販売管理システムの機能一覧！導入メリットと選び方のポイント
おすすめ販売管理システムの資料を厳選。各サービスの料金プランや機能、特徴がまとまった資料を無料で資料請求可能です。ぜひ販売管理システムを比較する際や稟議を作成する際にご利用ください。
目次を閉じる
販売管理システムとは
販売管理システムは、企業が製品やサービスの販売プロセスを効率化し、顧客情報を一元管理するシステムです。受発注や入出荷、請求から入金までと販売に至るまでのプロセスと必要な業務を一元管理し、データ分析を行うことで業務効率化を図れます。
販売管理システムを導入することで、業務フローの可視化や業務の自動化、データの正確性の向上、そして顧客満足度の向上が期待できます。
販売管理システムの機能一覧
販売管理システムは、「販売管理機能」「在庫管理機能」「購買管理機能」の大きく3つの機能に分類できます。それぞれの機能のついて細かく解説します。
| 機能 | 具体的な内容 |
|---|---|
| 販売管理機能 | ・見積もり管理 ・受注管理 ・売上管理 ・請求・債権管理 |
| 在庫管理機能 | ・出荷管理 ・入荷管理 ・棚卸 |
| 購買管理機能 | ・発注管理 ・仕入管理 ・支払管理 |
販売管理機能
販売管理機能とは、企業が顧客から注文を受ける際に必要となる、見積や受注、請求関連の業務を担います。販売管理機能には、大きく分けて次の4つの機能があります。
- 見積もり管理
- 受注管理
- 売上管理
- 請求・債権管理
見積管理
見積もりは、商談の初期段階で顧客に提供する重要な文書です。販売管理システムでは、顧客マスタや商品マスタを利用し、製品やサービスの価格、数量、割引などの情報を計算し、正確な見積書を作成します。
また、管理している見積書の検索も可能です。
受注管理
入ってきた注文の受注情報を入力したり修正したりする機能です。登録してる受注情報の検索も可能です。
売上管理
売上管理では、売上や売掛の管理をリアルタイムで行い、売上データの分析や予測を行えます。売上入力機能では、システムに蓄積している受注データやPOSシステム連携により、売上データの作成が可能です。
請求・債権管理
請求・債権管理機能により、請求書の発行から支払いの追跡までの自動化をサポートする機能です。キャッシュフローの改善に貢献します。
在庫管理機能
在庫管理機能とは、在庫の状況や出荷状況について管理する機能です。在庫管理機能には、大きく分けて次の3つの機能があります。
- 出荷管理
- 入荷管理
- 棚卸
出荷管理
出荷管理機能により、出荷プロセスを効率化し、顧客への迅速な商品提供を実現します。出荷指示の作成や在庫データの管理が行えます。在庫状況の確認や調整が行えるほか、在庫償却処理機能もあります。
入荷管理
入荷管理を通じて、入荷予定の把握や実際の入荷数を管理する機能です。入荷数をリアルタイムで更新し、在庫の正確性を保ちます。
棚卸
システム上の在庫数と実際の在庫数を棚卸機能により、正確に把握し、在庫の過不足を防ぎます。日々の在庫数を管理することで、棚卸作業がスムーズに行え業務効率化につながります。
購買管理機能
購買管理機能とは、自社が仕入れを行う際に必要な機能です。いつに、どれだけのものを仕入れるのかを確認しながら管理します。
購買管理機能には、大きく分けて次の3つの機能があります。
- 発注管理
- 仕入管理
- 支払管理
発注管理
発注管理機能を利用することで、必要な商品や材料の発注プロセスを効率化し、コスト削減に貢献します。
仕入管理
仕入れの予定を入力したり、仕入れの確定を行ったりすることで、仕入れた商品の情報や数を管理し、適切な在庫レベルを維持します。
支払管理
支払管理機能を通じて、支払い予定の金額や支払先を明確にし、予定を作成する機能です。仕入れた商品やサービスの支払いプロセスを管理し、財務の透明性を高めます。
販売管理システムのオプション機能
販売管理システムの主な機能以外に、備えていると便利なオプション機能を紹介します。自社の目的や独自のフロー、扱う商品の特性などを踏まえて必要なものを選びましょう。
- 見積処理
- 受発注処理
- ハンディターミナル連携
- 輸出入管理
見積処理
見積処理を一括管理する機能です。伝票単位や明細単位で呼び出したり、引用したりできるため便利です。
受発注処理
受注があったものは得意先や納品先ごとに集計したり、発注があったものは倉庫や仕入れ先ごとに集計したりと、受発注をまとめて行える機能です。
ハンディターミナル連携
ハンディターミナルをオプションで用意しているケースもあります。ハンディターミナル上で出荷や入出荷検品、棚卸などのデータ入力ができます。
また、ハンディターミナルの代わりにスマートフォンやタブレットを使用した読み取りが可能な場合もあります。
輸出入管理
外貨建債権管理や外貨建債務管理、多通貨管理、為替予約管理が行える機能です。受注見込の情報から生産計画の作成が可能です。
販売管理システムの導入メリット
販売管理システムの導入メリットとしては、主に次のようなことが挙げられます。
- 業務効率化
- 属人化の防止
- スピーディーな経営判断
業務効率化
販売管理システムを導入することで、入力や業務フローの共通化ができるため、販売管理に必要なコストや時間が削減できます。また、業務の可視化がしやすくなることで業務効率化も目指せます。
属人化の防止
これまでExcelや紙での管理を行っていた場合は、特定の担当者しか把握できていなかったり、入力方法が人によって異なったりといった懸念がありました。
しかし、システムの導入により、業務の標準化ができるため、入力フォーマットの統一や管理方法が定まり、業務の標準化や属人化の防止が可能となります。
スピーディーな経営判断
販売データを一元管理することで、経営に必要な情報がすぐに可視化できます。さらに、データ分析により、迅速かつ正確な経営判断を行えることも特徴です。
目の前の課題解決に向けた施策の実施はもちろん、過去のデータから今後の予測や経営戦略を立てることも可能です。
販売管理システムの選び方
販売管理システムを選ぶ際は、次のことに気をつけて導入しましょう。
分析・統計機能はあるか
販売管理システムは販売にまつわるあらゆるデータが蓄積されるシステムです。経営方針や今後の施策に非常に重要なデータとなるため、これらを有効に使うためには優れた分析と統計機能が充実しているかどうかがポイントとなります。
分析可能な種類やグラフでの可視化、レポート化ができるかどうかも確認しておくと安心です。
操作がわかりやすいか
従業員が日々使用するシステムとなるため、使いやすさは重要なポイントです。キーボード入力だけで簡単に操作できることや、直感的でわかりやすい入力画面であるかを確認しましょう。
誰が見ても簡単に操作できるシステムであれば、導入の際の研修や教育時間も短く済みます。
サポート体制は万全か
万が一のトラブルや不明点が発生した場合に備えて、充実したサポート体制が整っているかを確認しましょう。システム自体に不具合が発生した場合、迅速に対応してもらえるかは重要なポイントです。
どのようなサポート体制が用意されているのかを確認しておきましょう。
セキュリティ対策は十分か
販売管理システムは、顧客情報を含む重要なデータを多く扱います。外部への漏えい対策だけでなく、社内の不正を防ぐためにも、認証機能やログ機能などのセキュリティ対策が十分に施されているか確認しておくと安心です。
おすすめの販売管理システム
次の記事では、口コミ評判で人気の販売管理システムを多く紹介しています。販売管理システムを比較検討したい方は、ぜひ参考にしてください。
販売管理システムの導入で経営効率の向上を目指そう
販売管理システムは、業務効率化やコスト削減、迅速な経営判断を支えるシステムです。導入を検討する際は、機能を理解し、自社に合うものを選んでください。
販売管理システムはさまざまあり、それぞれ備わっている機能の数や特徴が異なります。自社の業務フローや扱う商材などを踏まえて適切なシステムを比較検討して、納得できるものを導入してください。
