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在庫管理の3つの方法を解説!【Excel・システム・アプリ】

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在庫管理の方法は主に、Excel・クラウドやソフトウェアなどのシステム・アプリに分けられます。それぞれのメリット・デメリットを分かりやすく解説します!

商品を持つお店や企業であれば、必ず行っている在庫管理。みなさんはどのように管理されているでしょうか。Excelや専用の在庫管理システムに加え、最近ではスマートフォンアプリでの在庫管理など、さまざまな選択肢が増えています。

今回は在庫管理の目的や各管理方法のメリット・デメリットを詳しく解説します。

在庫管理をする目的とは

在庫管理は日々当たり前のように行っているかもしれませんが、その目的について考えたことはあるでしょうか。この機会に在庫管理をする目的を改めて確認しておけば、今後の業務や会社運営に役立つかもしれません。企業ごとに多少の差異はありますが、一般的に在庫管理には大きく2つの目的があります。

1.キャッシュフローを増やす

1つ目の目的は、キャッシュフローを増やすため。余分な在庫を多く抱えることは、企業にとって大きなリスクです。在庫の分だけ未回収のお金がある状態を意味することでもあるからです。手元に現金がなくなると、企業は資金繰りに窮することになります。適性な在庫を把握し、それらを現金へと変えていく。お金の流れであるキャッシュフローを健全にするために、在庫管理が必要です。

2.在庫不足の回避

2つ目は在庫不足の回避です。在庫は余剰だけでなく、不足していても企業にとってはリスク。せっかく注文が入っても、納品ができないと機会損失になります。場合によってはクレームに発展したり、その後のビジネスに大きな打撃を与えることにもなりかねません。
また、生産ラインで在庫は組み立てに必須な部品です。これが不足していると、組み立てができず、生産ラインがストップすることになってしまいます。当然、予定していた分の生産ができなければ納品も不可能。これも大きな損失へとつながります。このような在庫不足を回避し損失を防ぐことが、在庫管理を行う2つ目の理由です。

在庫管理の3つの方法(Excel・システム・アプリ)

在庫管理の目的によって管理方法を使い分けることで、効率的な運用が可能になります。業務効率の向上や管理コストの削減など、在庫管理は手段の選択次第でメリットもさまざま。ここでは代表的な3つの在庫管理方法をご紹介します。それぞれのメリット・デメリットを確認しながら、自社の業務に最適な方法を考えてみましょう。

システム・アプリの紹介はこちらの記事で行っていますので参考にしてください。

https://boxil.jp/articles/a2379/

Excelでの在庫管理方法

Excelでの在庫管理は、入庫と出庫の差を関数やマクロを用いて管理します。Excelを使用するので、Excelさえあれば無料で始められる方法です。インターネット上に多数のテンプレートもあり、それを利用すればイチから作らなくてもすぐに開始できます。

<メリット>

  • Excelがあれば、導入コストはかからない
  • 表を作る(もしくはダウンロードする)だけで、すぐに開始できる
  • マクロを使えば、有料の在庫管理ソフト並みの表も作れる

<デメリット>

  • 入力ミスが起きやすく、取引規模が大きくなると管理工数も増える
  • 使い勝手を良くするためには、マクロなど上級の知識が必要
  • リアルタイムでの管理ができない

在庫管理システムでの在庫管理方法

在庫管理システムは、在庫管理のために開発された専用のシステムのこと。システムに共通する導入のメリットは、(1)管理作業の標準化(2)作業コストの軽減(3)リアルタイム管理が挙げられます。導入方法の違いでクラウド型、パッケージ型、オンプレミス型に分かれ、各タイプにおいても特徴があります。それぞれについて見ていきましょう。

■クラウド型

インターネットを介して利用する在庫管理システムです。導入時と月額での利用コストがかかりますが、システムの中では低コストで利用できるタイプ。すでに利用中の在庫管理システムからクラウド型へ切り替える企業も増えています。

<メリット>

  • リアルタイム管理ができ、ネット環境があればどこでも利用できる
  • インターフェイスが洗練されていて使い勝手が良い
  • 多機能で拡張性があるため、規模が拡大しても対応が可能
  • 自社でシステムの運用管理をする必要がない

<デメリット>

  • オフラインでは作業できない
  • 障害が発生するとシステムもストップしてしまう
  • 独自のカスタマイズ性が他の方式と比べると低い

■パッケージ型

専用ソフトをパソコンにインストールして使用するタイプの在庫管理システムです。1万円前後と手頃な価格で販売されており、パッケージを購入するだけですぐに在庫管理を開始できるため、小規模事業者などで多く利用されています。

<メリット>

  • 初期費用のみで手軽な運用が可能
  • いくつかのバリエーションの中から、パッケージを選べる

<デメリット>

  • インストールしたパソコンでしか使えない
  • 定期的にバージョンアップのための更新が必要
  • 独自のカスタマイズが難しい

■オンプレミス型

オンプレミス型では、自社サーバー上に置かれた専用の在庫管理ソフトを使用します。一般的に大規模な在庫管理システムを構築する際に用いられる方法で、基本のソフトを利用するだけでなく、企業の業務に合わせて開発をする場合もあります。その分コストが高く、導入までには時間が必要です。

<メリット>

  • 業務に合わせて自由にカスタマイズができる
  • 自社サーバーで稼動する他のソフトと連携がしやすい
  • 自社サーバーでの運用のため、高いセキュリティを担保できる

<デメリット>

  • 機器の購入や開発費用など、導入コストがとても高い
  • 利用開始まで時間がかかる
  • 運用は自社で行う必要があり、維持コストがかかる

在庫管理アプリでの在庫管理方法

最近ではアプリで在庫を管理するという方法もあります。在庫管理アプリとは、スマートフォンやタブレットなどにダウンロードして利用できるアプリのこと。さまざまな種類がでていますが、アプリによって特徴や保有機能が異なるため、利用シーンや業務課題に合わせて最適なアプリを選ぶことをおすすめします。

またアプリによってiOSとAndroidのどちらかにのみ対応している場合もあるため、アプリを使用する端末選びにも注意が必要です。

<メリット>

  • ユーザービリティの高さ ※全アプリ共通
  • アプリを立ち上げるだけで、すぐに接続できる
  • スマートフォンやタブレットなど、馴染みのある操作環境

・機能性の高さ ※各アプリによる

  • 他サービスと連携できる(レジとの連携など)
  • 複数通貨をサポートしている
  • オフラインでも利用できる
  • バーコード機能、タグ機能がある
  • 売上・利益レポートの表示、受取勘定や支払債務管理までできる
  • iCloudやGoogleドライブなど、クラウド上にデータを保管できる

・その他

  • 月額350円など利用料が安価なアプリもある
  • シンプルから高機能まで多彩なアプリがあるため、業務に合わせて最適なものを選びやすい

<デメリット>

  • 大規模なシステム管理には不向き
  • データの出し入れや利用環境など、最適なアプリを選択しないと不便が生じることもある
  • 端末が故障すると、アプリで管理している情報の引継ぎが難しい場合がある
  • アプリによって利用できる端末が限定される場合がある

自社に合った在庫管理方法を見極めて取り入れよう

在庫管理方法の大きな選択肢としては、Excel、システム、アプリの3つ。どれを選ぶ場合にも予算や在庫管理の規模、作業する人の使い勝手など、考慮しなければいけない点があることには変わりません。それぞれのメリットやデメリットを理解したうえで、会社の状況に即した在庫管理方法を選ぶことが必要です。


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