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健康診断の結果管理でよくある課題とリスク
健康診断結果に関する課題としては、次の5つが挙げられます。
- 紙、PDF、Excelが混在し、集計に膨大な工数がかかる
- 労働基準監督署への報告に工数がかかる
- 有所見者のスクリーニングに手間がかかる
- 健康診断結果の項目や単位が統一されていない
- 産業医、保健師、現場との情報共有が属人的になる
紙、PDF、Excelが混在し、集計に膨大な工数がかかる
健診機関や事業所ごとに紙やPDF、独自形式のExcelが混在すると、結果を一覧にするだけでも大きな負担になります。ファイル形式や項目名、単位を手作業でそろえる前処理に時間を取られ、数日かけても集計が終わらないこともあるでしょう。
さらに、過去分のデータが担当者のローカルPCや部署ごとのフォルダに散らばり、最新版を管理したり必要な情報を探したりするだけでひと苦労です。
紙の結果をファイル管理する手間も重なり、人事や産業保健の本来の業務に十分な時間を割けなくなります。
労働基準監督署への報告に工数がかかる
健診結果を紙で管理している場合、労働基準監督署への報告に多くの工数がかかります。
50人以上雇用がある事業者は、労働基準監督署への定期健康診断報告書を提出する義務があります。
ただし、報告書の作成には有所見者を抽出する必要があり、健康診断の検査項目ごとに手作業でカウントしなければなりません。
そのため、人数が多いほど手作業に手間や時間・労力がかかり、ミスが発生するリスクも高まり、担当者の負担が増大します。
有所見者のスクリーニングに手間がかかる
紙での管理には、有所見者のスクリーニングに手間がかかります。
健康診断結果に異常のある従業員がいる場合、企業には医師から意見を聴取する必要があります。
結果から異常がみられた場合は、医師や産業医に意見聴取し、労働時間の短縮や業務制限・休暇や休職などの措置が必要です。
また、有所見者に対して産業医や保健師による保健指導の実施、健康改善へのフォローも欠かせません。
リスクを早期に発見し対処することが必要ですが、有所見者のスクリーニングには手間がかかります。そのため、見落としや漏れが発生することも少なくありません。
健康診断結果の項目や単位が統一されていない
健康診断結果の表記は統一されていません。健康診断結果の記載方法が医療機関によって異なるため、検査項目名や数値の単位などがバラバラな状態で届き、統一しなければならないケースがあります。
健康診断結果をExcelで集計して管理する場合、数値の単位や項目名などの表記を統一するのに時間や手間がかかります。しかし、統一しないまま健診結果を管理すると、健康状況の把握や分析が困難になるでしょう。
データの経年変化や傾向を調べるためには、各種情報を統一したうえで一元管理することが必要です。
産業医、保健師、現場との情報共有が属人的になる
健診結果や再検査の状況をメール添付や紙でやり取りしていると、どれが最新版なのかわかりにくくなります。産業医や保健師、人事のあいだで認識のズレが生じ、対応状況の確認だけで無駄なコミュニケーションが増えてしまいます。
また、個人情報保護を意識するあまりアクセス権を絞り込みすぎると、必要な方が必要な情報にすぐ辿り着けません。
結果として人事担当だけに確認や共有の依頼が集中し、現場との調整に追われる構造になります。各拠点との連携がExcelや電話ベースのままだと、誰がいつ何を更新したのか履歴が残らず、フォロー漏れや二重連絡のリスクも高まり、属人的な運用から抜け出しにくくなります。
健康診断結果をデータ管理する必要性
健康診断の結果は、いまや紙のファイルに保管しておけばよい情報ではありません。労働基準監督署への報告の電子申請義務化や、厚生労働省のガイドライン整備が進み、企業にはデータを前提とした管理体制が求められています。
電子申請義務化などの制度・ガイドラインの変化
2025年1月から定期健康診断結果報告書の電子申請が義務化され、これまで紙で処理していた企業でも、データとして正しく保存・提出できる体制づくりが求められるようになりました。
産業医の押印廃止や各種帳票の電子化推進も進み、健康情報は電子データで扱うことが前提へとシフトしている状況です。こうした制度変更に対応するには、健診結果を一元的に蓄積し、いつでも取り出せる仕組みが必要です。
また、労働基準監督署への報告や社内外の監査では、必要なデータを迅速かつ正確に抽出して提出できることが重視されます。年度や部署ごとにファイルが分散した状態では、確認や集計に時間がかかり、期限内の対応が難しくなります。
※出典:厚生労働省「 令和7年1月1日より労働安全衛生関係の一部の手続の電子申請が義務化されます 」(2025年12月12日閲覧)
健康経営、人的資本経営、データヘルスの推進
健康診断結果は、人的資本開示における重要なデータと位置づけられるようになりました。有所見率や再検査受診率などの健康関連KPIを外部に示すには、日常的なデータ整備が欠かせません。
また、健康経営の施策効果を検証するには、部署別・年代別・職種別に傾向を分析し、施策前後の変化を追う必要があります。国や保険者が推進するデータヘルスの流れもあり、健診データを健康管理や疾病予防に活かすための基盤整備が急がれる状況です。
※出典:厚生労働省「 データヘルス・健康経営を推進するためのコラボヘルスガイドライン 」(2025年12月12日閲覧)
紙の健康診断結果をデータ化する4つの方法
紙の健康診断結果をデータ化するプロセスは、企業が従業員や患者の健康情報をより効果的に管理・分析するための重要なステップです。
紙の健康診断結果をデータ化する方法と、それぞれのメリット・デメリットについて紹介します。
| データ化の方法 | 管理のしやすさ | データの正確性 | 工数削減効果 | 拡張性・連携性 |
|---|---|---|---|---|
| パンチ入力・データ入力代行 | × | △ | △ | × |
| 医療機関からのデータ提供 | △ | ◯ | △ | △ |
| AI-OCR／OCR | △ | ◯ | ◯ | △ |
| 健康診断データ管理システム（健康管理システム） | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ |
パンチ入力／データ入力代行でExcel化する
大量の紙の健診結果を一気にデジタル化したい場合は、データ入力代行サービスに依頼する方法があります。社内でスタッフを確保しなくてもよいため、短期間でExcelデータを一括して整備できる手段です。
ただし、手入力であるため柔軟性は高いものの、入力ミスや表記ゆれを完全にはなくせません。
最終的なチェックや項目名・単位の統一は、社内で対応する前提になるでしょう。さらに、Excel形式のままでは分析基盤として活用しづらく、あくまで短期的な対応と考えるのが現実的です。
健康診断を実施する医療機関にデータ提供を依頼する
健康診断を実施する医療機関から直接データを提供してもらえれば、入力ミスのリスクを抑えつつ、社内での手入力にかかる手間やコストを削減できます。検査項目や数値もそのまま反映されるため、原本との突き合わせ作業も最小限で済むでしょう。
ただし、すべての医療機関がデータ形式での提供に対応しているとは限らず、紙やPDFでしか提供できないケースも少なくありません。
また、データの正確性は高くても、健診機関ごとに基準値や項目名が異なり、そのまま全社的な分析に使うことは難しいです。複数機関のデータ統合や、ほかの社内システムとの連携を前提とするなら、別途フォーマット統一の仕組みを整える必要があります。
AI-OCR／OCRを利用する
AI-OCRやOCR（光学文字認識）を使えば、紙の健診結果から文字情報を自動で読み取り、データ化の負担を大きく減らせます。
一方で、文字の印字状態や手書きの有無によって認識精度がばらつき、目視チェックや修正は欠かせません。管理のしやすさでは「完全自動化」より半自動化のイメージに近く、スキャン後のデータ整理は担当者ごとのやり方に依存しがちです。
工数削減の効果は大きいものの、データの保管場所やフォーマット統一まで含めた仕組み化を目指す場合には、別の手段との組み合わせも検討した方がよいでしょう。
健康診断データの管理システム（健康管理システム）を導入する
健康診断データの管理システムを導入すると、健診結果の取り込みからフォーマット統一、保管、抽出、分析までを一元化できます。年度や事業所ごとに分かれていたファイルもまとめて扱えるようになり、欲しい切り口で素早く情報を集計できるでしょう。
さらに、再検査の案内や受診状況の管理、産業医面談のスケジュールまでワークフローとして仕組み化できます。フォロー漏れを防ぎながら担当者の工数を大きく削減できる点もメリットです。
人事、勤怠、ストレスチェックなどと連携すれば、健康経営や人的資本開示に活かせる基盤としても機能します。
健康診断結果管理ソフト（健康管理システム）の比較表
健康診断結果管理ソフトの比較表を紹介します。
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健康診断データの管理システムでできること
健康診断データの管理システムでできることは、主に次の4つに分けられます。
- データの一元管理とフォーマット統一
- 再検査やハイリスク者フォローのワークフロー化
- 産業医、保健師、人事での共同利用と権限管理
- 既存システム（勤怠、人事、ストレスチェックなど）との連携
データの一元管理とフォーマット統一
複数の健診機関や年度ごとにバラバラなPDFやExcelデータも、健康管理システム側で自動的に統一フォーマットへ変換できます。項目名や単位、判定基準の違いを吸収したうえで一覧化できるため、前処理の負担が大きく減るでしょう。
健康診断結果や再検査状況、面談記録までを一つのプラットフォームで管理できるので、「どこに何があるか」を探す作業がなくなります。担当者が変わっても運用が途切れにくく、過去データを含めた検索・抽出も瞬時に行えます。
部署別・年度別の比較や報告書作成にかかるExcelでの手作業も、大幅に削減できるでしょう。
再検査やハイリスク者フォローのワークフロー化
健康管理システムでは、要精密検査・要再検査者を自動で抽出し、未受診、予約済み、受診済みなどのステータスで管理できます。一覧画面でフォロー状況を確認できるため、誰に対してフォローが必要か一目で把握でき、抜け漏れのない運用につながります。
本人への再検査案内やリマインドメールも、自動送信のルールを設定しておけば、個別に送信する手間がありません。
ハイリスク者に対する産業医面談や保健指導の進捗も同じ画面で管理できるため、フォロー履歴をそのまま監査対応や安全衛生委員会への報告資料として活用できます。
産業医、保健師、人事での共同利用と権限管理
産業医、保健師、人事などの役割ごとに、閲覧できる情報範囲を細かく設定できます。これにより、個人情報の取り扱いに配慮しながら、それぞれが必要な最新データだけにアクセスできる体制が整います。
紙台帳や個人フォルダに頼る運用と比べて、どの情報をどこまで共有するかを明確にしやすい設計です。
面談記録や就業判定、保健指導の内容も同じシステム上で共有すれば、メールや紙に分散していた情報が一元化されます。
さらに、更新履歴やアクセスログが自動で残ることで、誰がいつ情報を確認・修正したのかが明確になります。情報の不整合や属人化のリスクを抑え、継続的に運用しやすい仕組みを構築できるでしょう。
既存システム（勤怠、人事、ストレスチェックなど）との連携
健康診断データの管理システムは、勤怠や人事、ストレスチェックなどの既存システムと連携可能です。人事システムと連携することで、異動や入退社に伴うデータ更新を自動化できます。健診対象者リストの作成や部署別集計も常に最新の情報を前提に行えるようになります。
勤怠データの長時間労働やストレスチェック結果と紐づければ、健康リスクの高い部署や個人を早期に把握しやすくなります。産業医面談や予防施策の優先順位付けにも役立ちます。
既存の労務・人事システムとの連携により二重入力やCSVの手作業取り込みが不要になり、日常業務のミスと負担を抑えられるでしょう。
法令順守、コンプライアンス強化
健康診断結果管理ソフトは法令遵守にも役立ちます。
企業には年1回の定期健康診断の実施義務があるほか、健康診断の結果は退職者を含め5年間の保存※1が義務付けられています。また、健康診断結果は個人情報を含むため、適切な保存が必要です。法令遵守を徹底するには、専用ソフトを活用して業務を効率化することが不可欠です。
健康管理に関する法令は改正される場合がありますが、ほとんどのシステムは自動で最新の法令に対応します。また、健康診断結果管理ソフトには、ストレスチェックのデータを集計・管理する機能も搭載されています。
そのため、50人以上の事業所に義務化された年1回のストレスチェック※2についても、法令を遵守しながら健康管理を効率的に進められるでしょう。
※1参照：厚生労働省「
健康診断の実施
」（2025年12月12日閲覧）
※2参照：厚生労働省東京労働局「
ストレスチェック制度について
」（2025年12月12日閲覧）
健康診断結果をデータ管理するメリット
健康診断結果をデータで管理することは、企業にとって効率的な健康管理と従業員のウェルビーイング向上を実現する有効な手段です。健康診断結果のデータ管理によってもたらされる主なメリットは、次のとおりです。
健康診断管理業務の負担減
従来の紙ベースでの健康診断結果は、管理する際に大量の書類を整理し保管する必要があります。そのため、多くの時間とリソース、保管スペースが必要です。
健康診断結果をデータ化して管理することで、健康診断結果の検索や整理、保管が容易になります。作業効率が大幅に向上し、管理業務の負担が低減するでしょう。
従業員への素早い通知が可能
データ化された健康診断結果は、対象者の洗い出しが容易になり、従業員に対して迅速に健康指導や再検査を通知できます。
これにより、従業員は再検査や治療を早期に開始できます。
組織の健康状態が把握できる
健康診断の結果をデータ管理できれば、組織や部署、個人単位で分析できます。
たとえば、特定の疾患の発生率を組織全体と部署で比較したり、年度ごとの組織や個人の健康状態の変化を追跡したりといった対応が可能です。
このような情報は、職場環境の改善や健康教育プログラムの導入、適切な医療サービスとの連携など、具体的な健康促進策を策定するための貴重な基盤となり得ます。
コラボヘルスの推進
データを管理することで、健康管理を企業と従業員が協力して取り組む「コラボヘルス」を推進できます。
コラボヘルスに重要なのは、従業員の健康データを分析し予防や対策を練る「データヘルス」を実施することです。
健康経営やウェルビーイング経営を推進するうえでも、コラボヘルスは重要な取り組みです。健康診断結果のデータ管理は、この土台となるでしょう。
健康診断結果のデータ管理に適したシステム8選
データ化した健康診断の結果を一元管理する方法としては、健康診断結果管理ソフトの導入がおすすめです。
データ管理はもちろん、データ分析やグラフ化、従業員通知、健康リスクのアラートなど健康診断業務を効率化かつ最適化するのに役立つ機能が豊富に搭載されています。
なかには紙の健康診断結果をデータ化できる機能があるサービスや、データ化する代行オプションを提供しているサービスもあります。
健康管理システムHealthCore
- 健康診断データの共通フォーマット変換に対応
- 組織と個人のカラダ、ココロ、エンゲージメントの状態を可視化
- ストレスチェックとエンゲージメントサーベイを標準搭載
健康管理システムHealthCore は、健康管理業務を一元管理できる健康管理システムです。異なる医療機関の健康診断結果を共通のフォーマットに変換できるため、データの集計や経年比較を容易に行えます。
個別に提供される専用マイページから健康診断結果の確認や、二次健診結果の報告といった双方向コミュニケーションが可能です。
健康情報をかけ合わせられる分析機能により不調リスク者を抽出でき、オペレーションの負荷を抑え効率的にフォローできます。
すこやかサポート21
- 健診、残業時間、ストレスチェックなど健康管理データを一元化
- 紙データのデジタル化もサポート
- 健診業務や就業判定などの進捗管理に対応
すこやかサポート21 は、複数拠点の健康管理データと人事、労務データを集約し、傾向把握や組織別比較ができる健康診断結果管理ソフトです。
健診の二次検査未受診や残業時間などの条件で対象者を抽出でき、面談指導から労働時間の短縮など事後措置の実施まで管理が可能です。
健康経営支援サービス HPM
- 健康経営にまつわる情報を一元管理
- 健診データの電子化もサポート
- 従業員ごとにすべてのデータを紐づけて管理可能
健康経営支援サービス HPM
は、健康経営にまつわる情報を一元管理できる健康管理システムです。
従業員ごとにすべてのデータを紐づけて管理できるほか、労働時間のデータ連携による過重労働者の抽出、疲労蓄積度チェックも実施可能です。
従業員サーベイやストレスチェック、保健指導管理など健康診断管理以外の機能も搭載しています。別途費用がかかるものの、紙の健診データの電子化にも対応しています。
Growbase
- 就労データ、健診データ、ストレスチェックデータを一元化
- CSVやPDF、手入力など幅広いデータ入力方法に対応
- 健診結果や面談結果、問診結果などを多様な切り口でデータ集計
Growbase
は、健康診断結果やストレスチェック、面談記録など健康データを一元管理できるサービスです。
医師監修または会社独自の基準値を適用できるため、多種多様な健診データを統一の基準によって判定し事後措置を行えます。
健康診断の結果はCSVやPDF、手入力など幅広い入力方法に対応可能です。紙で管理している健康診断結果であっても、運営元にデータを送ることでシステム反映まで行ってもらえます。
mediment
- 独自のOCR技術で健診結果PDFを高速データ化
- 健康データの管理から受診推奨、産業医連携まで一元化
- 産業医とのオンライン面談、診療で感染症対策に対応
mediment
は、健康診断データを一括管理しつつ、健康診断の業務効率化をサポートするシステムです。
健康診断やストレスチェック業務を管理でき、部署や年度別、または個別に分析できます。
受診勧奨や産業医連携、健診予約代行、労働基準監督署への報告書作成などさまざまな健康診断業務をシステム内で完結可能です。さらに、紙ベースやPDFの診断結果の取り込みにも対応しています。
newbie
- 健康情報をデータ化しクラウドに集約
- 健康課題の見える化で健康経営サイクル促進
- 健康診断結果のデータ化から一元管理までトータルサポート
newbie
は、企業全体の健康状態を見える化する健康管理・ストレスチェックシステムです。
健診やストレスチェックなど、さまざまな健康情報をダッシュボードで管理・確認できるので、人事労務の業務を効率化できます。
健康診断結果を送るだけで、システムに反映してくれるため、データ化にかかる手間を削減できます。
Carely（ケアリィ）
- 紙の健康診断結果のデータ化や勤怠システムとの連携にも対応
- 連携非対応のシステムでもCSVによるデータインポートを実現
- 国際規格のセキュリティ認証「ISO27018」を取得
Carely（ケアリィ）
は、病院の予約手配から研修プログラムまで、健康管理に関わる広範囲をカバーできるサービスです。
健康診断の結果・ストレスチェックの結果・面談記録などの保管義務のある健康情報は、導入時にすべてのデータ移行をサポートします。
導入後も、システム連携やCSVインポート、郵送によるデータ化サポートにより、紙から電子データにいたるまで幅広い診断結果のシステム反映と一元管理が可能です。
Be Health
- 健診機関から集まるさまざまなフォーマットのデータを統一
- 実際の産業保健に役立つ機能を標準装備
- オプションで紙データの登録に対応
Be Health
は、使いやすさを追求し最小限の操作で作業を効率化できる健康管理システムです。
さまざまなフォーマットの健康診断結果データを取り込み・統一できます。
必要な機能に集中して開発され、実際の産業保健に役立つ機能を厳選して搭載しながら、導入時・導入後とも低価格で利用できます。
導入時のこだわりにより、サブスク型と買い切り型、各種オプションと最適なプランを選べる点も魅力です。
健康診断データを安全に・正確に管理するための注意点
健康診断データは個人情報を含むため、システム化したあとも慎重な取り扱いが欠かせません。健康診断データを安全かつ正確に管理するために、最低限押さえておきたい注意点を解説します。
個人情報保護・セキュリティ対策
健康診断結果は個人情報にあたるため、閲覧権限を最小限に抑えることが重要です。産業医や保健師、人事など、必要な方だけが必要な範囲の情報にアクセスできるよう、役割ごとの権限設定を細かく整えなければなりません。
データの保管や共有には暗号化やアクセスログの記録が必須です。紙の書類やメール添付、ローカル保存のまま運用する状態だと、紛失や誤送信などによる情報漏えいリスクが高まります。
クラウドシステムを利用する場合は、通信の暗号化方式やデータセンターの安全性、バックアップ体制などを確認しましょう。監査対応にも耐えられるセキュリティレベルかどうかを事前に見極める必要があります。
データの正確性を保つための運用ルール
健診結果を常に最新で正確な状態に保つには、古いファイルや重複データが紛れ込まないようにすることが欠かせません。
年度ごと・健診機関ごとにデータを仕分け、保管場所とファイル命名ルールをそろえることで、不要データの整理もしやすくなります。どのデータをいつまで残すのかもあらかじめ決めておきましょう。
また、誤操作やシステム障害によるデータ消失のリスクにも備える必要があります。
定期的なバックアップの取得と復元手順の整備をしなければなりません。実際に復元テストを行うといったように、万が一トラブルが起きても、迅速に元の状態へ戻せる体制を整えましょう。
健康診断のデータ管理に関するよくある質問
健康診断データの管理について、よくある質問を取り上げます。データ管理の際に押さえておきたい考え方や実務上のポイントをわかりやすく解説します。
健康診断結果はいつまで保存する必要がありますか？
健康診断結果の保存期間は法令で定められており、一般健康診断は5年間、特殊健康診断は最長40年間の保存義務があります。
業務内容や実施している健診の種類によって必要な保存期間は異なります。自社がどの健診区分に該当するかを正確に把握し、年度ごとに整理して確実に保管できる仕組みを整えることが重要です。
Excel運用でも健康診断データを管理できますか？
Excelでも健診データの一覧作成や簡単な集計であれば管理できます。ただし年度や健診機関ごとにフォーマットが異なり、統一作業や更新管理が担当者任せになりやすいです。
再検査フォローや労基署への報告など、精度が求められる業務では手作業が増え、入力ミスや抽出漏れのリスクも高まります。長期的かつ全社的な運用を考えると、専用システムの導入を検討した方がよいでしょう。
健診機関が複数ある場合、データをまとめるにはどうすればいいですか？
健診機関が複数ある場合、項目名や単位、判定基準がそれぞれ異なります。単純にExcelで統合しても、同じ土台で比較しにくくなります。
まず項目ごとの対応表を作成し、統一ルールを決めることが大切です。ただ、これを毎年手作業で行うのは大きな負担となるため、項目の統一処理まで自動化できる健康診断データの管理システムを利用する企業が増えています。
健康診断結果をデータ管理して業務を効率化
健康診断結果のデータ管理は、人材の定着や組織運営にとって重要な要素です。データ化された健康情報の効率的な管理と分析により、従業員の健康状態を即座に把握できます。
健康経営の土台を構築し、より生産的な組織を実現するため、健康診断結果管理ソフトの導入をぜひ検討してみてください。
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
