無料で使えるおすすめの業務可視化ツール6選！注意点と選ぶポイントを解説

業務可視化ツールには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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業務可視化ツールとは

業務可視化ツールとは、業務プロセスを見える化し、各業務に対してどのくらい時間がかかっているかを分析するシステムです 。ログ収集やプロセスマッピングのような機能が備わっており、プロジェクト管理やタスク管理のほか、業務改善や生産性向上など業務を効率化する役割があります。

業務可視化ツールの基本的な機能

業務可視化ツールには、日々の業務やチームの動きを把握しやすくするための多様な機能があります。業務の流れや進捗、リソースの使い方などを見える化することで、問題点や改善点を発見しやすくなります。

業務フローやプロセスの可視化機能

業務フローやプロセスの可視化機能では、図形や矢印を使った業務フロー図によって、業務全体の流れを一目で把握できます。
これにより、複雑な手順や業務間の関係性も直感的に理解でき、説明にかかる時間や認識のズレを減らせます。誰がどの工程を担当しているのかも明確になるため、担当者間の連携や責任範囲の確認も容易です。

また、各工程の進捗状況が可視化されることで、作業の遅れやボトルネックを早期に発見できます。現状では気付きにくい問題点も浮き彫りになり、業務の改善策を立てやすくなります。結果として、チーム全体の作業効率や業務品質の向上が可能です。

リソースと作業時間の可視化機能

リソースと作業時間の可視化機能では、作業ごとの時間を記録することで業務の進め方を分析できます。無駄な工程や時間のかかりすぎている作業を特定でき、効率化に向けた改善策を立てやすくなります。

また、誰がどの程度のリソースを持っているのかが把握できるため、タスクの適切な割り振りも可能です。これにより、特定のメンバーへの業務負担が偏ることを防ぎ、チーム全体の作業バランスを最適化できます。

操作ログ・端末利用状況の可視化機能

操作ログ・端末利用状況の可視化機能は、PCにインストールするだけで利用状況や操作履歴を自動的に収集できる機能です。どのアプリやファイルをどれだけ使用しているかが記録されるため、業務の進め方や作業時間の実態を把握しやすくなります。

特にテレワーク中心の企業では、業務進捗の確認や残業時間の削減を目的として導入されるケースが多くあります。ただし、この機能を無料で提供しているツールは限られており、必要に応じて有料プランの利用を検討しなければなりません。

チーム全体の進捗と状態の可視化機能

チーム全体の進捗と状態の可視化機能は、複数人で進めるプロジェクトの進捗状況を共有できる機能です。誰がどの作業を担当し、どこまで進んでいるのかを一目で把握できるため、全体像を常に共有した状態で業務を進められます。

これにより、認識の食い違いや情報の伝達漏れを防ぎ、作業の重複や遅延を減らせます。結果として、チーム全体の連携が強化され、業務の効率化やスムーズなプロジェクト進行が可能です。

無料の業務可視化ツールを選ぶときのポイント

無料の業務可視化ツールを選定する際は、いくつかの基準があります。代表的な基準について解説します。

なお、無料・有料にこだわらずにツールを比較したい方には、こちらの記事がおすすめです。

業務の種類や規模に合うかを確認する

業務可視化ツールを選ぶ際は、業務の種類や規模に合うツールを選ぶことが大切です。業務可視化ツールには、タスク管理やプロジェクト管理に特化したものや、業務プロセスや業務時間を分析できるものなど、さまざまな種類があります。

また、利用できる人数やデータ容量にも制限がある場合があるため、目的や規模に応じて適切なツールを選びましょう。

操作性を確認する

業務可視化ツールは使いやすさやサポート体制も重要なポイントです。業務可視化ツールは、業務の効率化や生産性向上に役立つツールですが、操作が難しかったり煩雑だったりすると、定着までに時間や労力がかかることも考えられます。

日々利用するツールになるため、シンプルな操作で使いやすいものを選びましょう。

サポート体制があるかを確認する

ツール導入後にトラブルや不明点が発生したときに、迅速に対応してくれるサポート体制はスムーズに運用するために必要です。なかには、FAQページが充実しているツールや、導入前に使い方のセミナー開催が実施されるツールもあります。

無料プランを利用する場合でも、問い合わせ対応やサポート対応のあるツールを選ぶと安心です。

無料で使えるおすすめの業務可視化ツール6選

業務可視化ツールの中で無料で使えるおすすめのツールを紹介します。無料の範囲でできることや機能制限などを解説しているので業務可視化ツール選びの参考にしてみてください。

	無料で使えるユーザー数	特化している機能
WeBoardz	無制限	スケジュール管理
Lychee Redmine	無制限	タスク管理
trello	10	プロジェクト管理
Asana	10	プロジェクト管理
monday.com	2	タスク管理
Microsoft Planner ※1	無制限	プロジェクト管理

※1：Microsoft 365 エンタープライズ プランのみ利用可能

なお、無料・有料にこだわらず比較したい方には、こちらの資料がおすすめです。

【特典比較表つき】『業務可視化ツールの資料6選』 はこちら⇒無料ダウンロード

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無料で利用できる機能と制限

WeBoardzは、オンラインでホワイトボードを共有できる業務可視化ツールです。それぞれの行動予定を可視化でき、外出先からもメンバーの予定を確認可能。従来のホワイトボードへの書き込みの煩わしさをクラウド化によって解決します。

シンプルな操作性や利便性の高さで、負担を減らしながら業務効率化を促します。また、すべての機能が無料で利用できます。

WeBoardzを利用した人の口コミ

無料で利用できる機能と制限

Lychee Redmineは、直感的な操作で業務可視化が行えるツールです。クラウド版のみ無料プランがあります。カンバン方式でタスクの進捗が見える化でき、プロジェクトの計画作成にはもちろん、予定よりも遅れている場合には素早く気づけて対処が可能です。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
基本機能	一部対象外
プロジェクト管理機能	カンバンのみ
チケット数	5,000件まで
容量	2GB
API利用	利用できません
サポート	メール対応のみ
IP制限	利用できません
SAML認証	利用できません

Lychee Redmineを利用した人の口コミ

無料で利用できる機能と制限

Trelloはカンバン式のタスク管理に特化した業務可視化ツールです。無料プランでも無制限にカードを作れるので、タスク数が膨大なプロジェクトでも無料で業務の可視化とタスク管理ができます。SkackやTeamsと連携することで、ToDoをすばやくキャプチャできます。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
ユーザー数	10人
カード数	無制限
ワークスペースあたりのボード数	最大10枚
1ボードあたりのPower-Up	無制限
1ファイルあたりの容量	10MB
ワークスペースでのコマンドの実行	250 回/月
アクティビティ ログ	無制限
カードのミラーリング	利用できません
折り畳み可能なリスト	利用できません
シングルボードリスト	利用できません
検索条件の保存	利用できません

Trelloを利用した人の口コミ

無料で利用できる機能と制限

Asanaはカンバン式やカレンダービューなど、さまざまな形式でプロジェクト管理ができる業務可視化ツールです。
無料でも無制限にタスクやプロジェクトを管理でき、メッセージのやり取りも可能です。組織の目標を設定し、必要なタスクを登録することで、目標達成への進捗が明確になります。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
ユーザー数	10人
タスク数	無制限
プロジェクト数	無制限
メッセージ数	無制限
1ファイルあたりの容量	100MB
AI機能	利用できません
タイムラインとガントビュー	利用できません
プロジェクトのダッシュボード	利用できません
オートメーション	利用できません

Asanaを利用した人の口コミ

無料で利用できる機能と制限

monday.comは、プロジェクトやタスク、ワークフローなどを管理できる業務可視化ツールです。直感的なダッシュボードで業務の進捗や状況を一目で把握できます。さまざまな業種や業界に合わせたテンプレートや、メールやチャットなどの外部ツールとの連携も可能です。

無料プランでは、個人のタスク管理や見える化できます。かんばんやガントチャート、カレンダーなど必要に合わせた表示方式で業務進捗やタスクの可視化が行えます。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
ユーザー数	最大2ユーザー
ボード数	最大3ボード
ストレージ	500MB
アイテム	1,000個まで
外部ツール連携	利用できません
アクティビティログ	1週間まで

monday.comを利用した人の口コミ

Microsoft Planner

Microsoft Plannerは、タスクやToDoリスト、計画、プロジェクトを一元管理できる業務可視化ツールです。今日やるべきことのみを表示するビューワーがあり、プロジェクト全体のタスク数が膨大でも、日々こなすべきタスクに集中できます。

無料で利用できる機能と制限

Microsoft Plannerは、Microsoft 365 エンタープライズ プランに付属された機能です。追加料金なしでも、タスクの作成や管理、今日の予定とやるべきタスクの管理などができます。グリッド、ボード、スケジュール、チャートの各ビューも利用可能です。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
ユーザー数	無制限
プロジェクトのゴール	利用できません
バックログとスプリント	利用できません
ガントチャート	利用できません
タスク履歴	利用できません
リソース要求機能	利用できません
ロードマップ	利用できません

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無料と有料の違いは？無料の業務可視化ツールを使う際の注意点

無料の業務可視化ツールを使う際の注意しておくべき機能の制限をまとめました。

• 利用人数やストレージ容量、管理方式に制限がある
• サポートの方法や優先度が低い場合がある
• セキュリティ向上のための機能が利用できない場合がある

利用人数やストレージ容量、管理方式に制限がある

無料プランの業務可視化ツールを利用する際は、利用できる人数やダッシュボードの作成数、タスク管理の方式などに制限が設けられている場合が多いです。また、ストレージの容量も有料プランよりも少ない場合がほとんどです。

無料プランの範囲内で十分に活用できるかを、事前に確認しておきましょう。

サポートの方法や優先度が低い場合がある

無料プランの業務可視化ツールの場合、サポート体制が十分でない場合もあります。たとえば、電話や対面でのサポートはなく、メールのみでのサポートの場合や、有料プラン利用者に比べて、優先度が低い場合があります。

無料版でトラブルが発生した場合の具体的なサポートの利用について、事前に確認しておきましょう。

セキュリティ向上のための機能が利用できない場合がある

無料プランの業務可視化ツールでは、セキュリティ向上のための機能が利用できない場合があります。 たとえば、2段階認証や多要素認証などは、有料プランでしか使えないケースも。また、バックアップ容量・回数、アクセス権限の管理が有料プランに比べると不十分な場合があります。

無料プランで扱うデータの重要度や機密性を考慮して、セキュリティ対策が十分であるかを事前に確認しておきましょう。

有料の業務可視化ツールを検討するべきケース

状況やサービスに求めていることによっては、無料サービスでは叶えられないケースが存在します。そこで、有料サービスを検討したほうがよいケースを紹介します。

複数のデータを統合したい場合

無料プランの業務可視化ツールでは、接続できるデータソースの種類や数に制限があります。たとえば、ExcelやCSVファイルなどのローカルファイルにしか対応していない、一つのダッシュボードに表示できるデータソースが一つだけなどの場合があります。

有料プランでは、クラウドストレージやデータベースなどのさまざまなデータソースへの接続ができ、複数のデータを統合して分析を行えるため、複数のデータを活用して業務可視化や効率化を図りたいと考えている場合には、有料プランを検討しましょう。

ダッシュボードの共有や配信をしたい場合

無料プランの業務可視化ツールでは、作成したダッシュボードの共有や配信に制限が設けられている場合が多いです。

有料版では、ダッシュボードの作成数や共有数に制限がなく、メールやSNSなどで簡単に共有や配信ができるため、業務可視化ツールをより有効に活用したい場合には、有料プランの利用がおすすめです。

レポートの自動更新やカスタマイズをしたい場合

無料プランの業務可視化ツールでは、レポートの自動更新やカスタマイズに制限がある場合が多く、レポートの更新頻度やタイミングが固定されていたり、レポートのデザインやレイアウトが変更できなかったりする場合があります。

有料プランでは、レポートの更新頻度やタイミングの設定や、レポートのデザインやレイアウトもカスタマイズが可能です。独自の要件や複雑な設定が必要となる場合には有料プランを検討しましょう。

業務可視化ツールを比較しよう

現状の課題に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして検討してみましょう。

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