仕入管理とは？業務フローや課題・改善方法
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仕入管理とは
仕入管理とは資材や商品の仕入れに関するすべての業務を管理することです。具体的には仕入れた商品や資材を発注データと照らし合わせながら検品する、コストの管理と最適化、在庫のコントロールなどが挙げられます。
仕入れはビジネスを行ううえで最初に行う重要な業務です。そのため、仕入管理が適切に機能していないと、その後の業務に支障をきたします。
コストの増大や在庫間違いなどが起きると利益の低下や競合他社との競争力の低下を招く可能性があるため、仕入管理は重要な業務です。
とくに小売業は仕入れが欠かせません。需要を見定めて適正な数量を、可能な限り安く仕入れることで利益を最大化できます。
仕入管理業務の詳細な流れ
仕入管理業務の詳細な流れは次のとおりです。
- 見積依頼と内容確認
- 購買契約の締結
- 発注プロセス
- 入荷・検収作業
- 仕入記帳と会計処理
- 支払業務の管理
それぞれ詳しく解説します。
見積依頼と内容確認
発注を行う前に、まず見積りを依頼し、その内容を確認します。すでに何度も取引を行っている相手であれば省略する場合もありますが、新規の取引先や価格変動がある商品を扱う場合は必要です。
見積りを行う際は、複数の業者に依頼して比較検討することをおすすめします。予算は範囲内に収まっているか、要望は満たしているかなどを確認し、他社や相場と比較して見積り価格の妥当性を判断しましょう。
購買契約の締結
見積依頼と内容確認を終えて問題がなければ購買契約を結びます。契約書を作成する際に記載すべき項目は次のとおりです。
- 契約内容
- 保証
- 機密保持
- 契約期間
- 解約条件
- 支払の締日
- 支払日
- 支払方法
- クレーム対応
購買契約書は必須ではありませんが、将来的なトラブルを回避するための保険となります。
単発の発注では購買契約書を作成せずに発注書のみで済ませるケースもありますが、長期契約の場合はトラブル防止のために作成をおすすめします。
短期契約には、トラブルが発生しても被害を最小限に抑えられることや、他に良い仕入先が見つかった場合に乗り換えやすいといったメリットがあります。一方で、価格交渉が難しい、取引が不安定になりやすいといったデメリットもあります。
長期契約は価格交渉がしやすい、安定した取引が可能といったメリットがありますが、トラブルが起きた際に大事になりやすいといったデメリットがあります。
発注プロセス
契約が締結されたら実際に発注を行います。一般的には、継続的な取引でない場合は発注担当者が発注書を作成し、取引先へ送付します。発注時に記載する内容は次のとおりです。
- 発注日
- 発注番号
- 納入場所
- 納期
- 商品
- 金額
取引先は発注書にもとづいて商品を用意するため、記載内容に誤りがないよう注意が必要です。
また、取引先から発注に対する承諾の意思表示として、発注請書が発行されるケースもあります。
入荷・検収作業
商品が入荷されたら検収作業を行います。発注した内容と相違がなければ受領書を作成し、確認印を押して取引先へ送付しましょう。
検品結果を記録に残すことで、トラブル発生時の迅速な対応が可能になります。
検収の際は次の点に注意しましょう。
- 間違った商品が送られていないか
- 数量は合っているか
- 不良品はないか
- 納期は期日どおりに守られているか
また、事前にチェックシートを用意しておくとスムーズな入荷・検収作業が可能となります。
仕入記帳と会計処理
入荷と検収作業が終わると商品の所有権が自社に移るため、仕入記帳と会計処理を行います。仕入記帳の基本的な流れは次のとおりです。
- 仕入取引は買掛金となるため、在庫を増やし、仕入金額の現金を減らして記帳する
- 商品を商品有高帳に記録する
- 在庫として管理する
仕入原価は「購入価格 + 付随費用」で計算できます。また、仕入れを行う際は仕入税額控除を考慮することが重要です。
仕入税額控除は、支払い時に発生する消費税の二重課税を防ぐための制度であり、計算方法を誤ると支出が増加する可能性があるため、注意が必要です。
支払業務の管理
最後に支払い業務を管理することで仕入管理は完了します。支払いスケジュールを適切に管理し、キャッシュフローを考慮した無理のない支払いを行うことが重要です。
支払いスケジュールを管理するために、支払い予定表を作成し、各支払先にいつ、いくら支払うかを明確にしましょう。取引先ごとに支払日や金額が異なるため、支払い予定表を作成することで、計画的な支払いが可能になります。
また、支払い条件を変更したい場合は、交渉や条件の提示などの工夫が有効です。
仕入管理における主要な課題と解決策
仕入管理の際に起きがちな課題は次のとおりです。
- 業務効率の低下への対応
- 発注・仕入れミスの防止策
- 在庫過多・在庫不足の解消法
- コンプライアンスとリスク管理
課題を解決することで仕入管理は効率化できるようになり、他の業務にも良い影響を与えます。解決方法を含めて詳しく解説します。
業務効率の低下への対応
複数拠点をもつ企業の場合、仕入管理を1部署で管理するのが一般的です。そのため、管理内容は膨大になり業務効率が低下しがちです。
とくに紙やExcelで仕入管理を行っている場合は煩雑化しやすく、求める資料を探すだけでも苦労します。したがって、プロセスを標準化することで、決まった手順で仕入管理ができるようになります。
また、仕入管理を自動化したり複数の従業員が仕入管理を行えるように教育したりするのも効果的です。
このような解決方法を実行するためにはシステムの導入が効果的です。システムを導入すると仕入管理を標準化できるだけでなく、データ入力の自動化やマニュアル整備など、業務効率の低下を防げる施策を取れるようになります。
発注・仕入れミスの防止策
仕入管理を行ううえで起こりがちな課題が発注、仕入れのミスです。したがって、防止策を立てる必要があります。発注・仕入れでミスが発生しやすいのは手作業で行うケースです。
たとえば、伝票の入力ミスによって仕入れ状況を把握できず、支払い漏れなどのミスにつながる可能性があります。
このようなミスを防ぐためには、チェックリストの活用やダブルチェック体制を採用するといった対策が効果的です。また、システムを導入すればデータ入力や検品を自動化できるため、ミスの防止につながります。
在庫過多・在庫不足の解消法
在庫過多や在庫不足を解消するためには適正在庫を保つことが重要です。適正在庫は「安全在庫 + サイクル在庫」で求められます。
適正在庫を保つことで在庫過多や在庫不足によるコストの増大や機会損失の防止が可能です。
また、商品の中には季節によって需要が変わるものがあります。時系列分析や回帰分析といった需要予測を活用することで適正在庫を保てるようになります。
また、必要なものを必要なときに必要な分だけ生産するJITや、グループ分けして生産数を調整するABC分析を活用するのも、在庫過多・在庫不足を解消するために効果的です。
コンプライアンスとリスク管理
仕入管理は金銭が関わる業務であるため、コンプライアンスとリスク管理が重要です。自社で定めたルールを遵守せずに仕入管理を行うと、内部統制が取れなくなり、不正につながる可能性があります。
また、仕入管理が機能していないと品質が落ちてしまったり満足な供給が得られなくなったりする可能性があります。このようなリスクを低減するためには仕入管理システムを導入するのが効果的です。
仕入管理システムを導入することで仕入れに関する情報を一元化し、だれでもデータを見られるようになるため、属人化を防ぎ、リスクを低減できます。
仕入管理業務を効率化する方法
仕入管理業務を効率化する方法には「仕入れプロセスの改善」や「販売管理システムの導入・活用」が挙げられます。
仕入管理業務を効率化することで、業務効率の向上や仕入れミスによる不必要なコストがかかることを防げます。
仕入管理業務を効率化する方法について詳しく解説します。
仕入れプロセスの改善
仕入れプロセスを改善することで仕入管理業務は効率化できます。仕入プロセスを改善するには次の流れで行うのが効果的です。
- プロセスマッピング
- ボトルネックの特定
- 改善策の実施
まず、仕入プロセスをワークフローにすることで視覚的に見やすくしましょう。視覚的に見やすくすることで、どこが仕入管理のボトルネックになっているかを特定しやすくなります。
具体的にボトルネックになっている工程を見つけたら改善策を立案し、実行しましょう。
販売管理システムの導入・活用
販売管理システムを導入することで仕入管理業務を効率化できます。販売管理システムとは、企業が注文を受けて顧客のもとへ納品するまでの情報を一元化できるシステムです。
販売と仕入れは密接な関係にあるため、販売管理システムを導入することで仕入管理の効率化にもつながります。
たとえば、情報を一元化することで正確な仕入記帳や会計処理が可能になります。また、在庫状況を正確に把握できるため、発注や仕入れミスの防止が可能です。
このように、販売管理システムを導入し、活用することで仕入管理を効率的にできます。
仕入管理システムの導入でフローの改善
仕入管理システムを導入することで、業務の自動化やデータの一元管理が可能となり、仕入管理業務の効率化が図れます。仕入れはビジネスのスタート業務であるため、仕入れが機能していないと他の業務も滞ってしまいます。
仕入れ業務に課題を抱えている場合は、仕入管理システムを導入してフローを改善しましょう。システムを選ぶ際は各サービスを比較し、気になるシステムの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみてください。
