ナレッジマネジメントツールとは？機能や導入メリット・選び方を解説

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ナレッジマネジメントツールとは

ナレッジマネジメントツールとは、組織内の知識や情報を収集・整理・共有・活用するためのツールのことです。

知識や情報をデジタル化して、データベースやクラウドなどに保存・管理することで、必要なときに検索・閲覧・編集・共有・利用できます。

ナレッジマネジメントツールが必要とされる背景

業務環境の変化や人材の流動化が進むなか、企業内の情報共有やナレッジ管理の重要性が高まっています。ナレッジマネジメントツールの必要性が高まっている背景について整理してみましょう。

業務の複雑化による社内ノウハウの分散

近年、業務内容が多様化・高度化し、部署ごとに独自のノウハウが蓄積されやすくなりました。その結果、情報が社内に点在しやすくなり、組織全体での共有が難しくなる傾向があります。

ナレッジマネジメントツールがない状態では、必要な情報を探すのに時間がかかり、非効率な業務が生まれがちです。特定の人しか知らない手順や知見が、業務の属人化を招く原因にもなります。

ツールを導入することで、ノウハウを一元管理し、誰でもすぐにアクセスできる環境を整えられます。情報の検索性が高まり、業務効率の向上やミスの削減も可能です。

転職・退職スパンの短縮

終身雇用が当たり前でなくなり、人材の入れ替わりが激しくなっています。結果として、従業員が持つ知識やノウハウが組織に残りづらくなりました。

ツールが導入されていないと、退職時に重要な情報が引き継がれないまま失われることがあります。また、新入社員や異動者に対する教育にも、多くの時間と手間がかかるでしょう。

ナレッジマネジメントツールを使えば、業務手順や過去の事例などを蓄積・共有できます。必要な情報を誰でも自律的に学べる環境が整い、教育コストの削減にも効果があります。

働き方の多様化による社内コミュニケーションの減少

テレワークやフレックス制度の普及により、働く場所や時間が多様化しています。代わりに、社員同士の偶発的な情報共有や雑談によるナレッジ伝達の機会は減少しました。

ナレッジが人づてに伝わる環境が薄れると、ちょっとした疑問を相談しにくくなります。これでは、似たような質問が繰り返されたり、対応にかかる時間が増えたりするでしょう。

ナレッジマネジメントツールを導入すれば、よくある質問や対応事例を蓄積して全社員が閲覧できます。リモート環境でもスムーズな情報共有が可能となり、組織全体の業務効率を高められます。

ナレッジマネジメントツールの主な機能

ナレッジマネジメントツールには、組織内の知識や情報を共有するためのさまざまな機能があります。代表的な機能をいくつか紹介します。

ヘルプデスク

組織内の問題や課題に対して、知識や情報を提供する機能です。ヘルプデスクを利用することで、従業員は自分で解決できない問題や課題に対して、適切な知識や情報を得られます。

また、従業員が自分で質問や問題を登録したり、他の従業員や専門家に回答や解決策を求めたりできます。

過去の質問や解決策を検索、参照できるため業務効率が向上します。

ファイル共有

社内で扱う文書や画像などのファイルを共有する機能です。ナレッジマネジメントツールのファイル共有では、従業員が自分でファイルをアップロードしたり、他の従業員とファイルを共有したりできます。

また、ファイルの検索や閲覧やダウンロードや編集、コメント記載などができるほか、ファイルのバージョン管理や権限管理などの管理も可能です。

検索

ナレッジマネジメントツールでは検索機能がありキーワードや条件を入力することで、必要な情報をすぐに見つけられます。また、検索結果は、関連度や人気度や新着度などの順序で表示されたり、カテゴリーやタグや日付などのフィルターで絞り込んだりも可能です。

マイニング

マイニングとは、組織内の知識や情報を分析する機能です。マイニングを利用することで知識や情報に隠れたパターンや傾向を発見できます。

分析の目的や方法を設定したり、他の従業員や専門家に分析を依頼したりもできます。分析結果は、グラフやチャートやダッシュボードなどの形式で可視化できます。

分析結果には、知識やノウハウの傾向やパターン、問題点や改善点などの洞察を含めたり、アクションプランや改善への提案が付随できたりと、今後の業務をサポートします。

eラーニング

ナレッジマネジメントツールを利用したeラーニング機能もあります。

テキストや画像、動画や音声などメディア視聴のほか、クイズやテスト形式での学習も可能です。さらに、学習の進捗や成果は、ポイントやバッジやランキングなどの形で表示されたり、証明書や資格などの形で認定されたりします。

ブログ

ナレッジマネジメントツールのブログ機能を使って、ナレッジを手軽に投稿したり記事を作成したりすることで、社内のコミュニケーション活性化にもつながります。

公開した記事には、いいねやコメントやシェアなどの反応が付けられたり、アクセス数や読了率などの分析が行われたりできるため、どのような記事に興味関心があるかが分析できます。

ナレッジマネジメントツールのタイプ

ナレッジマネジメントツールには、大きく分けて4つのタイプがあります。それぞれの特徴について解説します。

ヘルプデスク型

ヘルプデスク型とは、組織内の問題や課題に対して、知識や情報を提供することを主な目的とするタイプです。

ヘルプデスク型のナレッジマネジメントツールを導入することで、問題や課題の解決を効率化し、顧客満足度やサービス品質を向上を図りたい場合におすすめです。

ナレッジ共有により社内問い合わせを減らせるため、業務に関する知識やノウハウが多く、頻繁に変化する場合にも有効です。

ベストプラクティス共有型

組織内の優れた知識や情報を共有することを主な目的とするタイプです。

業務の成果や成功事例、ノウハウやテクニックなどを記録し、検索や参照ができることで、業務の品質や効果の向上、従業員のスキル向上につながります

業務に関する知識やノウハウが少ない場合や、あまり変化しない場合におすすめです。

業務プロセス型

業務の流れや手順を管理することを主な目的としたタイプです。業務プロセス型のナレッジマネジメントツールは、業務の開始から終了までの流れや手順、関係者や役割、必要な知識や情報などを管理し、検索や参照できることが特徴です。

業務の効率や一貫性を向上させ、従業員の負担やミスを減らしたい場合や、業務マニュアルを作成したい場合におすすめです。

経営資産・戦略策定型

蓄積された知識やノウハウを分析し、経営に活かせるタイプのナレッジマネジメントツールです。

データを可視化することで、傾向や問題点、改善点などを把握できます。また、経営資産や戦略の策定における評価もできます。

ナレッジマネジメントツールの導入メリット

ナレッジマネジメントツールを導入することで、次のようなメリットが得られます。

• 業務効率・生産性の向上
• 属人化の防止
• 従業員の連携強化

業務効率・生産性の向上

ナレッジマネジメントツールを導入することで、組織内の知識や情報を検索しやすくなります。必要な知識や情報を素早く入手でき、業務のスピードや品質の向上につながります。

また、常に最新の状態で組織内の知識や情報を共有できるため、ミスやトラブルを防げます。さらに、ナレッジマネジメントツールには、業務の進捗や状況の管理、報告やフィードバックができる機能もあり、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。

属人化の防止

組織内の知識や情報を広く共有できるため、これまで個人や部署に依存していた知識や情報を他の部署にも伝えられるようになります。個人や部署が持っている知識や情報を、社内全体に共有することによって、属人化を防ぎ、組織の知的資産を増やせます。

また、従業員の入れ替わりや退職によって、社内の知識やノウハウが失われることがなくなり、引き継ぎや状況把握もスムーズになります。

従業員の連携強化

ナレッジマネジメントツールは、組織内の知識や情報を共有するコミュニケーションのツールとしても使えます。

知識や情報を活用することで、従業員同士の協力や新しいアイデアの創出を促進できるでしょう。従業員の連携を強化し、組織のパフォーマンスを高められます。

また、スキルを可視化したり成果に対する評価をしたりする機能もあり、従業員のモチベーションやエンゲージメントの向上にもつながります。

ナレッジマネジメントツールの選び方

ナレッジマネジメントツールを選ぶときには、次のポイントを参考にして選ぶとスムーズです。

利用目的に合ったタイプを選ぶ

ナレッジマネジメントツールを選ぶときには、自社の業務に関する知識やノウハウの量や変化の度合いや利用の目的や方法などを考慮して、最適なタイプを選びましょう。

たとえば、業務に関する知識やノウハウが多く、かつ、頻繁に変化する場合には、ヘルプデスク型のナレッジマネジメントツールがおすすめです。一方、業務に関する知識やノウハウが少なく、かつ、大きな変化がある場合には、経営資産・戦略策定型のナレッジマネジメントツールがおすすめです。

使いやすさ・操作性を確認する

ナレッジマネジメントツールを選ぶときには、使いやすさや操作性も重要な要素です。ナレッジマネジメントツールが使いにくかったり、操作が煩雑だったりすると、利用意欲や満足度の低下や、せっかく導入しても定着しないことも考えられます。

従業員が使いやすい仕様であることや、操作や設定に関するマニュアルやサポートが充実しているかなども選ぶときのポイントとなります。

対応デバイスを確認する

社内にいるときだけでなく、リモート勤務時や外出先からも気軽にアクセスできると、利便性が高く業務効率も向上します。

パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでも操作やアクセスができるかも重要なポイントです。

セキュリティ対策を確認する

社内の知識やノウハウを蓄積するため、漏えいや改ざん、消失などを防ぐためにもセキュリティ対策が充実しているかを確認しておきましょう。

サービス会社が提供するセキュリティ対策の内容やレベルが、自社のセキュリティ対策の内容やレベルと一致しているかを確認することが大切です。

スモールスタートできるかどうかを確認する

ナレッジマネジメントツールを含め、新たなツールを導入する際は、スモールスタートできることも重要なポイントになります。いきなり、全社で導入するよりも導入にかかる費用や社内の混乱を抑えられるでしょう。

サービスによっては無料トライアルやデモを利用できるので、ツールの使用感を試すとよいです。また、自社の業務や経営に合ったプランや料金設定であるか、サポート面についても確認しましょう。

おすすめのナレッジマネジメントツール

次の記事では、口コミ評判で人気のナレッジマネジメントツールを多く紹介しています。ナレッジマネジメントツールを比較検討したい方は、ぜひ参考にしてください。

ナレッジマネジメントツールを導入するときの注意点

ナレッジマネジメントツールを導入するときには、次のような注意点があります。

導入への理解を得る

ナレッジマネジメントツールを導入するときには、従業員の協力や参加が必要です。ナレッジマネジメントツールは、社内の知識やノウハウを共有するためのツールですが、知識やノウハウは、従業員が持っているものです。

そのため、ナレッジマネジメントツールを導入するときには、従業員にナレッジマネジメントの意義やメリットを説明し、ナレッジマネジメントツールの使い方や運用方法を教え、ナレッジマネジメントツールの利用を促し、定着させることで効果を発揮します。

継続や改善が必要

ナレッジマネジメントツールは、社内の知識やノウハウを活用するためのツールですが、状況によって内容が変化します。

そのため、ナレッジマネジメントツールを導入するときには、ナレッジマネジメントの効果や問題点を定期的に測定し、ナレッジマネジメントの目的や方針や計画を見直し、ナレッジマネジメントツールの機能や性能を更新することが大切です。

ナレッジマネジメントツールの導入で情報共有をスムーズに

ナレッジマネジメントツールとは、社内の知識やノウハウを共有するためのツールです。ナレッジマネジメントツールを導入することで、業務効率・生産性の向上や属人化の防止や従業員の連携強化などのメリットが得られます。

ナレッジマネジメントツールを選ぶときには、利用目的に合ったタイプを選ぶことや、使いやすさ・操作性や対応デバイスやセキュリティ対策やスモールスタートできるかどうかを確認することが重要です。

目的に合うナレッジマネジメントツールを選び、業務効率の向上を目指しましょう。

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