無料で使えるおすすめの在庫管理システム3選！ツールの特徴と選ぶ際のポイントを解説！

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※ 2020年9月実施 株式会社ショッパーズアイ「SaaS比較メディアに関するイメージ調査」より

在庫管理システムとは

在庫管理システムとは、在庫の数量や場所、入出庫の履歴などを管理するシステムです。 バーコードやQRコードの読み取りや印刷、発注点の設定や発注の自動化、棚卸しの支援などの機能がついており、在庫の最適化や業務の効率化を図れます。

無料で在庫管理を行う方法

無料で在庫管理を行う方法を3つ紹介します。

• Excelで在庫管理を行う
• 無料の在庫管理システム・アプリを使う

在庫管理システム以外の方法も紹介するので、あわせて参考にしてみてください。

Excelで在庫管理を行う

Excelで在庫管理用のシートを作成し、商品名、品番、在庫数量、入出庫日などの情報を入力して管理します。無料のテンプレートを利用したり、Excelの関数を駆使したりすれば、作業をより効率的に進められます。

さらに、マクロを活用できれば、計算作業の自動化も可能です。紙ベースでの管理に比べて作業効率がよく、ペーパーレスで環境に優しい点が優れています。しかし、運用ルールがしっかりしていない場合、入力エラーが発生しやすい点には注意が必要です。さらに、パソコンのトラブルでデータが失われるリスクもあるため、定期的なバックアップが推奨されます。

手動でのデータ入力が主な作業になるため、人的ミスの発生や管理作業の複雑さも考慮する必要があります。

無料の在庫管理システムを使う

在庫管理システムの無料プランを利用する方法です。一部のシステムでは、利用者数が限定されていれば、長期間にわたって無料で全機能を利用できます。特に小規模なビジネスや、今後の拡大を見据えたシステム導入を検討している企業には、活用できる方法です。

また、有料システムの多くが14日から30日の無料試用期間を設けています。トライアルがある場合は、積極的に利用してシステムの操作感や導入による効果を体験するのがおすすめです。

無料の在庫管理アプリを使う

在庫管理アプリを使用すると、スマートフォンやタブレットを通じて簡単に在庫を管理できます。商品データを入力することで、在庫量や仕入れ値、販売価格などの情報の追跡が可能です。

また、商品情報を素早く登録できるバーコードスキャン機能を提供するアプリもあります。しかし、無料のプランではデータの容量や管理できる商品の種類に限りがあるため、大規模な在庫や複数の店舗を運営している場合には不十分な場合が多いです。さらに高度な機能や詳細なレポート作成機能が制限されていることもあります。

そのため、小規模事業者には利用できるケースもありますが、ビジネスが成長するにつれて、より高度な機能や拡張性を求める必要が出てくるでしょう。いずれは全機能を利用できる有料プランにアップグレードするか、より包括的な在庫管理システムやERPシステムへの移行を検討することが望ましいです。

無料の在庫管理システムを選ぶときのポイント

無料の在庫管理システムを選定する際は、次のようなポイントがあります。

• セキュリティやバックアップがあるか確認する
• 導入や操作が簡単かどうか確認する
• 導入実績や口コミを参考にする

代表的な基準について解説します。

セキュリティやバックアップがあるか確認する

在庫管理システムを選ぶ際はセキュリティやバックアップがあるか確認してください。在庫の情報は企業の重要な資産です。万が一、データが漏えいしたり、消失したりすると大きな損害を被る可能性があります。

導入や操作が簡単かどうか確認する

在庫管理システムを導入する際は、設定や操作が簡単にできるかどうか確認してください。また、操作が直感的でわかりやすいかどうかも重要です。

無料トライアルやデモ版を利用して、実際に使ってみることをおすすめします。

導入実績や口コミを参考にする

在庫管理システムを選ぶ際は、導入実績や口コミも参考にするとよいでしょう。導入実績はそのシステムの信頼性や実力を示す指標です。口コミは実際に使っているユーザーの声がわかる有益な資料となります。

自社の業種や規模に近い企業の導入実績や口コミをチェックしてみましょう。

無料で使えるおすすめの在庫管理システム3選

在庫管理システムの中で無料で使えるおすすめのツールを紹介します。無料の範囲でできることや機能制限などを解説しているので在庫管理システム選びの参考にしてみてください。

無料で利用できる機能と制限

zaicoは、在庫の入出庫や数量、場所、状態などの情報を管理するクラウド型の在庫管理システムです。QRコードやバーコードの読み取り、発注点の設定などの機能がついており、発注や納品、棚卸などの在庫に関する業務を効率化する機能があります。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
QRコードのラベル印刷	利用できません
入庫/出庫スキャン	利用できません
棚卸の記録	利用できません
変更履歴の記録	利用できません
Excelで在庫データの操作	利用できません
在庫データエクスポート	利用できません
freee会計の連携	利用できません

無料で利用できる機能

SASOは、日本標準機構が提供している無料のオープンソース型の在庫管理システムです。フリーロケーションのシンプルな在庫管理システムで、何がどこにいくつあるのかを明確にすることに特化しているのが特徴です。バーコードリーダーを使って、入出庫や棚卸の処理が簡単に行えます。また、商品分類やラベル印刷などの便利な機能も搭載しています。

Tana ‐ Instoll株式会社

無料で利用できる機能と制限

Tanaは、在庫管理、入出庫管理、棚卸管理などの機能を持ったクラウド型の在庫管理システムです。スマートフォンでバーコードやQRコードをスキャンして在庫データの登録や検索、入出庫処理を行えます。消費・補充するたびに管理者に利用状況が通知され、在庫の見える化ができます。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
チーム内の在庫を共同管理	利用できません

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無料と有料の違いは？よくある機能制限と注意点

無料の在庫管理システムでよくある機能の制限をまとめました。

機能に制限がある

無料の在庫管理システムでは、利用できる機能に制限があります。基本的な入出庫管理や在庫管理はできますが、高度な機能やカスタマイズができない場合があります。

たとえば、バーコードやQRコードの読み取りや印刷、複数の倉庫や店舗の管理、在庫の最適化や予測などの機能は有料版でしか利用できない場合が多いです。業務に必要な機能が無料版で提供されているかを確認しましょう。

データの保存期間や容量の制限がある

無料の在庫管理システムを使う際は、データの保存期間や容量に制限があることに注意してください。無料版では、在庫や入出庫のデータを一定期間しか保存できない場合があります。

また、データの容量も限られている場合があり、多くの商品や取引先を登録するとすぐに上限に達する可能性があります。

サポート体制に制限がある

無料の在庫管理システムを使う際の注意点はサポート体制です。無料版では、サポート体制が限られていることがあります。たとえば、メールやチャットでのサポートしか受けられない場合や、サポート時間が限られている場合などです。

これは、トラブルが起きたときに迅速に対応してもらえないリスクになります。また、カスタマイズや導入支援などもできない場合があります。サポート体制やオプションサービスについて確認しましょう。

有料ツールを検討するべきケース

企業の状況やツールに求めていることによっては、無料ツールでは叶えられないケースが存在します。有料ツールを検討したほうがよいケースをまとめているので参考にしてみてください。

在庫の種類や量が多い

在庫の種類や量が多い場合は、無料の在庫管理システムでは対応が難しい場合があります。無料版では、登録できる商品や倉庫の数に制限があることが多いです。

また、在庫の最適化や予測などの高度な機能も利用できない場合があります。在庫の管理に手間やコストがかかっている場合は、有料版を検討したほうがよいでしょう。

複数の店舗や倉庫を管理したい

複数の店舗や倉庫を管理したい場合は、無料の在庫管理システムでは不十分な場合があります。無料版では、店舗や倉庫ごとに別々のアカウントを作成する必要がないかを確認しましょう。

また、在庫の移動や調整などの機能も利用できない可能性があるので、店舗や倉庫間の在庫管理をスムーズに行いたいならば、有料版を選んだほうがよいでしょう。

サポートやセキュリティにこだわりたい

サポートやセキュリティにこだわりたい場合は、無料の在庫管理システムでは満足できない場合があります。無料版では、サポートの質や量が低く、トラブルが発生したときに対応が遅いことが多いです。

また、セキュリティ対策がされていない場合もあり、データの漏えいや紛失のリスク対策が取られていない可能性があります。安心してシステムを利用したいならば、有料版を選んだほうがよいでしょう。

サービスを比較しましょう

業務に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして内容を検討してみましょう。

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