WEB会議システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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Web会議システムとは
Web会議システムとは、インターネットを介して複数の人がリアルタイムで映像や音声をやりとりできるシステムのことです。
Web会議システムは、コロナ禍での在宅勤務やリモートワークの普及に伴って、ビジネスシーンでの需要が高まっています。
テレビ会議システムとの違い
テレビ会議システムとは、専用の機器や回線を用いて、高品質の映像や音声を送受信するシステムのことです。
大規模な会議や重要な商談に向いていますが、導入には高額な費用や設置スペースが必要です。また、テレビ会議システムは、参加者が事前に決められた会議室に集まる必要があります。
一方、Web会議システムはテレビ会議システムに比べ、導入や利用にかかる費用や手間が少なく、場所や時間にとらわれずに参加可能です。しかし、インターネットの回線状況やデバイスの性能によって、映像や音声の品質が低下する場合もあります。
オンライン会議とWeb会議の違い
オンライン会議とWeb会議は、名称こそ異なりますが、どちらも「インターネットを介して実施する会議」を指す同義語です。
パソコン、タブレット、スマートフォンなどのデバイスを使用して、インターネット回線を通じて実施します。
Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなどのプラットフォームは、このようなオンライン上で会議するツールとして広く利用されています。
Web会議システムの仕組み
Web会議システムを使った会議は、次のような仕組みで動いています。
- 接続形態
- 映像・音声処理の構成
- コーデック
接続形態
Web会議システムの接続は、サーバーにパソコンやスマートフォンがアクセスする形態です。
サーバーのサービス会社が提供するサーバーを使用する場合はクラウド型、社内のネットワークに構築する場合はオンプレミス型といいます。
映像・音声処理の構成
取り込んだ映像と音声データは圧縮化（符号化）して相手の接続先へ送り、データを復号して内容を確認します。
これらのやり取りで拠点間の映像や音声でのコミュニケーションが可能となります。
コーデック
コーデックとは、映像や音声を圧縮・伸張する技術のことです。Web会議システムでは、インターネットの帯域を効率的に利用するために、コーデックを用いて映像や音声を圧縮して送受信します。
Web会議システムの種類
Web会議システムの種類には、上述したとおり主にクラウド型とオンプレミス型に分けられます。くわしく説明します。
クラウド型
Web会議システムのサーバーをインターネット上のクラウドサービスに委託するタイプです。
専用の機器や回線を必要としないため、導入や運用にかかる費用や手間が少なく、常に最適な環境で利用できることがメリットです。
一方で、サービス会社に依存するため、サービスの停止や障害が発生する場合があります。また、プライバシーやセキュリティが目的に合った水準であるか確認しておく必要があります。
オンプレミス型
Web会議システムのサーバーを社内に設置するタイプのことです。
社内にサーバーを設置するため、サービスの停止や障害に影響されず、柔軟性や自由度が高いことがメリットとして挙げられます。
一方で、専用の機器や回線を必要とするため、運用にかかる費用や手間が多くかかります。セキュリティやバックアップを管理する必要があることに注意が必要です。
Web会議システムのメリット
Web会議システムには、次のようなメリットがあります。
- 場所を問わずに会議が可能になる
- 会議室使用のコストや移動時間を削減できる
- 業務の効率化が図れる
- 資料や画面の共有がスムーズにできる
- 参加のハードルが下がり、意見を出しやすくなる
場所を問わずに会議が可能になる
Web会議システムを利用すれば、参加者は自宅や出張先など場所を問わずに会議に参加可能です。これにより、地理的な制約や時間差の問題を解消できます。
また、参加者の顔や表情を見ながら話せるため、コミュニケーションの質も向上します。
会議室使用のコストや移動時間を削減できる
これまでなら会議のたびに会議室の予約や設備の準備に必要だったものが、Web会議システムを導入することでそれらの手間が省けます。
また、会議場所までの移動時間や交通費の削減にもなり、会議の効率化やコスト削減に貢献します。
業務の効率化が図れる
Web会議システムでは、会議中に画面共有やファイル送受信の機能を使って、情報や資料を簡単に共有できます。また、会議の録画や録音などの機能を使って、議事録作成や会議内容の保存も可能です。
参加できなかった方は議事録や録画で内容を確認でき、業務の進捗や内容の共有、品質の向上を図れます。
資料や画面の共有がスムーズにできる
Web会議システムでは、画面共有やファイル送信の機能を活用することで、参加者全員が同じ資料を同時に確認できます。
紙の資料を事前に配布する必要がなくなり、視覚的に説明できる点もメリットです。理解の促進や議論の質向上につながるでしょう。
参加のハードルが下がり、意見を出しやすくなる
対面の会議に比べて、Web会議は自席や在宅環境から気軽に参加できるため、心理的なプレッシャーが軽減されやすい点もメリットです。
発言のしやすさや、チャット機能での意見出しが可能になることで、普段あまり話さない人の声を拾いやすくなります。
Web会議システムのデメリット
Web会議システムは、メリットだけでなくデメリットもあります。
- 通信状況に影響されやすい
- 対面に比べてコミュニケーションがとりにくい
- 情報セキュリティのリスクがある
通信状況に影響されやすい
Web会議システムの利用には、安定したインターネット接続が不可欠です。自宅や移動中はネットワーク条件に左右され、接続品質が低下する可能性があります。
とくにインターネット速度が遅い場合は、Web会議の接続不良、音声や映像の断続などの不具合が起こり得ます。
対面に比べてコミュニケーションがとりにくい
Web会議では音声や映像にタイムラグが生じることがあります。そのため、発言のタイミングが重なったり、相手の反応がわかりにくかったりすることも少なくありません。
また、非言語的な情報（表情・しぐさ・空気感など）も伝わりにくく、微妙なニュアンスが共有しづらい点がデメリットです。
特に初対面の相手との打ち合わせや、感情面に配慮が必要な会話では、対面と比べてコミュニケーションの質が低下することがあります。
情報セキュリティのリスクがある
Web会議システムはインターネットを介して通信するため、不適切な設定や利用環境によっては、情報漏えいや不正アクセスのリスクが発生します。
たとえば、会議URLが第三者に知られてしまったり、画面共有中に見せてはいけない情報が映ってしまったりするケースもあります。
セキュリティ対策の整ったツールの選定や、アクセス管理・利用ルールの徹底が必要です。
Web会議システムを選ぶ際のポイント
Web会議システムを選ぶ際には、次のポイントに注意しましょう。
- 音声や映像の品質
- 機能の豊富さ
- セキュリティ対策
- サポート体制
音声や映像の品質
Web会議システムの音声や映像の品質は、会議の円滑さや満足度に大きく影響します。
コーデックや接続形態などの技術的な要素に加えて、インターネットの回線速度やデバイスの性能などの環境的な要素にも左右されるため、環境に合うものを選びましょう。
また、事前に無料トライアルやデモを利用して品質を実際に確認することをおすすめします。
機能の豊富さ
Web会議システムには、会議をスムーズに進めるための機能が搭載されています。
- 画面共有機能
- ファイル送受信機能
- チャット機能
- ホワイトボード機能
業務や目的に合った機能が備わっているかどうかを確認しましょう。
また、機能の使いやすさや操作性も重要なポイントです。マニュアルや動画、サポートが充実しているかどうかもチェックしておくと安心です。
セキュリティ対策
Web会議では、重要な情報や個人情報を扱うこともあるでしょう。そのため、セキュリティ対策が整っているかどうかも重要なポイントです。
データの暗号化や認証のためのIDやパスワード、PINコードがあるか、データの保護が適切か確認しましょう。
サポート体制
Web会議システムの導入や運用時には、トラブルが発生する場合もあります。問題が起こった場合にすぐに対応してもらえるかどうか確認しておきましょう。
電話やメール、チャットでの対応やFAQが充実しているかなどもポイントです。海外との会議や時間外の会議である場合には、24時間サポート対応していると安心でしょう。
おすすめのWeb会議システム
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次の記事では、口コミ評判で人気のWeb会議システムを多く紹介しています。Web会議システムを比較検討したい方は、ぜひ参考にしてください。
Web会議システムの導入手順
Web会議システムを導入する際は、次のステップで実施しましょう。
- ソフトウェアのインストール
- カメラや音声機器の準備
- カメラや音声機器の設定
1. ソフトウェアのインストール
Web会議システムを利用するためには、はじめにソフトウェアをインストールします。ソフトウェアのインストール方法はWeb会議システムの種類によって異なります。
クラウド型の場合は、Webブラウザやアプリを利用して、Web会議システムのサイトにアクセスするだけで利用可能です。
オンプレミス型の場合は、社内サーバーにWeb会議システムのソフトウェアをインストールします。
2. カメラや音声機器の準備
Web会議システムを利用するためには、カメラや音声機器などのハードウェアも必要です。カメラや音声機器の準備には、次のポイントに注意しましょう。
カメラの性能
カメラの性能は、画質や解像度、視野角などによって異なります。カメラの性能が高いほど、映像の品質が向上しますが、価格も高くなります。予算やニーズに合ったカメラを選びましょう。
音声機器の種類
音声機器には、マイクやスピーカー、ヘッドセットなどがあります。音声機器の種類によっては、音質やノイズ、エコーの問題が発生する可能性があります。
音声機器の種類は、会議の規模や環境に合わせて選びましょう。
3. カメラや音声機器の設定
カメラや音声機器を準備したら、Web会議システムのソフトウェアと連携させる必要があります。カメラや音声機器の設定は、Web会議システムのソフトウェアのメニューやオプションからできます。
設定の際には、カメラや音声機器の動作や音量などをテストしておきましょう。
ニーズに合うWeb会議システムを導入して業務効率を改善
Web会議システムとは、インターネットを介して複数の人がリアルタイムで映像や音声をやりとりできるシステムのことです。
Web会議システムを利用すれば、場所や時間にとらわれずに会議ができ、会議の効率化やコスト削減、業務の効率化などに貢献できます。
Web会議システムを導入する際には、環境やニーズに合ったものを選び、適切に設定や準備しましょう。
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