自治体向けのビジネスチャットおすすめ比較！解決できる課題
ビジネスチャットの各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。効率的な情報共有、タスク管理、リモートワークなどさまざまな目的で導入されるビジネスチャットの比較にお役立てください。
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自治体で活用できるビジネスチャットの機能
ビジネスチャットとは、ビジネスに特化したコミュニケーションを効率化するためのツールです。ビジネスチャットには、テキストチャット、ファイル共有、音声・ビデオ通話、タスク管理などの機能があり、自治体界では次の内容が可能になります。
- リモートワークに対応し、市民や企業とのコミュニケーションを円滑にできる
- 災害といった緊急時に迅速な対応ができる
- 人手不足を解消できる
- 市民が自宅や外出先から問い合わせができるようになり、利便性が向上する
- 郵送や電話といった問い合わせにかかるコストを削減できる
チャット機能や音声・ビデオ通話などの機能によって、災害といった緊急時に迅速に対応したり、市民の問い合わせを受け付けやすくしたりできます。また、職員数減少のカバーも可能です。
自治体におけるビジネスチャット導入前の課題
自治体界では、多様で複雑な業務に素早く対応できる行政サービスが必要であり、それにあたってコミュニケーションや人手不足にまつわる課題が発生することがあります。 普段の業務で解決すべき課題はどれか、確認してみましょう。
スムーズな情報共有が困難
自治体では、情報共有のためにメールや電話を利用するのが一般的であるため、スムーズな情報共有が困難です。
そのため、大容量のファイルがメールでは送れない、パスワードを付ける必要があります。電話では聞き間違いが起きて情報伝達があいまいになるといった問題が発生しやすいです。また、時間外にかかってくる電話の対応も難しいです。
このような問題は、トラブルの原因になる可能性があります。
さらに、紙のファイルや資料を利用していた場合、過去に使用した情報を探すことが困難です。大量の資料から探す手間があるため、情報共有が遅くなります。
テレワーク環境への対応
自治体では、新型コロナウイルスの感染拡大防止のためにテレワークを導入するケースが増えました。しかし、対面でなくなったため、円滑なコミュニケーションが取りづらくなりました。そのため、情報伝達に食い違いが起きるといった課題があります。
また、大容量のデジタル書類はメールでは送れない、郵送には金銭的、時間的コストがかかるといった点も課題のひとつです。
書類や会議資料の印刷準備の手間
自治体界では、書類や会議資料を紙を利用するのが一般的です。そのため、会議までに印刷が間に合わない、印刷にかかるコストが予算を圧迫する、膨大な資料の保管場所が必要といった課題を抱えることが多いです。
また、紙の書類はセキュリティ面に不安があり、個人情報の漏えいといった課題があります。
自治体の課題をビジネスチャットで解決できる理由
自治体では、スムーズな情報共有が困難、テレワーク環境への対応が求められるといった課題がありますが、ビジネスチャットを使えばそれらの課題も解決できます。
情報共有が簡単かつスムーズになる
ビジネスチャットを導入すると、リアルタイムで情報共有が可能になるため、自治体界で起こりがちな情報共有の漏れや認識の食い違いといった課題を解決できます。
リアルタイムで情報共有が可能になると、トラブルがあった際にすぐに報告、連絡、相談が可能になります。そのため、トラブル拡大の防止が可能です。また、電話による聞き間違いがなくなるため、認識の食い違いを防げます。
さらに、ファイル共有機能を利用することで大容量のデータをまとめて送れます。そのため、複数回に分けてデータ送信する必要がなくなり、スムーズなデータのやりとりが可能です。
社内コミュニケーションの改善につながる
ビジネスチャットを導入すると、場所や時間を選ばずにコミュニケーションが取れるようになるため、社内コミュニケーションの改善につながります。チャット機能を利用することで、意見交換や必要な情報のやり取りを迅速に行えます。
また、複数人でのグループチャット機能を利用することで、複数の従業員との情報共有が可能です。さらにファイル共有機能があるため、会議に必要な資料をスムーズに配布できます。
ペーパーレス化で業務効率の向上やコスト削減につながる
ビジネスチャットを導入すると、データでの情報共有が可能になります。そのため、ペーパーレス化を促進し、業務効率の向上やコスト削減が可能です。
ペーパーレス化することで、印刷物のコストを大きく低減できます。また、準備の手間が減るため、会議をしやすくなり、業務の効率化が可能です。さらに、書類紛失のリスクを減らせるため、情報漏えいのリスクを低減できます。
また、ペーパーレス化することで、検索するだけで目的の資料を見つけられます。
自治体向けビジネスチャットおすすめ比較
自治体向けのビジネスチャット、および自治体にて導入されていビジネスチャットを紹介します。システム選びの参考にしてください。
- 重要なメッセージを留めておくことで情報を整理できる
- メッセージごとに既読、未読状況を確認できる
- 過去に利用した書類や画像を一覧で確認できる
elganaは、シンプルで使いやすいビジネスチャットです。既読者確認機能を利用することで、メッセージごとに既読、未読状況を確認できます。また、アンケート機能を利用すれば気軽にメンバーに質問可能です。そのため、会議の開催や日程調整を迅速に行えます。
さらに重要メッセージはクリップ機能を利用してチェックすることで、情報の整理が可能です。また、ファイルを一覧できる機能があります。過去に利用した書類や画像を一覧で見られるため、情報の整理と業務の効率化が可能です。
- 既読管理機能、スレッド機能を備えたビジネスチャットで迅速な情報共有が可能
- タスク管理機能を利用することでプロジェクトの進捗が把握しやすい
- ワークフロー機能を利用することで仕事の抜け漏れを防げる
Tocaroは、充実した機能、低価格、導入支援の3つを備えたビジネスチャットです。グループチャットはメッセージに対してコメントを残せるスレッド機能があるため、情報共有が迅速になります。また、ビデオ通話機能があるため、リモートワークも可能です。
ファイル共有はドラッグ&ドロップで簡単に書類のアップロードができます。迅速な情報共有が可能です。さらに、ラベルを付けたりバージョンごとに管理したりできます。プレビュー機能を利用すればファイルの中身を見られます。
LoGoチャット
- 自治体専用のビジネスチャット
- 35,000名以上の自治体職員が参加するコミュニティに参加可能
- LGWAN環境を利用しながら外部機関とのやり取りが可能
LoGoチャットは、自治体で使用することに特化したビジネスチャットです。自治体の業務環境で使用されるLGWAN環境に特化しており、高いセキュリティを確保できます。
また、外勤職員や外部機関とやり取りが可能です。企業や庁外とやりとりができ、モバイルアプリで利用もできるため、災害時の連絡手段として利用できます。
さらに、複数の自治体と連携ができます。35,000名以上のコミュニティに参加が可能で迅速な情報共有が可能です。
LGTalk
- ワンクリックでファイルの無害化が可能
- 自治体AIであるzevoと連携可能
- 豊富なIP制限設定で高いセキュリティを実現
LGTalkは、LGWAN環境とインターネット環境の両方に対応したビジネスチャットです。ファイルを無害化できる機能があるため、ウイルス感染の心配をせずに書類をダウンロードできます。
自治体専用のビジネスチャットであるため、許可された相手だけとやり取りができます。ファイル共有の際も細かな設定を行えるため、情報漏えいの対策が可能です。
また、LGWANとインターネット環境の両方に対応しています。そのため、時間や場所を選ばずにリアルタイムのコミュニケーションが可能です。
自治体向けビジネスチャットで業務の効率化を実現しよう
ビジネスチャットは、リアルタイムのコミュニケーションが取れ、スムーズな情報共有が可能です。そのため、自治体でリモートワークへの移行や人手不足で悩んでいる場合はおすすめです。
それだけでなく、社内コミュニケーションの改善につながったり、ペーパーレス化することでコスト削減につながったりします。
自治体向けビジネスチャットを導入する際は、セキュリティ対策が十分に施されているか、直感的な操作が可能であるかを確認し、自治体で導入実績の多いサービスを選びましょう。
