賃貸管理システムの導入事例！よくある課題と導入効果
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賃貸管理システム導入前のよくある課題
賃貸管理システム導入前によくある課題は次のとおりです。
- データ管理が非効率的
- 顧客対応の遅延
- コスト管理が困難
データ管理が非効率的
賃貸物件の管理においては、扱うデータが多いため非効率な管理がよくみられます。多くの管理者は、物件情報や入居者情報を手作業で管理しており、これがデータの重複や誤入力の原因になりかねません。また、紙ベースの管理では、情報を検索しにくくデータを調べるのにも一苦労です。
顧客対応の遅延
賃貸管理業務で発生する、入居者からの問い合わせやトラブル対応に時間がかかりやすいです。入居者は複数の業者へ問い合わせしている場合もあるため、相対的に入居者の満足度が低下しかねません。問い合わせ内容を手作業で記録していると特に対応が遅れやすいでしょう。
コスト管理が困難
賃貸管理システムが導入されていない場合、全体を一貫したコスト管理は難易度が高いです。賃貸物件の管理には、修繕費や管理費など多くのコストがかかり、一元管理していないと予算管理は困難でしょう。特に、物件数が多いと手作業では限界があります。
賃貸管理システムの導入効果・メリット
賃貸管理システムの導入効果やメリットは次のとおりです。
- 業務を効率化
- 顧客満足度を向上
- 収支の透明化
業務の効率化
賃貸管理システムを導入することで、物件情報や入居者情報の管理が一元化され、データの入力や検索にかかる手間が削減されます。業務の効率が向上し、管理者の負担が軽減されるでしょう。システムは自動でデータを更新し、リアルタイムで情報共有してくれるため、迅速な意思決定が行えます。
顧客満足度を向上
賃貸管理システムは、問い合わせやトラブル対応を迅速かつ的確にこなすツールを提供します。たとえば、入居者がオンラインで修繕依頼する機能や、問い合わせ履歴を一元管理する機能によって、対応の遅れや情報の漏れを防ぎます。入居者の満足度が向上させ、長期的な信頼関係を築きましょう。
収支の透明化
賃貸管理システムは、収支管理を効率化し、透明性を高めるための機能を備えています。各物件の収入や支出を詳細に記録し、リアルタイムで収支状況を把握できます。これにより、経営の健全性を保ちやすくなるうえ、必要に応じた意思決定もスムーズに下せるでしょう。
賃貸管理システムの導入事例
賃貸管理システムを導入し、効果を実感している企業の事例をBOXILの口コミをもとに紹介します。
サービス/外食/レジャー系A社の場合
| 業界・業種 | 利用アカウント数 |
|---|---|
| サービス/外食/レジャー系 | 2件〜10件 |
抱えていた課題
いえらぶCLOUD らくらく賃貸管理を導入する前は、紙やFAXを使った対応が主流で、対応漏れが発生していました。
導入後の効果
いえらぶCLOUD らくらく賃貸管理を導入したことで、業務の電子化が進み、対応漏れが防止されています。また顧客・物件管理の効率化が実現しました。
利用したサービスと実際の口コミ
【利用したサービス】
サービス/外食/レジャー系B社の場合
| 業界・業種 | 利用アカウント数 |
|---|---|
| サービス/外食/レジャー系 | 2件〜10件 |
抱えていた課題
カナリークラウドを導入する前は、手動にて顧客への連絡や追客していたため、時間と労力がかかっていました。
導入後の効果
カナリークラウドを導入したことで、顧客連絡や追客の半分ほどが自動化され、負担が軽減されました。これにより、時間と労力を抑えられ、他の重要な業務に集中できています。また、メールやLINEの閲覧機能にて、顧客がメッセージを確認したか把握できる点も評価しています。
利用したサービスと実際の口コミ
【利用したサービス】
＞＞カナリークラウド
不動産/建設/設備系C社の場合
| 業界・業種 | 利用アカウント数 |
|---|---|
| 不動産/建設/設備系 | 51件〜100件 |
抱えていた課題
賃貸革命10を導入する前は、管理システムと空室募集のクラウドを分けて契約していたため、定期的なメンテナンスに多くの労力がかかっていました。特に、募集や成約処理に漏れがないかの確認作業が大変でした。
導入後の効果
賃貸革命10を導入したことで、電子入居申込から契約業務までのプロセスが自動化され、顧客が入力した情報がシステム連携されています。これにより、契約情報の自動入力が可能となり、ポータルサイトへの出稿も自動的にストップされるため、業務の効率化が実現しました。
利用したサービスと実際の口コミ
【利用したサービス】
＞＞賃貸革命10
賃貸管理システムの導入事例をふまえて賃貸管理システムを比較したい方には次の記事がおすすめです。
導入前に知っておきたい賃貸管理システム導入の失敗例
サービス選定で重要なのは自社にあったサービスを導入することです。たとえシェア率が高かったとしても自社に合うとは限りません。
サービスの導入でよくある失敗例をまとめたので、確認して導入時の参考にしてみてください。
現場との連携が不足しがち
賃貸管理システムの導入にあたって、経営層の判断だけでシステム選定が進められることがあります。しかし、実際にシステムを使うのは現場の担当者であり、現場の業務フローに合っていなければ、導入後に「使いにくい」「現場の業務に合わない」といった不満が生じがちです。
たとえば、現場スタッフが顧客管理や契約更新の作業を手間なく行える機能が備わっていないと、導入後も手作業が残ることになります。現場の声をしっかり反映させることで、スムーズな運用が可能になります。
データ移行のトラブルが発生した
既存のシステムやExcelから新しい賃貸管理システムにデータを移行する際、データ形式の不整合や情報の欠損が発生するケースがあります。移行時にこうしたトラブルが起きると、現場スタッフが混乱し、信頼性も低下します。
特に、過去の顧客情報や契約履歴などが欠けると、後々の管理や追跡が困難になり、業務の遅延にもつながります。移行前には十分なデータチェックとテスト移行を実施し、問題がないことを確認することが重要です。
他のシステムとの連携ができなかった
賃貸管理業務では、会計システムや顧客管理システムと連携して業務を進めることが多くあります。しかし、賃貸管理システムがこれら他のシステムと適切に連携できないと、データの二重入力が必要になり、業務効率が低下する原因になります。
たとえば、会計データが自動で反映されないと、毎月の収支報告に手作業が必要になるため、業務負担が増大します。システム選定時には、自社が使用している他のシステムと問題なく連携できるかどうかを確認することが不可欠です。
システム導入を成功させるには、現場の意見を反映させることや、データ移行とシステム連携の準備を怠らないことが重要です。これらのポイントを押さえ、無駄なコストやトラブルを防ぎましょう。
サービスを比較しましょう
自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。
