在庫管理の3つの方法 - Excel・システム・アプリ | 基本知識
在庫管理は、商品を販売する小売業や物流倉庫、企業や工場などさまざま分野で必要な重要な業務です。Excelでの在庫管理表作成や専用の在庫管理システムに加え、最近ではスマートフォンの在庫管理アプリをはじめ管理の方法が増えています。
この記事では、在庫管理の目的や各管理方法のメリット・デメリットなど、在庫管理の基本知識をわかりやすく解説します。
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在庫管理とは
在庫管理とは、必要な商品・資材・材料などを必要なときに必要な分提供できるよう正確に把握・管理することを指します。
在庫管理には倉庫の棚整理、売上予測にもとづく発注、多拠点間の在庫調整なども含まれます。膨大なデータを管理するため、ヒューマンエラーが起こりやすく在庫管理システムの導入が進んでいる一因といえるでしょう。
在庫管理の目的
在庫管理の目的はキャッシュフローの数値を健全に保つこと、在庫不足による機会損失を防ぐことの2つがメインです。
1.キャッシュフローを増やす
在庫管理の1つ目の目的は、キャッシュフローを増やすことです。
余分な在庫を多く抱えると、現金化されない資本がたまってしまい資金繰りに窮します。在庫を適切な速度で現金へと変えていく課題が在庫管理によって解決されます。
2.在庫不足による機会損失の回避
在庫管理の2つ目の目的は、在庫不足による機会損失の回避です。
在庫が不足していると、注文が入っても納品できず機会損失になります。場合によってはクレームに発展し大きな打撃を与えかねません。また、組み立てに必要な部品が1個でも不足していると、生産ラインがストップします。予定していた製品を生産ができないため損失へとつながります。
在庫管理の発注方式
在庫管理をする上で、発注方法は定量発注方式と定期発注方式の2種類があります。
定量発注方式
定量発注方式は、一定まで在庫量が減少した時点で在庫を追加する方法です。前もって発注条件を決めておくため、発注の手間がかからないのが特徴です。安価で需要変動が起こりにくい製品に向いているとされています。
定期発注方式
定期発注方式は、月に1回・週に1回など一定の発注間隔で数量を計算し発注する方法です。そのときの在庫量にあわせて発注量を計算して発注します。発注時期が決まっているので、スケジュールを立てやすいのがメリットです。そのため需要が予測しやすい製品に向いているとされています。
在庫管理のコツ
システムを導入すると在庫管理の負担は減りますが、次のポイントに注意するとより効率が高まります。
棚管理の徹底
在庫管理を効率的に行うためには、保管場所を正確に決めることが大切です。物の置き場所を決め、ラベルでわかりやすくしておくとよいでしょう。
リードタイムの効率化
リードタイムとは、発注・製造・納品などに必要な時間のことをいいます。それぞれどの程度時間がかかるのか把握し、需要と共有を確認しておくと、適切な在庫管理につながります。
在庫管理の3つの方法
在庫管理の目的によって管理方法を使い分けることで、効率的な運用が可能になります。
業務効率の向上や管理コストの削減など、在庫管理は手段の選択次第でメリットもさまざま。以下では代表的な3つの在庫管理方法を紹介します。それぞれのメリット・デメリットを確認しながら、在庫管理業務の効率化について考えてみましょう。
Excelでの在庫管理方法
Excelでの在庫管理は、入庫と出庫の差を関数やマクロを用いて在庫管理表で管理します。Excelを使用するので、Excelさえあれば無料で始められる方法です。インターネット上に多数の在庫管理表のテンプレートもあり、それを利用すればイチから作らなくてもすぐに在庫管理を開始できます。
メリット
- Excelがあれば、導入コストがかからない
- 在庫管理表を作る（もしくはダウンロードする）だけで、すぐに開始できる
- マクロを使えば、有料の在庫管理ソフト並みの在庫管理表も作れる
デメリット
- 入力ミスが起きやすく、取引規模が大きくなると管理工数も増える
- 使い勝手を良くするためには、マクロなど高度な専門知識が必要
- リアルタイムでの在庫管理管理ができない
在庫管理システムでの在庫管理方法
在庫管理システムとは、在庫管理のために開発された専用のシステムのことです。
在庫管理システムを導入するメリットは、管理作業の標準化、作業コストの軽減、リアルタイム管理が挙げられます。導入方法の違いでクラウド型、パッケージ型、オンプレミス型に分かれ、各タイプにおいても特徴があります。
クラウド型在庫管理システム
インターネットを介して利用する在庫管理システムです。導入時と月額での利用コストがかかるものの、比較的低コストで利用できます。すでに利用中の在庫管理システムからクラウド型へ切り替える企業も増えています。
＜メリット＞
- リアルタイムで管理できネット環境があれば場所を問わない
- 多機能で拡張性があるため、規模が拡大しても対応が可能
- 自社で運用を管理する必要がない
＜デメリット＞
- オフラインでは作業できない
- 障害が発生するとシステムもストップしてしまう
- 独自のカスタマイズ性が他の方式と比べると低い
在庫管理システム・アプリの紹介はこちらの記事で行っているので参考にしてください。
パッケージ型在庫管理システム
専用ソフトをパソコンにインストールして使用するタイプの在庫管理システムです。比較的手頃な価格で販売されており、パッケージを購入するだけですぐに在庫管理を開始できるため、小規模事業者などで多く利用されています。
＜メリット＞
- 初期費用のみで手軽な運用が可能
- いくつかのバリエーションの中から、パッケージを選べる
＜デメリット＞
- インストールしたパソコンでしか使えない
- 定期的にバージョンアップのための更新が必要
- 独自のカスタマイズが難しい
オンプレミス型在庫管理システム
オンプレミス型では、自社サーバー上に置かれた専用の在庫管理ソフトを使用します。
一般的に大規模な在庫管理システムを構築する際に用いられる方法で、基本のソフトを利用するだけでなく、業務に合わせて開発をする場合もあります。その分コストが高く、導入までには時間が必要です。
＜メリット＞
- 業務に合わせて自由にカスタマイズができる
- 自社サーバーで稼動する他の既存ソフトと連携がしやすい
- 自社サーバーでの運用のため、高いセキュリティを担保できる
＜デメリット＞
- 機器の購入や開発費用など、導入コストが非常に高い
- 利用開始まで時間がかかる
- 運用は自社で行う必要があり、リソースや維持コストがかかる
在庫管理アプリでの在庫管理方法
在庫管理アプリとは、スマートフォンやタブレットにダウンロードして利用できるアプリのこと。さまざまな種類がでていますが、アプリによって特徴や保有機能が異なるため、利用シーンや業務課題に合わせて最適なアプリを選びましょう。
またアプリによってiOSとAndroidのどちらかのみに対応している場合もあるため、アプリを使用する端末選びにも注意が必要です。
メリット
ユーザービリティの高さ ※全アプリ共通
- アプリを立ち上げるだけで、すぐに接続できる
- スマートフォンやタブレットなど、なじみのある操作環境
機能性の高さ ※各アプリによる
- 他サービスと連携できる（レジとの連携など）
- 複数通貨をサポートしている
- オフラインでも利用できる
- バーコード機能、タグ機能がある
- 売上・利益レポートの表示、受取勘定や支払債務管理までできる
- iCloudやGoogleドライブなど、クラウド上にデータを保管できる
その他のメリット
- 月額350円など利用料が安価なアプリもある
- シンプルから高機能まで多彩なアプリがあるため、業務に合わせて最適なものを選びやすい
デメリット
- 大規模なシステム管理には不向き
- データの出し入れや利用環境など、最適なアプリを選択しないと不便が生じることもある
- 端末が故障すると、アプリで管理している情報の引継ぎが難しい場合がある
- アプリによって利用できる端末を限定される場合がある
在庫管理システム・アプリで在庫管理方法を効率化しよう
在庫管理方法の選択肢としては、Excel、システム、アプリの3つがありますが、在庫管理を効率化する方法は、在庫管理システムや在庫管理アプリを導入することです。無料トライアルなどを活用して、まずは実際に在庫管理システム・アプリを体験してみましょう。
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