販売管理システムをExcelで作成する方法は？メリットとデメリット・おすすめシステム

販売管理をExcelで行う方法

Excel（エクセル）はビジネスシーンにおいて身近なツールであり、販売管理にも活用できます。Excelで販売管理表を作成する手順や必要なデータについて解説します。

主な流れは次のとおりです。

• 必要な管理表とデータの洗い出し
• フォーマットの作成
• 数字の入力
• 関数の入力

必要な管理表とデータの洗い出し

販売管理表をExcelで構築する際には、「売上管理表」「顧客管理表」「在庫管理表」が必要です。それらを作成するためには、マスタデータが必要となります。

具体的な項目や顧客情報、在庫数、売上データなどを整理しましょう。主に次のようなデータが必要です。

• 顧客情報：顧客名、住所、電話番号、メールアドレス、担当者名など
• 商品情報：商品名、商品コード、価格、在庫数、仕入先情報など
• 受注情報：受注日、顧客情報、商品情報、数量、単価、金額、納期など
• 売上情報：売上日、顧客情報、商品情報、数量、単価、金額、粗利など

フォーマットの作成

販売管理表は適切なフォーマットで作成することで、データの入力や集計がスムーズに行えます。Excelのセルの配置や書式設定、管理項目や項目数などの整理を行い、見やすい形式を検討しましょう。

また、インターネット上で公開されている無料のテンプレートをダウンロードして使用することも一つです。テンプレートをもとに自社に必要な項目をカスタマイズするとより使いやすくなります。

数字の入力

販売管理システムでは数値データを扱います。正確な数字を入力するために、Excelの数式や計算機能を活用しましょう。

Excelに入力する場合は、データを正確に入力する必要があります。データ入力ミスがあったり一貫性がなかったりすると、誤った分析結果につながる恐れがあります。

関数の入力

販売管理では主に次の関数を使って、販売データを効率的に集計できます。

• COUNTIF関数：指定した条件に一致するデータの個数をカウントします
• SUMIF関数：指定した条件に一致するデータの合計値を計算します
• AVERAGE関数：指定した範囲のデータの平均値を計算します
• RANK関数：指定した範囲のデータの中で、ある値が何番目に大きい値かを返します
• VLOOKUP関数：別のシートにあるデータを参照して、関連するデータを取得します
• ピボットテーブル：データを要約して集計する表を作成します

販売管理をExcelで行うメリット

Excel（エクセル）で販売管理を行うメリットには次のようなことが挙げられます。

• 手軽に作成できる
• 費用がかからない
• 必要に合わせたカスタマイズができる

手軽に作成できる

Excelは多くの人が使い慣れているツールであり、手軽に管理表を作成できます。Excelは、パソコンに標準搭載されている場合もありソフトさえ用意すれば利用開始できます。また、操作方法も比較的簡単なので、初心者でも見やすく、扱いやすいでしょう。

費用を抑えやすい

Excelは多くの企業でオフィスソフトウェアとして、導入されておりパソコンにインストールされている場合も多いです。また、新たにExcelを契約する際にも比較的低予算で導入できるため、できるだけコストを抑えたい場合にも向いています。

必要に合わせたカスタマイズができる

Excelは柔軟なカスタマイズが可能なため、自社のニーズに合わせてフォーマットや関数を調整できます。他にも、マクロ機能などを活用して自社の業務に合わせた販売管理システムを構築できます。

販売管理をExcelで行う際のデメリット

販売管理をExcel（エクセル）で行う際には次のようなデメリットが挙げられます。

• 複雑な関数が必要になる
• 業務の属人化が起こりやすい
• データベース設計が発生する
• 入力ミスが起こりやすい
• データの共同編集ができない

複雑な関数が必要になる

Excelで販売管理表を構築する場合は、Excel内であらゆる情報を連動させなければなりません。関数を使いこなして、細かな分析を行うには、ある程度の知識と経験が必要です。

また、複雑な分析や集計を行う場合には、高度な関数が必要になります。扱う商品数が多くなると、難易度はさらに上がります。

業務の属人化が起こりやすい

Excelは個々のスキルに依存しやすいため、販売管理表の作成者が異動したり退職したりすると操作方法がわからず、うまく運用できないことも考えられます。

エラーが発生した場合、作成者が不在であれば対応できず、業務が滞る恐れもあります。

データベース設計が困難

販売管理を行う場合、過去データの蓄積が必要となります。しかし、Excelではデータ蓄積は可能ですが限りがあり、蓄積するほどに動作が重くなることも懸念として挙げられます。

入力ミスが起こりやすい

Excelでの手入力は人為的なミスが起こりやすく、数値の誤りや入力漏れが生じることも多いです。複数のユーザーが利用する場合は、整合性や一貫性が取れにくく、正確なデータ維持が難しくなることが懸念されます。

データの共同編集ができない

Excelは同時に複数人で編集を行えないため、操作管理を徹底する必要があります。複数人が一つのファイルを開きデータ更新をしようとするとエラーが発生する恐れもあります。

リアルタイムでの情報更新が行えないため、情報共有がスムーズでないことやスピーディーな対応が難しいこともデメリットとして挙げられます。

販売管理を効率化するなら販売管理システムの導入がおすすめ

販売管理表はExcelを用いた作成も可能ですが、デメリットや懸念点が多く、思うような運用成果が出ないことも考えられます。

販売管理業務を効率化するためには、販売管理システムの導入がおすすめです。販売管理システムでは、発注管理から仕入管理、支払管理まで販売業務における一連の流れをシステムによって管理でき、業務負担を軽減します。

正確なデータ蓄積や算出によって、分析や顧客データの可視化などを行えるため、需要予測から販売戦略の策定もスムーズに行えます。

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販売管理システムの選定ポイント

販売管理システムを導入する際には、次のポイントを考慮して選定しましょう。

• 業種業態に合う機能やカスタマイズができるか
• 操作性に優れているか
• 自社に適した導入タイプか
• サポート体制は充実しているか

業種業態に合う機能やカスタマイズができるか

販売管理システムを選ぶ際は、自社の業務フローや業界の商習慣に適しているかを確認しましょう。

また、さまざまな商材を扱っていたり、特殊な商材を扱っていたりする場合には、幅広く対応できるシステムやカスタマイズができるシステムを選ぶことがおすすめです。

操作性に優れているか

販売管理システムは日々扱うシステムのため、スムーズな操作ができるかを確認しておきましょう。複数の従業員が利用することを想定し、直感的な操作ができるものやシンプルな画面のものを選ぶと良いでしょう。

無料トライアルやデモを利用して、あらかじめ操作性を確認しておくと安心です。

自社に適した導入タイプか

販売管理システムには、クラウド型、インストール型の大きく2つの導入形態があります。

クラウド型は、インターネットを経由して利用するタイプで、初期費用が抑えやすい傾向にあります。インストール型は、自社サーバーにソフトウェアをインストールするタイプで、初期費用やカスタマイズ費用がかかる傾向にあります。

自社のIT環境や予算に合わせて導入タイプを選びましょう。

サポート体制は充実しているか

販売管理システムを運用するにあたり、不具合生じたり、使い方に不明点が出てきたりした場合に、適切なサポートが受けられるかを確認しましょう。

また、問い合わせ対応以外にも、販売管理システムを使いこなすための研修や教育などを実施している場合もあります。

必要に合わせたサポート体制があるかを事前に確認しておくと、導入後も安心して運用できるでしょう。

おすすめの販売管理システム

次の記事では、口コミ評判で人気の販売管理システムを多く紹介しています。販売管理システムを比較検討したい方は、ぜひ参考にしてください。

スマートは販売管理業務には販売管理システムの導入がおすすめ

販売管理システムをExcelで作成する方法やそのメリット・デメリットについて解説しました。Excelを用いて販売管理を行う場合は、入力ミスや属人化などに気をつけて管理する必要があります。

また、Excelでの販売管理表に煩わしさを感じる場合には、販売管理システムの導入がおすすめです。販売管理システムは多くあり、特徴や機能、料金形態などがそれぞれ異なります。自社のニーズに合ったシステムを選定する際は、比較検討することをおすすめします。

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