自治体向けビジネスチャットツールおすすめ比較！課題解決と選び方ガイド
ビジネスチャットには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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自治体で活用できるビジネスチャットの機能
ビジネスチャットとは、ビジネスに特化したコミュニケーションを効率化するためのツールです。
ビジネスチャットには、テキストチャット、ファイル共有、音声・ビデオ通話、タスク管理などの機能があり、自治体では次のようなことが期待できます。
- リモートワークに対応し、市民や企業とのコミュニケーションを円滑に進められる
- 災害をはじめとする緊急時に迅速な対応ができる
- 人手不足を解消できる
- 市民が自宅や外出先から問い合わせができるようになり、利便性が向上する
- 郵送や電話などの問い合わせにかかるコストを削減できる
チャット機能や音声・ビデオ通話などの機能によって、緊急時の迅速な対応や、市民からの問い合わせのスムーズな受付が可能になります。
また、これらができることで結果的に人手不足の解消にも役立ちます。
自治体でビジネスチャット導入が進む背景
近年、多くの自治体でビジネスチャットの導入が進んでいます。背景には、コロナ禍による働き方の変化や、慢性的な人手不足、業務の複雑化といった課題があります。
従来の電話やメール、紙資料だけではスピード感や正確性が求められる現場対応に限界があり、より柔軟かつ効率的なコミュニケーション手段が必要とされています。
自治体においてビジネスチャットが求められるようになった主な理由を整理します。
コロナ禍・テレワークの影響
新型コロナウイルスの影響により、多くの自治体でもテレワークの導入が進みました。これにより、従来の対面によるやり取りが難しくなり、メールや電話による非対面でのコミュニケーションが主流になっています。
しかし、メールでは大容量ファイルの送信に制限があったり、パスワード管理が煩雑だったりと、業務の効率化に課題が残ります。また、電話は聞き間違いや記録が残らない問題があり、正確な情報共有には不向きです。
こうした背景から、よりリアルタイムで記録性の高いコミュニケーション手段として、ビジネスチャットの需要が高まっています。
人手不足・業務の多様化
少子高齢化や予算の制約により、自治体の職員数は年々減少傾向にあります。一方で、地域課題への対応や行政サービスの多様化によって、業務量は増加の一途をたどっています。
限られた人員で幅広い業務に対応するには、業務の属人化を防ぎ、誰でも情報をすぐに確認・活用できる体制が必要です。
ビジネスチャットを導入することで、過去のやり取りの履歴やファイルを簡単に参照でき、職員間の連携がスムーズになります。これにより、業務の抜け漏れや非効率を防ぐ効果が期待できます。
スムーズな情報共有へのニーズ
自治体では、依然として紙の資料や電話・メールに頼った業務フローが多く、リアルタイムな情報共有に課題を抱えているケースが少なくありません。
たとえば、会議資料や書類を印刷・配布するには手間やコストがかかり、保管スペースの確保も必要です。さらに、紙媒体では過去の情報を探すのにも時間がかかり、ミスや漏れにつながるリスクもあります。
こうした課題を解決する手段として、チャットを中心としたデジタルツールの活用が注目されています。業務ごとのやり取りをスレッド化し、ファイルの共有・検索も容易になることで、迅速かつ正確な情報伝達が可能になります。
自治体がビジネスチャットを導入するメリット
自治体における業務は多岐にわたり、かつ迅速な対応が求められる場面も多く存在します。
従来の電話やメール、紙の資料だけでは、こうした業務のスピードと正確性に限界があるのが実情です。
ビジネスチャットの導入により、情報共有の効率化や業務の標準化、さらにはセキュリティやテレワーク対応といった自治体ならではの課題解決にもつながります。
自治体がビジネスチャットを導入する3つの主なメリットを紹介します。
情報共有のスピード向上
ビジネスチャットを活用することで、リアルタイムでの情報伝達が可能となり、庁内のコミュニケーションが大幅に効率化されます。これにより、従来の電話やメールにありがちだった伝達ミスや対応遅れを防げます。
たとえば、トラブルや問い合わせが発生した際には、即座に関係者へ報告・相談ができ、対応のスピードが格段に上がります。
また、大容量のファイルもチャット上で手軽に共有できるため、複数回に分けて送付する必要がなくなり、やり取りがスムーズになります。これにより、業務のスピード感と正確性の向上が期待できます。
属人化の防止と業務効率化
ビジネスチャットは、業務の記録がすべて可視化されるため、担当者に依存した情報管理＝属人化のリスクを軽減できます。これにより、担当者の不在時でも、他の職員がすぐに状況を把握し、業務を引き継げます。
また、グループチャットやスレッド機能を活用することで、部門ごとの情報共有やプロジェクト単位での進行管理も容易になり、チーム全体での業務遂行がスムーズに行えるようになります。
資料ややり取りの履歴も蓄積されるため、業務ナレッジの共有・再利用がしやすくなるのも大きな利点です。
テレワーク・三層分離への対応
新型コロナウイルスの影響で、自治体においてもテレワークの導入が急速に進みました。
しかし、従来の業務フローのままでは、円滑なコミュニケーションや情報共有が難しくなる場面も多く見られました。ビジネスチャットを導入すれば、庁内ネットワークの制約下でも、安全かつ効率的に情報をやり取りできる環境を構築できます。
また、自治体に特有の「三層分離」（インターネット系・LGWAN系・マイナンバー系）のネットワーク構成に対応したチャットツールを選定すれば、セキュリティ要件を満たしつつ、テレワークや外部との連携も実現可能です。
これにより、柔軟な働き方への対応とともに、情報漏えいリスクの低減にもつながります。
自治体向けビジネスチャットおすすめ比較
自治体向けのビジネスチャット、および自治体にて導入されているビジネスチャットを紹介します。これから導入を検討している方はぜひ、システム選びの参考にしてください。
elgana（エルガナ） - NTT西日本株式会社
- 重要なメッセージを留めておくことで情報を整理できる
- メッセージごとに既読、未読状況を確認できる
- 過去に利用した書類や画像を一覧で確認できる
elgana（エルガナ）は、シンプルで使いやすいビジネスチャットです。既読者確認機能を利用することで、メッセージごとに既読、未読状況を確認できます。
また、アンケート機能を利用すれば気軽にメンバーに質問可能です。そのため、会議の開催や日程調整を迅速に行えます。
さらに、重要メッセージはクリップ機能を利用してチェックすることで、情報の整理が可能です。また、ファイルを一覧できる機能があります。過去に利用した書類や画像を一覧で見られるため、情報の整理と業務の効率化が可能です。
- 既読管理機能、スレッド機能を備えたビジネスチャットで迅速な情報共有が可能
- タスク管理機能を利用することでプロジェクトの進捗が把握しやすい
- ワークフロー機能を利用することで仕事の抜け漏れを防げる
Tocaroは、充実した機能、低価格、導入支援の3つを備えたビジネスチャットです。グループチャットはメッセージに対してコメントを残せるスレッド機能があるため、情報共有が迅速になります。
また、ビデオ通話機能があるため、リモートワークも可能です。
ファイル共有はドラッグ&ドロップで簡単に書類のアップロードができます。迅速な情報共有が可能です。さらに、ラベルを付けたりバージョンごとに管理したりできます。プレビュー機能を利用すればファイルの中身を見られます。
LoGoチャット
- 自治体専用のビジネスチャット
- グループチャット・ファイル共有・タスク管理など多機能
- LGWAN環境を利用しながら外部機関とのやり取りが可能
LoGoチャットは、自治体で使用することに特化したビジネスチャットです。自治体の業務環境で使用されるLGWAN環境に特化しており、高いセキュリティを確保できます。
単なるチャットにとどまらず、グループチャット・ファイル添付・掲示板機能など、業務に役立つ多機能を搭載しています。
また、外勤職員や外部機関とやり取りが可能です。企業や庁外とやりとりができ、モバイルアプリで利用もできるため、災害時の連絡手段として利用できます。
LGTalk
- ワンクリックでファイルの無害化が可能
- 自治体AIであるzevoと連携可能
- 豊富なIP制限設定で高いセキュリティを実現
LGTalkは、LGWAN環境とインターネット環境の両方に対応したビジネスチャットです。ファイルを無害化できる機能があるため、ウイルス感染の心配をせずに書類をダウンロードできます。
自治体専用のビジネスチャットであるため、許可された相手だけとやり取りができます。ファイル共有の際も細かな設定を行えるため、情報漏えいの対策が可能です。
また、LGWANとインターネット環境の両方に対応しています。そのため、時間や場所を選ばずにリアルタイムのコミュニケーションが可能です。
自治体向けビジネスチャットで業務の効率化を実現しよう
ビジネスチャットは、リアルタイムのコミュニケーションが取れ、スムーズな情報共有が可能です。そのため、自治体でリモートワークへの移行や人手不足で悩んでいる場合はおすすめです。
それだけでなく、社内コミュニケーションの改善や、ペーパーレス化によるコスト削減につながります。
自治体向けビジネスチャットを導入する際は、セキュリティ対策が十分に施されているか、直感的な操作が可能であるかを確認し、自治体で導入実績の多いサービスを選びましょう。
