AI搭載の契約書管理システムのおすすめ！選び方やメリット

契約書管理システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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AI搭載の契約書管理システムの特徴

AI搭載の契約書管理システムの特徴としては、次の点が挙げられます。

• AIによるレビュー機能で、契約書のレビューが効率化できる
• AI-OCR機能により契約書の情報を自動で取りまとめ、管理台帳作成の手間を削減可能
• AIが自動抽出した契約終了日のアラートにより管理ミスを削減できる

どちらの機能もこれまで手作業や目視で行っていた作業をAIが行うことにより、業務の効率化や手間・ミスの削減が目指せます。AIによって業務を効率化することで、契約業務に関わる人の工数を本来の業務に使えるため、業績アップやムダな残業代の削減にもつなげられるでしょう。

AI機能をもつ契約書管理システム

契約書の作成・締結・管理をAI機能でサポートする契約書管理システムを5選紹介します。

• 契約書をアップロードするとAIが自動で必要な項目を抽出
• AIが抽出した契約終了日にもとづいた自動通知機能を搭載
• 多くの形式のファイルをアップロード可能で、CSV取り込みも可能

OPTiM Contractは契約書の保管・管理に特化した契約書管理システムです。従来の紙の契約書をAI-OCR機能を使ってスキャンデータとして取り込み、取り込んだデータを活用しながら契約書管理ができます。手書き文字の読み取りも可能で、さまざまな電子契約サービスと連携することで契約機能もカバーできます。

• AIが契約内容を自動で読み取り案件台帳を自動で作成
• 電子契約連携で契約書を自動格納
• 案件ステータスを自動更新し進捗を可視化

OLGAは、法務部門の業務を自動化する法務オートメーションプラットフォームです。メールやフォームで依頼された法務案件を自動で案件台帳に登録し、案件情報や関連ファイル、やり取り履歴を一元管理します。電子契約サービスと連携し、締結後の契約書を自動で取り込み、格納が可能です。

また、PDFをアップロードするだけで、契約終了日や自動更新条項などの契約情報を自動で抽出し、期限が近づいた契約書は自動で通知されます。案件の進捗状況は自動で更新され、事業部門へのレポート作成も自動化できます。

LeFILING

• GoogleDriveに追加するだけで契約書管理を自動化できる
• ファイルの保存場所をそのままに、AIが自動で契約書を解析
• ファイル名編集やフォルダの整理など管理作業を削減できる

LeFILINGの特徴はGoogleWorkspaceの「ラベル機能」を使って契約書を管理することです。AIが自動的に契約書を解析して適切なラベルを付与するため、手作業による管理業務は大幅に削減できます。

• AIが契約内容を自動で読み取り管理台帳を効率的に作成
• 契約書の作成から締結後管理、関連情報の一元化で業務効率UP
• 柔軟な権限設定で安全に情報共有

Hubbleは、契約書の作成から締結後の管理までを一元化できるクラウドAIサービスです。最先端AIを活用し、契約書のアップロードだけで管理台帳を自動作成します。また、AIが契約内容を解析し、関連する契約書を自動で紐付け、契約書の親⼦関係や繋がりも可視化できます。

さらに、カスタム項目を含む主要な契約情報をAIが自動で読み取り、台帳への入力作業を大幅に削減します。これにより、契約管理業務の効率化と精度の向上を実現するでしょう。

• 四大法律事務所の知見を活かしたAI作成・分析機能
• AI自動抽出により契約書の検索と管理工数を削減
• 契約業務の全プロセスを一元化するワンプラットフォーム

LegalXrossは、契約書の作成から締結、管理、分析まで、契約ライフサイクル全体を一元化するリーガルプラットフォームです。AI契約書管理機能は、電子や紙の契約書を問わず一元管理し、AIが自動で契約情報を抽出するため、台帳作成の手間を削減できます。

抽出された情報に基づき、契約書の期限管理の体制化や検索性の向上を実現し、電子帳簿保存法にも対応可能です。AI作成・分析機能により、高度な法務ナレッジを業務に取り込み、業務品質の向上とリスク低減を両立できます。

AI搭載の契約書管理もできる電子契約システム

• 弁護士がサービス全体を監修し、電子署名法にも準拠
• ISO認証を複数取得し、官公庁や金融機関も利用する安心のセキュリティ
• 多くの外部サービスと連携可能で業務効率をさらにアップ

クラウドサインは弁護士ドットコムが運営する電子契約システムです。AIによる契約書管理のサポート機能や、クラウドサインレビューと組み合わせればAIによる契約書の自動チェック機能も利用できます。クラウドサインに搭載されたAIによる自動化機能を利用すれば、手作業や目視による作業を大きく削減可能です。

• 日本の法律に特化した弁護士がサービス監修
• メガバンクの厳しい基準でモニタリングを定期的に実施
• SMBCグループへの導入ナレッジを活用したサポートも充実

SMBCクラウドサインは、国内有数の金融グループであるSMBCフィナンシャルグループが運営する電子契約システムです。グループ内への導入実績も豊富なため過去に培った導入ノウハウを提供してくれるうえに、メガバンクの厳しい基準を満たすセキュリティ体制で契約書をセキュアに管理できます。

締結した契約書はAIで自動抽出・解析してSMBCクラウドサイン上に電子データとして保管でき、自動入力による業務効率化と一覧性の向上を実現できます。

• AI契約チェックでリスクを即座に検知し修正案を提案
• Wordテンプレートの直接編集で契約書作成の時短を実現
• 電子サインとデータ容量は定額制でコストを最適化

freeeサインは、AIによる契約書チェック機能を搭載し、煩雑な契約業務をワンストップでカバーする電子契約サービスです。Wordテンプレートの直接編集機能で契約書作成の手間を大幅に短縮でき、電子サイン送受信とデータ容量は定額制のため、コストを気にせず安心して利用可能です。

また、弁護士監修のAI契約チェック機能により、受け取った契約書のリスクを迅速に検知し、適切な修正案を提案することで、専門知識がなくても安心して契約締結を進められます。

• AIが契約相談時の不足情報を自動聞き取り申請を代行
• 法人取引先情報や契約履歴をデータベースに自動蓄積
• 契約更新の通知に加えて自動更新の意思確認まで自動化

Cospalは、AIを活用し、契約相談受付から契約管理までを一気通貫で自動最適化するCLMツールです。契約相談機能では、AIアシスタントが不足情報を聞き取り、申請フォームに記入します。

また、ナレッジデータベースが自動で構築され、締結までの全履歴が参照可能です。契約管理機能は、自動更新の意思確認やステータス管理までを自動化でき、Standardプラン利用の場合、条件分岐を含む稟議プロセスの自動化も可能です。

契約書管理システムにAI機能があるメリット

契約書管理システムにAI機能があると次のようなメリットがあります。それぞれのメリットについて、詳しく解説します。

• 契約期間をAIが自動管理
• 文書のデータ化を効率化できる

契約期間をAIが自動管理

契約期間をAIで自動適切に管理できる点も、契約書管理システムにAI機能があることのメリットの1つです。

契約期間を適切に管理できていないと、再契約にまた手間がかかるケースや、場合によっては大きなトラブルに発展してしまうケースもあるでしょう。一方、契約期間を適切に管理できていれば契約が切れてしまう前に余裕をもって再契約を促したり、不要な契約を契約期間満了をもって解約できたりします。

このように契約において重要な項目である契約期間をAIが自動で判別し、対応が必要な契約について、自動でアラートをあげる機能がAI搭載の契約書管理システムには付いていることが多いです。そのため、更新や解約の漏れを防止できることがAI機能を搭載する契約書管理システムのメリットです。

文書のデータ化を効率化できる

契約書管理システムにAI-OCR機能が付いていれば、文書のデータ化を効率化できます。契約書管理システムが電子契約サービスを兼ねていれば、電子データをそのままシステムに保管できます。

しかし、取引先が紙による契約しか対応していない場合、自社が契約書管理システムを利用していても紙による契約が残ってしまうこともあるでしょう。そのような場合でも、契約書管理システムのAI-OCR機能があれば、自動読み取り機能で紙の契約書を簡単に電子データ化できます。

また、過去に紙で取り交わされた契約書を整理するときに、一つひとつ手作業で入力が必要だと大きな手間がかかります。そのような場合にも、AI-OCR機能でスキャンデータを読み込めば紙の電子化が容易です。

契約書管理システムはAI機能でより効率化しよう

AI機能をもつ契約書管理システムは、AIを用いた読み取り機能や読み取りデータを利用した契約期間の自動管理といったメリットがあり、従来の紙業務から脱却し文書業務を効率化したい方におすすめのサービスです。選定の際は次のポイントに注意して選ぶのをおすすめします。

• 課題を抱えている業務の効率化ができる機能をもっているか
• AI-OCR機能の読み取り精度が十分なものか
• 紙で行っている文書業務と比較してコストメリットがあるか

契約書管理システムをより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較しましょう。