生産管理の業務フローを徹底解説！課題や作成時のポイント
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生産管理の基本業務フロー
生産管理の基本業務フローは次のステップで行います。
- 受注管理と情報管理
- 生産計画の立案と最適化
- 生産指示
- 出庫指示と管理
- 出荷管理
- 進捗管理
それぞれの業務フローの詳細や注意点について解説します。
受注管理と情報管理
受注管理・情報管理とは顧客からの注文を処理、管理することです。顧客が商品を注文した際に注文内容を把握し、データベースに情報を入力してデータベースに保存します。
このような手順を踏むことで注文の入った商品や納期が明確になります。また、見積書の作成や契約内容の管理なども必要です。
受注の際は、見積もり・合意・契約の流れで進められるため、納期やコストを決める重要な役割です。業務フローのスタートに該当するため、つまずいてしまうと後の業務に悪影響を及ぼすことになるため、慎重に対応しましょう。
生産計画の立案と最適化
受注管理でまとめた情報を元に生産計画を立案します。生産計画を立案する際は、自社の生産能力を把握することが重要です。
たとえば、自社の人員はどれくらいの人数がいるのか、商品生産に必要な技術者はどれくらいいるのか、自社の製造設備で納期に間に合うのかといった点に注意しましょう。
とくに、年末年始は休暇を取る社員が多い傾向にあるため、生産能力が低下するといった時季に応じた点にも注意が必要です。
生産能力を考慮したうえで計画を立てることで、最適化できます。在庫を最小限に抑えたり効率的な生産が実現できたりするため、顧客への迅速な対応や質の高い商品提供ができるでしょう。
生産指示
生産指示とは、生産計画を実行するための指示を出すことです。基本的な流れは、製品の生産工程や仕様、必要となる材料、作業手順などが詳細に書かれた文書で行われます。
生産指示はすべての部署、すべての製造工程で必要です。そのため、指示を出す上長は生産計画や在庫状況、進捗状況を把握していなければなりません。適切な指示を出すために全体を把握することから始めるのがおすすめです。
また、トラブルが発生した場合やスムーズな伝達を行うためには工程の明確化が必要です。ITシステムを導入することで全体の進捗が把握しやすくなり、業務の効率化につながります。
出庫指示と管理
完成した商品をどこに出荷するのかを指示することです。出庫担当者への引継ぎや出庫指示書の作成が主な業務となります。業務自体はシンプルですが、前後に行う業務が重要であるため、正確かつスピーディに行わなければなりません。
したがって、事前に情報共有を行っておき、完了予定時刻から逆算してシミュレーションをしておきましょう。また、次の業務である出荷管理がしやすいように指示を出すことも重要です。
出荷管理
出荷管理は、出荷指示を出した製品がきちんと梱包やラベリングされて出荷されたか、どの配送ルートを利用しているのか、顧客へ正確に届いたかを管理します。トラブルが発生した際にスムーズに対応するために重要な業務です。
品質管理や納期遵守は顧客満足度に直結します。とくに近年では、アフターケアに注目が集まっているため、トラブルが起きた際にいかにスムーズに対応できるかも重要です。顧客と直接接触することが多い業務であるため、注意しましょう。
進捗管理
これまでの業務が滞りなく行われているかの管理することが進捗管理の役割です。遅れている工程があるとすべての工程へ影響があります。
生産の遅れやトラブルを未然に防ぐためには、各部門同士を連携し、調整することが重要です。他部門の状況を共有し、総合的に判断することで、スムーズな進捗管理につながります。
また、ITシステムを導入することで進捗管理がスムーズになるため、導入を検討するのもいいでしょう。
生産管理の業務フローの課題
生産管理の業務フローにおけるよくある課題は次のとおりです。
- 生産方式の違いによる管理の難しさ
- 人為的ミスを防ぐための対策が必要
生産方式の違いによる管理の難しさ
生産方式には「見込み生産」と「受注生産」の2種類があり、それぞれ管理方法が異なるため、管理するのが難しいのが課題のひとつです。
見込み生産はあらかじめ売れる数を想定して生産する方法です。受注時点で在庫があるため、素早く出荷できますが、見込んだ数よりも受注が少ないと過剰在庫を抱えるリスクがあります。
一方で、受注生産は受注した分だけ生産をする方法であるため、過剰在庫の心配はありません。しかし、出荷までに時間がかかる、予想よりも受注数が多い場合は生産が間に合わず、機会損失のリスクがあるといったデメリットがあります。
正反対の生産方式であるため、管理が難しいのが特徴です。自社に合った管理方法を初期段階から考慮し、AIを利用したデータの活用がおすすめです。
人為的ミスを防ぐための対策
生産管理を手作業で行うと、人為的ミスが発生しやすいため、ミスを防ぐための対策が必要です。たとえば、生産する数の入力間違いや無理のある生産計画をしてしまうと、在庫が足りなかったり過剰在庫を抱えてしまったりするリスクがあります。
また、情報を入力ミスが起きると各部門への情報共有が遅れてしまうため、連携がスムーズではなくなる恐れがあります。
このような人為的ミスを防ぐためには「手作業では人為的ミスを完全に防ぐことは難しい」と考えて対策するのが効果的です。リスクを考えたうえで、作業手順の見直しやチェック機能の強化、教育を強化するなどの対策をするか、生産管理システムを導入しましょう。
生産管理業務の効率化を実現する方法
生産管理業務の効率化を実現する方法は次のとおりです。
- 生産管理システムの導入
- 業務フローの自動化
- デジタルツールを活用した生産管理の改善
それぞれ解説します。
生産管理システムの導入
生産管理システムを導入することで、情報共有がスムーズになったりデータ管理の一元化ができたりするため、業務の効率化につながります。適切なスケジュール設定や過不足のない生産管理が実現できるため、過剰在庫を抱えたり機会損失のリスクを抱えたりといったデメリットが減ります。
また、リアルタイムの進捗確認ができる点もメリットです。リアルタイムで生産の進捗確認ができれば、万が一トラブルが発生した際も迅速な対応が可能です。
さらに、人為的なミスも減らせます。生産数の入力間違いや無理のある生産計画の立案を減らせるため、部門同士の連携を強化できるでしょう。
業務フローの自動化
業務フローを自動化することで、誤った生産数を発注したり計算ミスをしたりすることがなくなります。手作業で発注業務を行うと誤った生産数の発注が起きやすいです。そのため、在庫不足や過剰在庫を抱える恐れがあります。
また、手作業による生産管理はエラーを完全に防ぐことが難しく、エラーが起きると顧客に悪影響を及ぼすかもしれません。たとえば、不良品の出荷や違う商品を納品してしまうなどは顧客の不満につながり、信頼を失う恐れがあります。
業務フローを自動化することで手作業を削減し、ミスを減らせるといったメリットがあるため、生産管理の効率化につながります。
デジタルツールを活用した生産管理の改善
IoT、AI、ビッグデータといったデジタルツールを活用することで生産管理が改善できます。たとえば、IoTを活用して情報を収集し、収集したデータをもとにAIで需要を予測するといった方法が挙げられます。
過去のデータや市場の状況といった膨大なデータをもとにしているため、AIが必要です。また、需要を予測するだけでなく、売り上げの予測や顧客離反予測、設備保全の予測など、広い予測が可能です。
また、画像認識機能を活用すれば、生産ラインで不良品を自動で検出したり、製品を分類したりできます。人による作業が減るため、業務の効率化につながります。
生産管理の業務フローを作成する際のポイント
生産管理の業務フローを作成する際のポイントは次のとおりです。
- 業務内容を洗い出す
- 各部門の役割や工程を把握する
- 誰が見てもわかるよう工夫する
それぞれ解説します。
業務内容を洗い出す
生産管理の業務フローを作成する際は、従業員の業務の方向性を明確にするために業務内容の明確化と可視化させることが重要です。
業務フローがない状態で業務を進めてしまうと、従業員の業務に対する捉え方に違いが出る恐れがあります。このようなケースでは、従業員同士の認識に違いが起きてしまい、業務の停滞を招く恐れがあるため、業務内容を明確化して可視化させる必要があります。
また、業務内容を可視化することのメリットのひとつが問題点を明確にできることです。決まった形式に当てはめて業務フローを作成することで、今まで見えていなかった問題点を見つけられる可能性があります。
各部門の役割や工程を把握する
生産管理の業務フローを作成するためには、部署や工程の内容を組み込まなければなりません。したがって、各部門の役割や責任を明確にし、工程を把握しておく必要があります。
各部門の役割を明確にするためには現場の声に耳を傾けるのが重要です。どのように改善すれば業務が効率的になるのかを、現場にいる従業員から聞き取ることで全体像が把握しやすい業務フローを作成できます。
また、全体像が把握できるようなれば、作業が重複したり欠けてしまったりすることがなくなります。したがって、従業員同士のコミュニケーションが円滑になるでしょう。
誰が見てもわかるよう工夫する
生産管理の業務フローは関係者全員が目を通すため、誰でも理解できるものでなくてはなりません。誰でも理解できる業務フロー作成のコツは次のとおりです。
- 過度な専門用語の使用を避ける
- 使用記号を統一する
- 社員からフィードバックを受けながら作成する
専門用語を使いすぎてしまうと、何を伝えたいのかがわからなくなる恐れがあります。業務の効率化を妨げる可能性があるため、違う部署の方にもわかる表現を使うようにしましょう。
記号を使用する際は記号を統一するのも重要です。使用記号がバラバラだと現場だけでなくフロー作成者側も混乱します。混乱を防ぐためにも使用記号は統一しておきましょう。
業務フローは1回の作成で完成させるのは難しいです。作成するたびに現場のフィードバックを受けながら作成することで、誰が見ても理解できる業務フローが作成できます。
生産管理業務フローを見直して生産性を向上させよう
生産管理業務フローは、受注を受けてから顧客に製品が届くまでのロードマップです。そのため、「受注管理・情報管理」や「生産計画の立案と最適化」といった作成の基本を押さえておくことが重要です。
また、生産管理業務フローの作成課題としては、「見込み生産」と「受注生産」の違いといった生産方式の違いを考慮したり、ヒューマンエラーを防ぐための対策を立てたりする必要があります。
このような課題を解決し、生産管理業務を効率化する施策として、生産管理システムの導入やAIといったデジタルツールの活用が挙げられます。システムを選ぶ際は各システムを比較し、気になるシステムの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。
