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2019-02-08

販売管理の流れを受注から在庫管理まで詳しく解説 | 目的・ポイント

一口に販売管理といってもその流れはかなり細かいところまで分けることが出来ます。販売管理を行っている方、ぜひ一度どんな流れで管理業務が成り立っているのか確認してみてください。 ※初回公開日 2017/5/3
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1. 販売管理とは?販売管理の流れをフェーズに分けて解説

販売管理とは言葉のとおり、販売を管理することです。販売とは商品を受注してから出荷・納品され、最終的に代金を回収することを指します。

また次の商品を用意するために仕入れや在庫の管理も必要です。つまり販売管理は、その一連の流れに関わる業務を管理するということ。

比較的よく耳にする単語のようですが、具体的にはどのような流れで行われているのでしょうか。販売管理の一連の流れを詳しく解説します。

これから販売管理に携わる方は今後の流れを構築するための参考に、現在販売管理に関わっている方はご自身のお仕事の確認に。ぜひお役立てください。

販売管理についてもっと詳しく知りたい方はこちらの記事もご覧ください。

販売管理とは | 役立つ知識・目的・メリットまとめ | ボクシルマガジン
「販売管理とは」知っているようで知らない販売管理の目的を解説。そもそも何のために「販売管理」をする必要があるのか、...

2. 「販売管理」の流れ

販売管理とは1つの業務を意味するのではなく、販売に係る一連の流れを管理することを指します。

具体的には、受注管理→出荷管理→請求管理→仕入れ管理→在庫管理というフローに分かれており、商品はこの一連の流れを経て管理されます。各フェーズにおいても管理業務が発生しますが、1つの「受注」に対してすべての業務が関連していると考えればわかりやすいのではないでしょうか。

販売管理の目的

そもそも販売管理は、なぜ必要なのでしょうか。販売管理の目的は大きく2つあります。

1つは「経営状況の可視化」。販売に関わる情報はビジネスにおけるお金の流れを意味しています。販売管理が行われないと、いくら売れたのか、代金の請求・回収は終わっているのか、在庫はあるのかなどを瞬時に把握できません。

それは、企業経営にとって致命的な状況といえます。販売管理を行っていればお金の動きが可視化され、リアルタイムに経営状況を把握できるのです。

2つ目は「業務の管理と効率化」。管理を行うことで業務を正確に遂行できます。近年ではコンプライアンスの視点からも、正しく業務を進めることは非常に重要。またきちんと管理すれば、無駄がなくなり業務の効率化も図れます。

「お金の管理」と「物(商品)の管理」

販売管理の一連の業務は、大きく「お金の管理」「物(商品)の管理」に分かれます。

たとえば、売上や請求、支払業務などは「お金の管理」、受注や出荷、仕入れ業務などは「物(商品)の管理」にそれぞれ分類されます。
販売管理を理解するためには、まず各フェーズの業務内容や目的を把握することが重要です。受注管理、出荷管理、請求管理、仕入管理、在庫管理の順にひとつずつ確認していきましょう。

3. 受注管理

販売管理の流れの中で、一番最初に行うのが「受注管理」です。商品の注文を受ける前から購入される(=受注する)まで、受注に係る業務を受注管理と呼んでいます。受注までの流れは大きく3つ。それぞれについて見ていきましょう。

見積もり

取引を行う商品の金額や数量、期間(もしくは納品日)などを事前に提示するためのものです。初めての取引や、販売ごとに商品価格が変わる場合に見積もりが行われます。見積書は必ずしも1回提出すれば終わりではなく、顧客との交渉が行われたり他社と競合していたりする場合には、数回出し直しを行うこともあります。

取引契約の締結

取引が決定したら契約を結びます。商品によって契約内容は異なりますが、商品の保証や免責事項、支払いなどの取引条件が記載されており、購入側が同意することによって締結されます。初めての取引の場合には、契約とともに顧客としての登録・管理が行わます。

受注業務

商品の注文を受け付けるのが受注業務。注文書の受付・確認、受注伝票の発行、企業によっては顧客へ注文請書の送付などを行います。取引条件との相違がないか、納期・数量の対応は可能かなどを確認し、問題がなければ正式に注文の受付が行われます。

こちらの記事で受注管理システムを紹介しているのでぜひご覧ください。

受発注システム15選 | 特長・選び方のポイント | クラウド・パッケージ | ボクシルマガジン
この記事では、おすすめの受発注システムを15個紹介します。クラウド型のものからパッケージシステムまで、煩雑な業務を...

4. 出荷管理

出荷管理は販売管理の流れの中で、2番目に行われる業務です。出荷管理は商品の出荷と納品で1つのセット。注文商品が正しく出荷され、注文どおりの商品が正しい数量と納期で顧客のもとへ納品されたことが確認できたら、売上が確定します。出荷業務と納品業務のそれぞれの役割を確認しましょう。

出荷業務

出荷に必要な各種書類の作成、発送の手配までが出荷業務です。在庫担当や倉庫担当へ出荷情報を伝えるための出荷指示書を作成。その指示書に基づき、納期に合わせて梱包作業が行われます。また納品時に必要な書類の準備や発送の手配も行います。

納品業務

顧客のもとへ注文どおりの商品が届けられ、商品が正しく納品されたことを意味する受領書に確認印が押されたら納品は完了です。納品方法は自社の営業もしくは配送担当から直接顧客に届けられるだけでなく、配送業者を通して届けられる場合もありますが、その納品情報が確認できた時点で売上が確定します。

5. 請求管理

販売管理の流れの3番目。それが請求管理です。商品の代金を顧客に請求し、回収するまでが業務に含まれます。取引形態にもよりますが、企業間取引の場合には納品のたびに毎回請求しないケースも多くあり、月末締め・翌月末払いのように請求と支払いに一定の期間が設けられています。そのため所定の期間内に行われた納品数に合わせて請求を行い、回収も支払いの期日までに行われます。

請求業務

請求業務では顧客への請求額が確定次第、請求書を発行します。取引条件に合わせ、請求の締め日がきたら、所定の期間内に行われた取引分に対して請求書を作成・送付します。都度支払いを行う取引の場合は、締め日に関わらず請求書の発行が行われます。

回収業務

支払いの期日までに顧客から支払われた金額と請求額が一致しているかを確認します。確認は経理部門で行われることが一般的で、万一入金の確認がとれない場合や請求額との相違がある場合には、営業など顧客の窓口となっている担当者が顧客へ連絡します。正しい金額の入金が確認できたら、入金伝票を作成。どの取引に対する入金なのかを記録する、入金の消し込みまでを行います。

6. 仕入管理

仕入れ管理は、販売管理の流れにおける4番目の業務です。仕入れの場合は、自社が顧客の立場になるため、販売時とほぼ同様の手順を踏んで仕入れを行います。

見積もり

購入する商品を実際に取り扱う部門と、購入業務を行う部門が別々の場合には、購入を希望する商品の詳細を記載した購買依頼書をもとに見積もりを行います。購買先がまだ決まっていなければ、希望の商品を取り扱う企業各社へ見積もりを依頼。希望条件に合う取引先を選定します。

購買契約の締結

購買に関する取り決めを行います。取引契約と同様、金額や納期、支払い方法、保証内容などを確認。内容に問題がなければ、相互に契約書を取り交わします。後々のトラブルを防ぐためにも、購買契約の締結は行っておくことが推奨されています。

発注

購買契約の締結が済んだら、発注を行います。注文書を作成し、希望商品や数量、納品場所など必要な事項を記入し、仕入先へ提出。仕入先からの受領連絡をもって発注完了となります。

入荷検収

商品が納品されたら、必ず検収作業を行います。発注どおりの商品と数量であるかはもちろん、傷や汚れなど欠損の有無も確認します。企業によっては検収結果を報告するための書類を作成し、依頼部署へ商品とともに引渡します。その後仕入れ伝票を作成し、関連書類とともに経理部門へ提出。経理部門では買掛金として記帳され、商品の在庫を記録する商品有高帳にも記録が行われます。

支払い

商品の購入に伴って発生する支払業務は、仕入先から発行される請求書をもとに行います。所定の期日までに支払いを済ませたら、出金伝票に記載。どの取引に対して出金を行ったのかを記録する、消し込み作業を行います。

7.在庫管理

販売管理の5番目は在庫管理。全体の流れの中で最後に位置する管理業務です。顧客の注文に対して欠品を出さずに商品を納品するためには、この在庫管理が大切な役割を担います。

同時に在庫を多く持ちすぎることも経営のリスクとなるため、常に適切な在庫を維持することが重要です。それを実現するために在庫管理では、入出庫の管理(=在庫受払業務)、実数量の把握(=実地棚卸業務)、適切なタイミングでの仕入れ(=購買依頼業務)を行います。

在庫受払業務

在庫の受入(仕入れ)と在庫の出庫(出荷)を商品の単価、数量、金額で記録。在庫の出入りを記録することで、手元にある正しい在庫を把握します。

実地棚卸業務

在庫は記録されていますが、その情報が常に正しいとは限りません。記録ミスや盗難の可能性に備え、記録と実数が一致するかを確かめる「棚卸」を行います。記録と実数が異なる場合には在庫データを修正。誤差が生じた原因の調査や対策の検討も行います。

購買依頼業務

商品を適切なタイミングで仕入れる業務です。購買のタイミングは、企業ごとで採用している発注方式をもとに決められます。一定の間隔で必要数量を計算し発注する「定期発注点方式」や、在庫が一定数を下回った際に必要数量を発注する「定量発注点方式」が代表的な発注方式として知られています。

以下の記事では在庫管理システムについて紹介しているので、ぜひご覧ください。

在庫管理システム15個を比較!ECサイト型・倉庫管理型のおすすめを紹介 | ボクシルマガジン
在庫管理システムをお探しのあなた!おすすめの在庫管理システム15個を紹介・比較します。比較検討のうえ、自社にぴった...

8. おすすめの販売管理・在庫管理システム

本記事で紹介しているおすすめの販売管理・在庫管理システムのさらなる詳細や、紹介しきれなかったおすすめのサービスについてはこちらから無料でご覧になれます。

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ロジクラ

  • 商品画像を見ながらピッキング
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  • 海外で5万社の導入実績
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Odooは、海外で5万社以上の導入実績を誇り、78の言語・169の通貨に対応しているクラウドERPです。グローバル対応のため、導入・運用において内部統制や一元管理が実現できます。また、45もの機能を標準搭載しており、必要に応じて機能を追加することもできるため、自社にマッチしたERPにカスタマイズ可能です。新機能も日々開発されています。

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繰り返し入力・部門間の確認作業等にかかる作業時間を削減し、経理業務を効率化できます。登録した売上・原価等の情報は自動的に集計されるので、収益をリアルタイムに把握できます。

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iDempiere(アイデンピエレ)は、低コストで導入可能なオープンソースのERPパッケージです。企業経営に必要な、販売・在庫・購買・顧客・会計管理まですべての機能を標準搭載しています。また、「販売管理」だけ利用したいという場合にも、機能を部分的に使うことも可能です。オープンソースのためライセンス費用は無料になり、他のERP・基幹システム製品と比較して非常に安く導入できるのもポイントです。

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9. 販売管理システムの選び方ガイド

販売管理システム選定のポイントとしては、

  • 販売チャネルの統一
  • 販売管理業務のミスを減少

などが挙げられるます。
販売管理システムの選び方ガイドでは、選ぶ際のポイントだけでなく、導入のメリット・デメリット、導入の事例などの情報を掲載しているので、ぜひ参考にしてみてください。

10. 販売管理は、販売における全体の流れを管理する重要な業務

販売管理はどれか1つの業務を指す言葉ではなく、販売における全体の流れを管理することです。販売管理の流れには、受注管理、出荷管理、請求管理、仕入れ管理、在庫管理のフェーズがあり、それぞれにも細かい業務が存在しています。

これら一連の業務が正しく行われることが、販売管理の役目。またそれによってお金の流れが把握できるため、経営に欠かせない重要な業務だということが理解できたようなら幸いです。

今回紹介した販売管理の流れをより簡単に行える販売管理ソフトや販売管理システムについて詳しく知りたい方はこちらの記事もご覧ください。

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