1on1ツールとは？導入メリットや選び方の比較ポイントを解説

1on1ツールには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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1on1ツールとは

1on1ツールとは、上司と部下の定期的な1on1ミーティングを効果的に実施するために活用するツールです。1on1ミーティングは、部下の成長やモチベーションを高めるだけでなく、信頼関係の構築にもつながります。

しかし、1on1ミーティングを実施するには、日程調整や目標管理、進捗管理、面談シートの作成など、さまざまな工程や準備が必要です。

1on1ツールを導入することで、1on1の実施がスムーズになり、面談内容の向上や個々のモチベーション向上にもつながります。

1on1ミーティングとは

1on1ミーティングとは、上司と部下が定期的に実施する面談のことです。1on1ミーティングでは、部下の仕事の進捗や課題、目標やキャリアプラン、気になることや悩みなどを話し合います。
1on1ミーティングは、部下のフィードバックやコーチングの機会としても重要です。

1on1ミーティングの主な目的は、次のようにまとめられます。

• 部下の成長やモチベーションを高める
• 上司と部下の信頼関係を築く
• 部下の意見や要望を聞く
• 部下のパフォーマンスやコンディションを把握する
• 部下の目標やキャリアプランをサポートする

1on1ミーティングの課題

1on1ミーティングは、上司と部下のコミュニケーションを深めるための有効な手段です。しかし、実施までにはさまざまな工程や準備があり、思うような成果を得られていないケースがあります。

たとえば、次のようなことが課題として挙げられます。

• 日程調整が難しい
• 目標や進捗の管理が煩雑
• 面談シートの作成や共有が面倒
• 面談の内容や結果の記録や分析ができない
• 面談の質や効果の評価ができない

これらの課題を解決するためには、1on1ツールの導入がおすすめです。

1on1ツールの主な機能

1on1ツールとは、1on1ミーティングを効果的に実施するためのツールです。1on1ツールの主な機能としては次のようなものがあります。

• 日程調整
• 目標管理
• 進捗管理
• 面談シートの作成
• アンケート実施
• 実施状況の記録・分析

日程調整

1on1ツールでは、上司と部下のスケジュールを自動的に同期し、1on1ミーティングを日程調整できます。

また、リマインダーや通知機能があるところも特徴です。面談の前後にメールやメッセージでお知らせし、面談の忘れや遅刻、キャンセルなどを防ぎます。

目標管理

それぞれの目標に対する状況や進捗を管理できる機能です。目標やタスクを入力し、進捗状況や達成度を更新できます。上司は記録に対してフィードバックやアドバイスできます。

目標の明確化や進捗の可視化、フィードバックの効率化につながる点が特徴です。

進捗管理

タスクや課題を入力し、ステータスや優先度を更新できる機能です。上司は、部下のタスクや課題を確認し、サポートやディレクションを実施できます。

タスクの整理や優先順位の決定、サポートの最適化が図れます。

面談シートの作成

1on1で使用する面談シートを作成する機能です。テンプレートやカスタマイズ機能を使って、面談シートを簡単に作成できます。

面談シートは、上司と部下で共有でき、面談の準備や進行、フォローアップをスムーズに進められる点が特徴です。

アンケート実施

1on1ツールを使ってアンケートを実施する機能です。テンプレートやカスタマイズ機能を使って、アンケートを簡単に作成します。

1on1ミーティングの効果や満足度を測れ、面談評価や改善点を把握できます。

実施状況の記録・分析

1on1ミーティングの回数や時間、内容などの実施状況の記録・分析できる機能です。データを自動的に記録し、グラフやチャートで分析できます。

1on1ツールの導入メリット

1on1ツールを導入することで、次のようなメリットが挙げられます。

• 仕組み化がスムーズにできる
• 内容を可視化できる
• 進捗やコンディションを把握できる
• 人員配置を最適化できる

仕組み化がスムーズにできる

1on1ツールを導入することにより、1on1の仕組み化をスムーズに図れるところが大きなメリットです。日程の調整から、面談内容の記録、分析、進捗確認など、1on1実施における流れを仕組み化できます。

1on1ミーティングの定期的な実施は、従業員のモチベーションの向上や信頼関係構築に役立つでしょう。

内容を可視化できる

1on1ツールを導入することで、1on1の内容を可視化できます。話す内容や質問、回答、フィードバックなどを見える化することで、課題への理解や共有、実行しやすくなります。

個々の目標や課題に対する進捗や状況の確認も可能になるため、部署単位やプロジェクト単位での状況把握がしやすくなるでしょう。

進捗やコンディションの把握ができる

部下の仕事の進捗や課題、目標やキャリアプラン、気になることや悩み、モチベーションや満足度など、コンディションの把握が可能になります。

進捗やコンディションの的確に把握することで、必要なサポートやコーチング、評価を適切に実施できます。1on1ツールでは、進捗やコンディションの把握に必要な要素を入力できるほか、過去の状況も確認できるため、面談の担当者や部署が変わった場合にも安心です。

人員配置を最適化できる

1on1ツールでは、人員配置の最適化に必要な要素を把握・分析できます。そのため、能力や適正、志向や希望に合わせて最適なポジションやプロジェクトに配置するなど、人員配置の最適化にも活用できます。

従業員の満足度やモチベーションの向上にもつながるでしょう。

1on1ツールの導入デメリット

1on1ツールの導入には多くのメリットがありますが、次のようなデメリットも存在します。

• 業務量が増加する可能性がある
• 上司にスキルアップが求められる
• 形式化・形骸化のリスクがある
• 現場に合わないと運用が定着しない

業務量が増加する可能性がある

1on1の記録やスケジュール管理など、ツール運用にかかる時間が増え、多忙な管理職には負担となる場合があります。ツール上に内容を丁寧に記録しようとするほど、他の業務の時間を圧迫することにもなりかねません。

結果的に「効率化のためのツール」が、運用方法によっては非効率を招いてしまう可能性もあるでしょう。

上司にスキルアップが求められる

効果的な1on1には、傾聴力・質問力・フィードバック力などが必要であるため、ツールだけでは十分な成果が得られない場合があります。

また、上司が一方的に話したり、評価的な姿勢をとったりすると、部下は本音を話しにくくなってしまうでしょう。

そのため、ツールの導入とあわせて、1on1の目的や進め方について上司側の教育や研修を実施する必要があります。

形式化・形骸化のリスクがある

ツールの使用が目的化すると、会話の質が低下し、形式的なミーティングになる可能性があります。

「とりあえず話したことを記録する」だけでは、1on1の価値を感じられず、部下のモチベーション低下につながるでしょう。継続的に意味のある対話には、内容の質にフォーカスするマネジメント意識が求められます。

現場に合わないと運用が定着しない

導入したツールが使いにくかったり、既存の業務フローと合わなかったりすると、かえって混乱やストレスの原因になることがあります。

たとえば、入力項目が多すぎる、操作が直感的でない問題があると、現場では使われなくなることも少なくありません。現場の声を反映しながら、柔軟にツールの選定や運用方針を見直すことが重要です。

1on1ツールを選ぶときの比較ポイント

1on1ツールを選ぶときには次の比較ポイントに注意してください。

• 課題に合う機能があるか
• 直感的な操作ができるか
• スマホやタブレットでも操作できるか
• 他ツールとの連携ができるか

課題に合う機能があるか

1on1ツールを選ぶときには、課題に合う機能があるかを確認しましょう。

また、機能の数だけでなく、機能の質や使いやすさも重要です。機能が多くても、使いにくかったり、複雑な入力工程が必要だったりすると、1on1の効果が低下することもあります。

たとえば「目標設定や振り返りのテンプレート」が用意されているツールは、成長支援を重視する企業に向いています。

直感的な操作ができるか

ツールの操作が簡単で快適に使えることも大切なポイントです。直感的に操作できると、1on1の準備や実施、フォローアップがスムーズにできます。

実際に「ドラッグ＆ドロップで議事録が整理できる」「数クリックで日程調整ができる」機能があると、現場でも使いやすさを実感しやすいでしょう。ツールの導入や学習にかかる時間やコストも削減できます。

スマホやタブレットでも操作できるか

スマホやタブレットでも操作が可能であれば、場所や時間にとらわれずに1on1の準備や実施、フォローアップが可能になり、ツール利用の定着化にもつながります。

PC以外の端末でもストレスなく使えるかどうかは、現代の柔軟な働き方において非常に重要です。たとえば「モバイル対応に特化したアプリがあるツール」は、外出先でも手軽に記録や確認ができて便利です。

他ツールと連携できるか

1on1ツールを選ぶときには、他ツールとの連携ができるかを確認してください。

たとえば、メールやカレンダー、チャットやビデオ会議、タスク管理やプロジェクト管理などのツールと連携して、データのやりとりや通知の送受信がができるかなどです。

他ツールとの連携ができると、1on1の準備や実施、フォローアップが効率的に実施できます。

おすすめの1on1ツール

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次の記事では、口コミ評判で人気の1on1ツールを多く紹介しています。1on1ツールを比較検討したい方は、ぜひ参考にしてください。

1on1ツールを導入する際の注意点

1on1ツールを導入する際には、次のような注意点に気をつけてください。

セキュリティ対策を万全にする

1on1の内容やデータを外部からの不正アクセスや漏えいから守るために、セキュリティ対策を万全にすることが重要です。
1on1ツールの提供会社のセキュリティポリシーが自社の水準に合っているか、データのバックアップが可能かなどを確認してから導入しましょう。

さらに、アカウントやパスワードの管理を徹底することや、アクセス権や権限を設定することも忘れないようにしてください。

目的を明確にしておく

1on1ツールは導入しただけでは、課題解決につながりません。今一度、上司部下ともに目的を明確にして、1on1の実施効果や成果を測定しましょう。

1対1で話せる機会のため、どうしても雑談で終わってしまったり相談会になったりする懸念もあります。
1on1ツールを活用することは、仕事におけるモチベーション向上やエンゲージメントの向上であることを忘れないようにしましょう。

コーチングやマネジメント研修も必要

1on1ツールを導入しうまく活用していくためには、機能的な面だけでなく、コーチングやマネジメントのスキル向上も大切です。

話しやすい雰囲気づくりや話を引き出すことは、経験による部分もあります。しかし、それだけに頼るのではなく、定期的にコーチングやマネジメントの研修が必要です。

より充実した1on1を実施できることで、上司と部下の信頼関係やコミュニケーションの向上にもつながるでしょう。

必要に応じて定例以外の1on1の実施も検討する

1on1ツールを導入した後も、必要に応じて定例以外の実施を検討しましょう。

重要な課題における悩みや、コンディションの変化などに対応することで、迅速な対応が可能になります。定期的な1on1だけでなく、日ごろからコミュニケーションをとり、相談しやすい環境を整えることも大切です。

1on1ツールの導入で成長やモチベーションアップを図ろう

1on1ツールを導入することで、1on1の仕組み化や内容の可視化、進捗やコンディションの把握、人員配置の最適化など多くのメリットが得られます。

1on1ツールを選ぶときは、比較ポイントに着目してニーズに合うものを選びましょう。

また、1on1ツールを導入する際には、目的の共通認識を持つことや、コーチングやマネジメントの研修を受けること、日ごろからのコミュニケーションも欠かせないことなどに気をつけてください。

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