものもあります。
ほかに、マニュアルの更新や修正、共有や配布、閲覧や分析なども重要です。マニュアルの作成や管理が簡単にできるツールを選ぶことで、作業を効率化できます。
マニュアルの利用状況を測定できるか確認する
マニュアルの利用状況を測定できるかどうかも確認しましょう。作成後にマニュアルがどのように利用されているのか把握できれば、改善や改定に役立ちます。
ツールの中には、マニュアルの閲覧回数や閲覧時間の確認、第三者がコメントできる機能もあります。マニュアルの品質向上に役立ちます。
【0円で使える】おすすめのマニュアル作成ツール4選
無料で使えるおすすめのマニュアル作成ツールを紹介します。無料の範囲でできることや機能制限なども解説しているため、参考にしてみてください。
無料で使える受発注管理システムの比較表
| サービス名 | Dojoウェブマニュアル | Stock | Kibela | Fullstar |
|---|---|---|---|---|
| ユーザー数 | 1〜5名 | 無制限 | 5名まで | 1人まで |
| 無料プランの制限 | 利用期間3か月間、ストレージ100MB | ストレージ容量1GB | ストレージ1GB/人、作成可能グループ数4つまで | ガイド・ツールチップ作成各1つ、1プロダクト、Slack連携不可 |
| 主な機能・特徴 | 直感的なドラッグ＆ドロップ操作で画像や動画を配置可能。 | 情報をストックし、必要なファイルをすぐに見つけられる。スマホ・タブレット対応。 | Markdown記法に対応し、頻繁に使う情報をテンプレート化できる。 | Webサイトやアプリにマニュアルを埋め込み、アクセス解析や改善が可能。） |
Dojoウェブマニュアル ‐ 株式会社テンダ
無料で利用できる機能と制限
Dojoウェブマニュアルは、プラットフォームでマニュアルを作成・公開できるツールです。テキストや画像、動画などをドラッグ＆ドロップで配置でき、見やすくわかりやすいマニュアルを作成できる点が特長です。
なお、無料プラン（フリー版）を使うと3か月間利用できます。しかし、無料プランでは次の機能に制限がかかります。
| 機能 | 制限 |
|---|---|
| ユーザー数 | 1〜5名 |
| ストレージ容量 | 100MB |
Stock
無料で利用できる機能と制限
Stockは、テキストや画像を使って簡単にマニュアルを作成できるツールです。スマートフォンやタブレットから写真やファイルをアップロードできます。チャットツールとは違い情報が流れていかないため、必要なファイルをすぐに見つけたい方におすすめです。
| 機能 | 制限 |
|---|---|
| ユーザー数 | 無制限 |
| ストレージ容量 | 1GB |
Kibela
無料で利用できる機能と制限
Kibelaは、チームでナレッジを共有、活用できるマニュアル作成ツールです。Markdown記法でテキストや画像、動画などを動画などを埋め込め、検索機能ではナレッジを整理、管理できます。
また、頻繁に使う情報はテンプレート化できるため、業務効率を高めたい方におすすめです。しかし、無料プランでは次の機能に制限がかかります。
| 機能 | 制限 |
|---|---|
| ユーザー数 | 5名まで |
| ストレージ容量 | 1GB / 人 |
| グループ作成数 | 4グループまで |
Fullstar
無料で利用できる機能と制限
Fullstarは、カスタマーサクセスを支援するマニュアル作成ツールです。Webサイトやアプリの操作画面にマニュアルを埋め込むことで、ユーザーへ直感的に操作方法を案内できます。
アクセス解析やフィードバック収集機能もあるため、マニュアルの効果測定や改善におすすめです。なお、無料プランでは次の機能に制限がかかります。
| 機能 | 制限 |
|---|---|
| ガイド作成 | 1つ |
| ツールチップ(詳細ボタン)作成 | 1つ |
| 適用可能プロダクト数 | 1つ |
| 専属カスタマーサクセス | 利用できません |
| ユーザーログイン状況管理 | 利用できません |
| Slack連携 | 利用できません |
無料と有料のマニュアル作成ツールをコストパフォーマンスも含めて比較しませんか？無料では物足りないと感じた方こそ、有料も複数チェックして本当に適しているのを選択するのが本質的ではないでしょうか。
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フリーソフトやOSS（オープンソース）のマニュアル作成ツールを避けるべき理由
無料でマニュアル作成・共有を効率化しようとする場合、大きく分けて次の3つの手法が検討されます。
一見、使い慣れたツールやコスト0円の選択肢は魅力的に見えますが、「現場での使いやすさ」と「更新の継続性」を重視するなら、専用のクラウド型マニュアル作成システム（無料プラン含む）の導入が最短ルートです。
| 無料の方法 | クラウドシステム （今回のおすすめ） | 汎用ファイル運用（Word・Excel・PowerPoint） | OSS・フリーソフト型 |
|---|---|---|---|
| コスト | 0円（※無料プランの範囲内） | 0円 | 0円（※サーバー代・保守工数は別途） |
| IT専門知識 | 不要 | 不要 | 必須（構築・保守・アップデート） |
| 作成の負担 | 極めて低い（スマホ撮影・テンプレ入力） | 高い （レイアウト調整に時間がかかる） | 中〜高 （記述ルール等の習得が必要） |
| 検索・閲覧性 | ◎（全文検索・スマホ最適化） | ×（ファイルを探す手間・スマホ不可） | ◯（検索機能はあるが、階層管理が煩雑） |
| 更新のしやすさ | ◎（ブラウザ上で即修正・即反映） | △（上書き・再配布の手間が発生） | ◯（エンジニアなら容易だが、現場には不向き） |
| サポート | ◯（ヘルプ・窓口あり） | ×（社内で自力対応） | ×（コミュニティ・英語情報頼み） |
エンジニア文化がある企業では、OSS（オープンソース）のWikiツールが選ばれがちですが、非IT部門のスタッフにとってマークダウン記法やサーバー管理はハードルが高く、結果として、一部の詳しい人しか更新できない「情報のブラックボックス」が生まれてしまいます。
また、使い慣れたWordやExcelを活用する場合も、それらはマニュアル専用ではありません。 画像1枚の配置を整えるのに数分を費やしたり、ファイル名に「最新」「修正版」が入り乱れたりすることで、現場はどれを信じて良いか分からなくなり、最終的に誰も読まないマニュアルへと形骸化する懸念があります。
一方で、専用のクラウドツールは、スマートフォンで撮影した写真をそのまま手順書に組み込めたり、ステップに沿って入力するだけでレイアウトが自動で整えられたりと、「作る側の心理的ハードル」を徹底的に下げてくれます。 セキュリティや保守もベンダーに一任できるため、IT担当者がいない企業でも、導入したその日から現場主導でノウハウの蓄積を開始できます。
マニュアル作成ツールを使うメリット
マニュアル作成ツールを使うメリットは、次のとおりです。
- わかりやすく高品質なマニュアルを作成できる
- 社内での情報共有がスピーディーになる
- 作成から運用までの手間を大幅に削減できる
わかりやすく高品質なマニュアルを作成できる
マニュアル作成ツールを使うと、見やすいマニュアルを簡単に作成できます。テンプレート機能を活用すれば、レイアウトやフォーマットを統一でき、読む方が理解しやすい内容に仕上がります。
ツールによっては画像や動画の挿入機能も備えているため、視覚的に理解度を高めたい企業に適しています。
社内での情報共有がスピーディーになる
社内の情報共有がスピーディーになる点もメリットです。クラウド対応型ツールの場合、インターネット環境があればマニュアルにアクセスできるため、外出の機会が多い方に向いています。
また複数人で同時に編集できるツールであれば、更新作業や編集もリアルタイムで進められます。
作成から運用までの手間を大幅に削減できる
作成、更新、共有までを一元管理できるツールもあるため、業務効率の向上にもつながります。たとえば、テンプレートを活用すればゼロから作成しなくて済むため、作業時間を減らせます。更新作業が簡単なツールを使うと、メンテナンスも短時間で終わります。
無料と有料の違いは？よくある機能制限と注意点
無料のマニュアル作成ツールでよく見られる機能の制限をまとめました。
機能や容量に制限がある
無料のマニュアル作成ツールは、機能や容量に制限がかかりやすいです。マニュアルの作成数やページ数、画像や動画の挿入数などに上限が設けられている場合が多くあります。
また、「編集・共有・配布」機能が有料版に比べて限定されていることが多いため、求めている機能に無料版で対応できるかどうか確認することが大切です。
セキュリティ対策に制限がある
無料のマニュアル作成ツールでは、セキュリティ対策に制限がある場合もあります。マニュアルに含まれるデータの暗号化やアクセス制限、バックアップなどのセキュリティ対策機能が不十分な可能性が高くなります。
マニュアルに機密情報や個人情報などを含める場合は、無料版ではなくセキュリティ面が整っている有料版の利用がおすすめです。
サポート体制に制限がある
サポート体制に制限があることもデメリットです。無料版の場合、マニュアル作成ツールの導入や運用に関するサポート、トレーニングが受けられない場合があります。
無料版を使う場合は、サービス提供元のサポート体制や利用規約をチェックして、サポートなしで運用できるかを確認することが重要です。
有料プランへの移行目安
現在の状況や求める機能によっては、無料ツールでは対応できないケースもあります。有料ツールを検討した方が良いケースを整理しましたので、参考にしてみてください。
マニュアルの便利機能を積極的に活用したい場合
無料のマニュアル作成ツールは、使える容量や機能に制限がある場合がほとんどです。テンプレートの種類や「編集、共有、配布」方法も、有料版と比べて制限が多くなる傾向にあります。
マニュアルの作成数が多かったり、画像や動画を積極的に活用したりする場合は、有料プランの導入をおすすめします。
マニュアルのセキュリティを重視したい場合
有料版では、マニュアルのデータの暗号化やバックアップ、アクセス制限などのセキュリティ対策が行われていることが多いでしょう。マニュアルには、機密性の高い情報や個人情報が含まれる場合があります。
セキュリティを強化したい場合は、有料サービスへの切り替えがおすすめです。
無料プランや無料トライアルでシステムを比較しましょう
自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。各サービスで機能や費用対効果は異なります。失敗しないためにも、気になるサービスの資料をダウンロードして、比較することをおすすめします。
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