販売管理システムの導入事例！よくある課題と導入効果

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販売管理システム導入前のよくある課題

販売管理システム導入前は次のような課題がよく見られます。

• 業務の複雑化と非効率性
• ヒューマンエラーの発生とコストの増大
• 情報共有の遅延

それぞれ詳しく解説します。

業務の複雑化と非効率性

販売管理システムの導入前は業務が複雑になるにつれて、非効率になることが主な課題のひとつに挙げられます。現代は提供される商品やサービスの多様化が求められます。多様化に対応するために今まで以上の業務が必要となり、業務フローが複雑化しているのが課題です。

業務フローが複雑になると受注や出荷、在庫管理といった各業務工程も増えます。その結果、作業時間が増加し、従業員の負担増や人件費の高騰につながるなど、業務全体のパフォーマンス低下につながっています。

ヒューマンエラーの発生とコストの増大

データ入力や処理を手作業で行っている企業は多いため、ヒューマンエラーの発生やコストの増大につながっている点が課題のひとつです。

たとえば、手作業でExcelを使用したデータ入力を行うと、入力ミスや入力漏れが発生しやすくなります。ヒューマンエラーが起こると、修正対応が必要となり、再作業のコストや業務時間が増加するなど非効率化につながる点が課題として挙げられます。

とくに請求や在庫管理でヒューマンエラーが起きてしまうと、取引先や顧客の信用を失ったり、在庫過剰や欠品による機会損失につながったりする可能性があります。

情報共有の遅延

販売管理に関係する部門は、独立したツールを使用しているケースがあるため、情報共有に遅れが生じることが課題のひとつです。

独立したツールを使用することで必要な情報を伝達するために手動で情報を移す必要があります。そのため、在庫状況や受注状況といった情報の正確性を確認する時間が必要になり、遅れが生じます。

結果として意思決定が遅れがちになってしまい、顧客を待たせてしまうことで信用の低下や機会損失につながってしまう点が課題です。

販売管理システムの導入効果・メリット

販売管理システムを導入することで得られる効果やメリットは次のとおりです。

• 販売管理業務の効率化
• ヒューマンエラーとコストの削減
• 情報の一元管理と経営判断の迅速化

それぞれ詳しく解説します。

販売管理業務の効率化

販売管理システムを導入することで販売管理業務の効率化が可能です。請求書の発行や在庫管理、受注管理といった販売に関する業務プロセスを自動化することで、業務が大幅に効率化します。

たとえば、日常的に発注している製品の請求書を自動発行できれば、請求書作成の時間を削減でき、空いた時間をコア業務に充てられます。

また、検品と同時にシステムへ在庫数を反映できるようになれば、正確な入出荷につながり、過剰在庫や欠品リスクの回避が可能です。

さらに、受注から出荷までの流れがスムーズになることで、納期の遵守もしやすくなります。

ヒューマンエラーとコストの削減

販売管理システムを導入すると、多くの業務を自動化できます。そのため、手作業が減少し、ヒューマンエラーとコストの削減につながります。

入荷時の検品作業を手作業で行う場合、対策を講じてもヒューマンエラーは発生します。一方、販売管理システムを活用することで業務を自動化できるため、エラーの発生を防ぎ、再作業の発生も回避できます。

また、在庫管理に必要な人件費や過剰在庫の廃棄コストなどを削減できるようになり、利益改善につながります。

情報の一元管理と経営判断の迅速化

販売管理システムを導入することで、リアルタイムでのデータ集約と可視化ができるようになります。そのため、意思決定を迅速にできるようになり、適切な経営判断が可能です。

たとえば、販売データを一元化することで、クリスマスケーキのような時期によって変化する需要の予測がしやすくなり、適切な量の受発注ができるようになります。

また、販売管理システムは地域に応じた売れ行きの把握が可能です。このような情報は経営判断の要素となり、正確な経営判断につながります。

したがって、業務効率の向上や適切な商品供給につながり、顧客満足度の向上にもつながると考えられます。

販売管理システムを活用している企業の導入事例5選

販売管理システムを導入し、活用している企業の事例をBOXILの口コミをもとに紹介します。

輸送/交通/物流/倉庫系A社の場合

業界・業種	利用アカウント数
輸送/交通/物流/倉庫系	11件〜30件

抱えていた課題

タスクや入金管理といった業務が別々だったため、データ入力や更新作業でヒューマンエラーが発生しやすい状況でした。そのため、二重入力や更新漏れが発生し、見積り作成～承認作業までのプロセスの業務が停滞しやすくなっていました。

導入後の効果

システム導入後はタスクや入金管理といった業務が一元化され、見積り作成～承認作業までのプロセスの迅速化に成功しています。また、部門間での情報共有がスムーズになっています。さらに、直感的な操作ができるため、各部門の担当者の業務効率化に成功しました。

利用したサービスと実際の口コミ

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メーカー/製造系B社の場合

業界・業種	利用アカウント数
メーカー/製造系	301件〜500件

抱えていた課題

売上データの収集に時間がかかり、月次決算作業が遅れがちになっていました。また、データの管理をExcelで行っていたため、転記ミスといったヒューマンエラーが起きていました。

導入後の効果

システム導入後は、売上データをリアルタイムで把握できるようになり、請求書発行にかかる時間の大幅な短縮に成功しています。

そのため、月次決算作業にかかる時間を約40%短縮できました。また、データを一元管理できるようになったため、転記ミスといったヒューマンエラーの防止に成功しています。

さらに、経理部門と営業部門の情報共有のスムーズ化に成功しています。そのため、取引先への迅速な対応につながりました。

利用したサービスと実際の口コミ

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メーカー/製造系C社の場合

業界・業種	利用アカウント数
メーカー/製造系	11件〜30件

抱えていた課題

導入前は受注と購買を別々に管理していたため、発注書作成に時間がかかっており、収益予測も難しくなっていました。

導入後の効果

導入後は受注と購買の管理が一元化できたことで、業務の可視化と効率化につながっています。また、発注書を作成する際は受注情報から作成できるようになったため、発注書作成にかかる時間の短縮化に成功しました。

さらに、発注書の運用ルールを統一したことで、業務の標準化とミスの減少につながりました。受注情報を参照して自動的にデータを転記できる機能を活用することで、転記ミスのリスク低減につながっています。

見積り時の原価入力によって収益予測が正確になっています。そのため、経営戦略の立案がしやすくなり、判断の正確性が向上しました。

利用したサービスと実際の口コミ

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コンサルティング・専門サービスD社の場合

業界・業種	利用アカウント数
コンサルティング・専門サービス	11件〜30件

抱えていた課題

自社内のサービスを複数のツールで管理していたため、管理が分散していることが課題でした。

導入後の効果

システム導入後は異なるツールで管理していたサービスの一元化に成功しています。そのため、管理がしやすくなり、業務の効率化につながりました。また、請求書や売上管理を同時に行えるようになりました。

クラウド型のツールであるため、場所を問わず利用できています。そのため、出張時やリモートワーク時に情報の確認と更新ができるようになり、業務効率化につながりました。

必要な機能をカスタマイズできるシステムであったため、過不足なく機能の活用ができています。

利用したサービスと実際の口コミ

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メーカー/製造系E社の場合

業界・業種	利用アカウント数
メーカー/製造系	101件〜200件

抱えていた課題

申請書や見積りといった書類を個別のパソコンで管理していたため、情報共有が停滞し、業務効率の低下につながっていました。また、セキュリティ対策が不十分であったため、情報漏えいのリスクを抱えていました。

導入後の効果

システムを導入したことで、申請書や見積りといった書類の一括管理ができるようになっています。また、編集が簡単であるため、書類作成の時間を半分に削減でき、顧客への対応が迅速になりました。

オプション機能であるクライアント認証機能を活用することでセキュリティの向上に成功しています。

利用したサービスと実際の口コミ

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導入前に知っておきたい販売管理システム導入の失敗例

販売管理システム導入時によくある失敗がいくつかあります。具体的には次のとおりです。

• 多機能だが操作が難しいソフトの選定
• 自社業務に適さないシステムの選定
• 既存システムとの連携不足
• 運用後のサポート体制の不備

それぞれ詳しく解説します。

多機能だが操作が難しいソフトの選定

多機能だが操作が難しい販売管理システムを導入してしまうと、従業員が使いこなせない可能性があるのが失敗例のひとつです。企業で働く従業員にはITリテラシーに差があります。

ITリテラシーが高い従業員は使えますがITリテラシーが低い従業員は使いこなせず、業務効率化につながらないだけでなく、情報共有が遅れるケースもあります。

このような失敗を防ぐためには課題解決できる機能とシンプルな操作性のバランスが取れたシステムを導入することが重要です。シンプルで直感的に扱えるシステムを導入することで、システムを扱うすべての従業員が利用でき、業務の効率化につながります。

自社業務に適さないシステムの選定

自社の業務に適さないシステムを選定してしまうことがよくある失敗のひとつです。たとえば、業種がアパレルである場合、消耗が激しく回転率の高い衣類を扱う場合には、リアルタイムでの在庫把握や分析、自動発注機能が備わっているシステムでなければ、効率化は目指せません。

自社で扱う商品の特性に合うシステムを選ぶためには、事前に課題を洗い出し、解決できるシステムを吟味することが重要です。

既存システムとの連携不足

使用中の既存システムとの連携ができるかを確認しないで導入してしまうのが失敗例のひとつです。既存システムと連携ができないと二重入力といった重複する業務が発生してしまい、非効率になってしまいます。

たとえば、経理で使用しているシステムと連携ができないと、経理担当者は販売管理データを参照しながら金額の入力をしなければなりません。このような場合、データを見間違えてしまい、請求書の金額を間違えてしまうといったミスが発生する可能性があります。

このようなミスを防ぐためにあらかじめ既存のシステムと連携ができるかを確認することが重要です。

運用後のサポート体制の不備

運用後のサポート体制がしっかり整っていないシステムを選んでしまうと失敗しやすくなります。導入前のサポートや現場でのトレーニングが不足しているとシステムを有効活用できず、業務の効率化につながらない可能性があります。

たとえば、操作方法がわからず、必要な情報を引き出せない場合、サポートがなければ手作業で行わなければなりません。このような事態が起きてしまうと、システムにコストをかけたにもかかわらず使わなくなってしまう可能性があります。

システム導入時に社内に定着できるサポートがあるかの確認が必要です。また、使いこなせるためのトレーニング計画があるかも確認しましょう。

サービスを比較しましょう

販売管理システムは販売管理業務を効率化し、ヒューマンエラーとコストの削減ができます。また、情報を一元管理することで経営判断の迅速化につながります。

導入の際は直感的に操作できるシステムであったり、自社の課題を解決できたりするシステムであるかの確認が重要です。また、既存システムと連携ができるかどうか、運用サポートの体制が整っているかを確認しておくと、失敗しにくいシステム選びができます。

システムを選ぶ際は各ツールを比較し、気になるシステムの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみてください。

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