会議室予約を効率化する方法4選！最適化する予約管理システムも紹介

会議室運用の効率化に関する主な課題

会議室運用の効率化に関する課題は次のとおりです。

• 予約されているのに使われていない
• 会議室が足らない
• 会議室が余っている

予約されているのに使われていない

会議室運用における課題の1つが、予約されているのに実際には使われていないことです。会議室の無駄な占有を引き起こし、他の利用者が会議室を使えない原因となります。

こうしたケースは、会議室のキャンセル対応をしていないことが主な要因です。単にキャンセル対応を忘れてしまったケースもあれば、予定がずれて会議室を使わなくなった際に「きっと誰も使わないだろう」とキャンセル対応を怠るケースもあります。

結果として、会議室の利用率が低下し、効率的な運用が妨げられてしまいます。

会議室が足らない

大規模な企業や会議が頻繁に行われる組織でよくある課題として、会議室が足らずに必要なタイミングで使えないことが挙げられます。

会議室の不足によって会議のスケジュールを調整するのが困難になったり、業務の進行に支障をきたしたりすることがあります。重要な会議があるのに、スペースが確保できなければ、意思決定や情報共有を妨げる要因となるでしょう。

また、会議室の不足によって、別の場所で会議を行う必要が生じれば、移動時間やコストが増加するケースもあります。

会議室が余っている

一方で、会議室が余ってしまうことも会議室運用の課題です。会議室が過剰に確保されているものの、実際には使用されていないといった、会議室の需要と供給のバランスが取れていないケースがあります。

このような状況は、賃料や備品購入代など不要なコストを発生させる要因になります。組織の拡大に伴い利用の増加が見込めていれば問題ありませんが、そうでない場合は会議室の利用状況を踏まえてスペースの活用方法を見直しましょう。

会議室予約を効率化・最適化する方法4選

会議室予約を効率化・最適化できる主な方法は、主に次の4つです。

• 会議室の利用ルールを定める
• 会議スペースを増設する
• 予約状況を可視化する
• 会議室予約管理システムを導入する

会議室の利用ルールを定める

会議室予約の効率化を図るためには、明確な利用ルールを定めることが重要です。ルール化することで、予約の重複や無駄な占有の発生を抑えやすくなります。

具体的には、会議の目的や規模に応じて会議室使用の優先順位を決めたり、予約のキャンセルポリシーを設定したりするといったルールを設定します。

なお、ルールは一方的に決めるのではなく、実際の利用者の意見を反映させることで、参加者全員が納得できる会議室運用が実現します。

会議スペースを増設する

会議室の不足を解消するためには、会議スペースを増設するのも有効な手段です。会議スペースを増やせば、会議開催の日程調整がしやすくなります。

オフィス内のレイアウトを見直し、休憩スペースや空きスペースを会議用に転用すれば、会議室の不足を補える可能性があります。たとえば、パーテーションを使って小規模な会議スペースを作ったり、フリーアドレスデスクの一部を会議用に確保したり、Web会議用の個室ブースを設置したりしてもよいでしょう。

ただし、会議の内容によっては、秘匿性を高める必要があるため、増設スペースの機密性や防音性には注意が必要です。

予約状況を可視化する

会議室予約を最適化・効率化する方法の1つが、予約状況を可視化することです。予約状況が見えなければ、空き状況の確認に時間がかかったり、無駄な予約が発生したりする可能性があります。

予約状況を一覧で確認できるようにすることで、リアルタイムでの空き状況を把握しやすくなるため、無断利用や予約重複を防ぎ、会議室の利用効率を向上させられます。

予約状況を可視化する方法としては、全社間で共有できるカレンダーアプリやグループウェア、予約管理システムなどの導入があります。

会議室予約管理システムを導入する

会議室予約管理システムは、予約状況や利用状況を可視化したり、自動的に予約をキャンセルしたりできる機能を備えており、カラ予約や二重予約などを防止できます。

システムの多くがクラウドベースであるため、時間や場所を選ばずに会議室が予約されている状況を確認できます。

これにより、利用効率を向上し、従業員も簡単かつ快適に会議室を利用しやすくなります。

会議室予約管理システムを導入するメリット

会議室の予約状況を管理できるシステムを導入するメリットは次のとおりです。

• カラ予約を防止できる
• 二重予約を回避できる
• 利用状況を可視化できる

カラ予約を防止できる

会議室予約管理システムを導入することで、カラ予約の防止が可能です。

カラ予約とは、会議室の利用が予約されているものの、実際には利用されない状況のことです。カラ予約によって、会議室の稼働率の低下や、他の利用者が会議室を使用できない状況を招きます。

会議室予約管理システムは、予約開始時刻から一定時間が経過しても実際に利用されていない場合に自動で予約をキャンセルできる機能が搭載されているサービスもあるため、無駄に会議室が空いてしまう状況を回避できます。

二重予約を回避できる

会議室予約管理システムを導入すれば、会議室の二重予約を回避できます。

二重予約とは、同じ時間帯に複数の予約が重複する状況のことです。二重予約は、会議のスケジュールに混乱を招くため、会議室運用においては避けなければなりません。

会議室予約管理システムでは、リアルタイムで予約状況を確認できるため、二重予約を未然に防げるほか、予約が重複しないように自動的に調整したり、ユーザーに対して予約可能な時間帯を提示したりします。

また、カレンダーアプリとの連携機能が搭載されたシステムも多く、会議の日程調整から会議室の予約までをワンストップで管理できます。

利用状況を可視化できる

会議室の利用状況を可視化できるのも、システムを導入するメリットです。

このシステムでは、会議室の利用履歴や予約状況をデータとして蓄積しており、リアルタイムで確認できます。そのため、どの会議室がどの時間帯に多く利用されているかを把握でき、予約の集中を避けるための調整が可能です。

サービスによっては、予定よりも早く会議が終了した場合に会議室をすぐに空室として開放する機能も備えているため、会議室の有効活用ができます。

会議室予約管理システムを選ぶポイント

会議室予約管理システムを選ぶ際のポイントは次のとおりです。

• 予約や取り消しの操作が簡単か
• カレンダーアプリと連携できるか
• 会議室の備品管理もできるか

予約や取り消しの操作が簡単か

会議室予約管理システムを選ぶ際には、予約や取り消しの操作が簡単か確認しましょう。操作が複雑な場合、従業員がシステム利用を避けてしまい、手動での管理に戻ってしまう恐れがあります。

システムは直感的なインターフェースと、少ないクリック数で予約やキャンセルができることが理想です。予約の変更やキャンセルが簡単に行えることで、カラ予約の防止にもつながります。

ユーザーがストレスなく使えるシステムを選ぶことで、導入効果が最大化されるでしょう。

カレンダーアプリと連携できるか

会議室予約管理システムを選ぶ際には、既存のカレンダーアプリと連携できるかも重要なポイントです。GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookなどのカレンダーアプリを使用してスケジュール管理を行っている企業も多いでしょう。

これらのカレンダーとスムーズに連携できるシステムであれば、会議の予定作成や会議室の予約を一元的に管理できます。現行のカレンダーアプリとの互換性を確認し、スムーズな運用ができるシステムを選ぶことが重要です。

会議室の備品管理もできるか

会議室予約管理システムを選ぶ際には、会議室の備品管理ができるかどうかも考慮しましょう。会議室にはプロジェクターやホワイトボードなどの備品が備わっていますが、管理が適切に行われていなければ、会議の準備に手間取ることがあります。

備品の管理機能が搭載されたシステムを選択すれば、会議室の予約と同時に必要な備品の確保や在庫状況の確認ができ、準備不足を防げます。

おすすめ会議室予約管理システム6選

Colorkrew Bizは、会議室予約のような業務の手間を削減できるツールです。専用のQRコードを読み取るだけで、座席や会議室での人がいる場所を可視化できるほか、1か月先の座席予約・6か月先の会議室管理も可能です。Microsoft Outlookと連携して、人と会議室の空き状況から最適な時間をレコメンドしてくれるスケジューラー機能も搭載されており、会議のための予定確認やアポイントの調整にかかる時間を削減できます。

ラクネコRoomは、会議室の予約管理をデジタル化できるシステムです。iPhoneやiPadで使用できるシステムで、GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookといったカレンダーツール経由での会議室予約、予約された会議の終了を次の予約者への通知、不足備品の発注などを行えます。

BroomHubsは、クラウド型ワークプレイス予約・来訪者管理システムです。会議室の予約や来訪者管理を一元管理でき、会議室が取れない・カラ予約が多いといった課題を、チェックイン・チェックアウト運用やリマインダー、自動キャンセルなどの機能で解決できます。会議室ごとの細かい設定や利用部署ごとの権限設定が可能で、ニーズに合わせた設備運用ルールを設定できるのが特徴です。

予約ルームズは、会議室の課題を解決できるシステムです。カラ予約の自動キャンセル機能や会議室の無断延長を防止するアラート機能、会議室の無断利用防止機能などさまざまな機能が搭載されています。自動分析機能も搭載されており、カラ予約の原因の特定や会議室の稼働率・稼働時間の確認、入退室時間の把握なども可能です。カレンダーツールやWebからの会議室予約はもちろん、会議室に設置した端末で直接会議の予約もできます。

touch-meeは、Office365やGoogle Workspaceの施設予約機能と連携して使用できるシステムです。専用のタッチシートを貼り、アプリをダウンロードしてシートをスマートフォンでタッチすれば、会議のチェックインや終了後のチェックアウトの手続きが完了します。また、パソコンからも会議の開始や終了など、利用状況を把握できます。利用の記録やカラ予約防止のための自動キャンセル機能、会議が長引きそうな場合の利用延長機能など、幅広い機能が搭載されています。

iMeeting®-Rは、会議室の予約・運用の一元的な管理ができるシステムです。さまざまなグループウェアと連携可能で、予約した会議の情報を個人のスケジュールに取り込めます。グループ会社と共通して利用でき、拠点ごとや部署ごとに権限を委譲できるのも特徴です。

システム導入で会議室の予約管理を最適化

会議室の予約や管理は、思いのほか手間と時間がかかります。本来の業務に影響しないようにしたり、必要な会議を必要なタイミングで実施したりするためには、会議室予約を管理できるシステムの導入がおすすめです。

会議室予約システムは次の記事でも詳しく紹介しています。