無料で使えるおすすめのメール共有・問い合わせ管理システム5選！ツールの特徴と選ぶ際のポイント

メール共有・問合せ管理システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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メール共有・問い合わせ管理システムとは

メール共有・問い合わせ管理システムとは、メールでの問い合わせを複数人で効率的に対応するためのシステムです。

メールの対応状況や担当者の設定、過去の対応履歴やテンプレート機能などがついており、問い合わせの管理や返信、分析や改善などの問い合わせ対応の業務を効率化できます。

メール共有・問い合わせ管理システムが必要な理由

メールでの問い合わせが1日数件程度であれば、Excelや紙のメモを取る程度で、カスタマーサポートの担当者だけで対応できます。しかし、問い合わせが1日10件以上で、往復でのやり取りがあったり、複数人での対応が必要だったりする場合は、システムを利用すべきといえます。
多くの問い合わせをExcelや紙のメモで対応するのは限界があり、ヒューマンエラーが起こる可能性もあります。このようなリスクが考えられる場合は、問い合わせを一元管理できるシステムを導入することが求められます。

なぜ共有メールとExcel台帳は限界なのか？無料システムでこう変わる

今あなたの会社で起きている「見落とし・埋もれが発生」「二重対応・返信の衝突」といった課題は、あなたの管理能力の問題ではなく、共有メールとExcel台帳の限界です。

なぜなら、共有メールとExcel台帳の最大の敵は、問い合わせを受信箱で目視し、台帳へ転記し、担当者に割り振って進捗を追いかけるといった手作業を積み重ねることだからです。問い合わせ件数が増えたり窓口が増えたりすると、人が確認できる量をいつかは超え、対応漏れや返信の食い違いが起きやすくなります。

無料の問い合わせ管理システムならこの状況を改善できます。たとえば、次のように変化が生まれます。

これをふまえると、共有メールとExcel台帳からいち早く無料システムに乗り換えるべきではないでしょうか。しかし、無料で使える問い合わせ管理システムにも、使いやすいサービスと使いにくいサービスがあります。

無料のメール共有・問い合わせ管理システムを選ぶときのポイント

無料のメール共有・問い合わせ管理システムを選定する際のポイントをお伝えします。

• 使いやすさや操作性を確認する
• 連携できるサービスやアプリが豊富か確認する
• サポート体制やセキュリティ対策が充実しているか確認する

使いやすさや操作性を確認する

メール共有・問い合わせ管理システムを選ぶ際は使いやすさや操作性を確認しましょう。メールの受信や送信、返信や転送、添付ファイルの確認などの基本的な操作がスムーズにできるかどうかは重要です。

また、メールの分類や検索、フィルタリングなどの高度な機能もあると便利です。使いやすさや操作性は、無料トライアルやデモ動画などで確認しておきましょう。

連携できるサービスやアプリが豊富か確認する

メール共有・問い合わせ管理システムを選ぶ際は、連携できるサービスやアプリが豊富か確認しましょう。メールだけでなく電話やチャット、SNSなどの他のチャネルからの問い合わせも一元的に管理できると便利です。

また、CRMや顧客管理システム、カレンダーやタスク管理システムなどとも連携することで業務効率の向上が見込めます。連携できるサービスやアプリは、公式サイトやレビューサイトなどで確認しておきましょう。

サポート体制やセキュリティ対策が十分か確認する

サポート体制やセキュリティ対策が十分かどうかも重要なポイントといえます。メール共有・問い合わせ管理システムは、顧客情報などの重要なデータを扱うので、万が一トラブルや情報漏えいが発生した場合に、迅速に対応してくれるサポート体制が必要です。

また、データの保護や暗号化などのセキュリティ対策も重要です。サービス提供者のサイトや資料で、サポート体制やセキュリティ対策について確認しましょう。

【0円で使える】おすすめの問い合わせ管理システム5選

メール共有・問い合わせ管理システムの中で無料で使えるおすすめのツールを紹介します。

無料の範囲でできることや機能制限などを解説しているので、メール共有・問い合わせ管理システム選びの参考にしてみてください。

無料で使える問い合わせ管理システムの比較表

Tayori

Tayori

株式会社ＰＲ ＴＩＭＥＳ

4.32 44件の口コミ

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Tayoriは、問い合わせフォームとFAQ、アンケートをまとめて用意できる点が魅力の問い合わせ管理システムです。無料プランでもフォーム作成と回答管理、FAQの公開、アンケート集計まで一通り試せるため、問い合わせ対応の入り口を手早く整えたい場合に向きます。ITツールに不慣れな担当者でも扱いやすく、まずは仕組みを作ってみたい段階で導入しやすいでしょう。

無料プランでは、ユーザー数が1名まで、フォーム・FAQ・アンケートの作成数が各1つまで利用可能です。作成数は少ないものの、問い合わせフォームとFAQを同じ画面上で運用できるため、問い合わせ窓口を小さく始めたいケースなら十分に回せます。個人での一次受付や、まずは1部署だけで試験運用したい小規模チームに最適です。

もし、ユーザー数や作成数の制限を超過しそうな場合は、月額3,800円からの有料プランへ移行できます。有料版ではユーザー数や作成数が増え、有人チャットなどの機能も利用できるようになるため、問い合わせ対応を複数人で分担したい段階でも運用を切り替えられます。

Re:lation

Re:lation

株式会社インゲージ

3.97 32件の口コミ

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Re:lationは、メールやチャットなどの問い合わせを集約し、履歴を共有しながら対応できる点が魅力の問い合わせ管理システムです。担当者間でのやり取りをチケットとしてまとめられるため、対応漏れや二重対応を減らす運用に向きます。問い合わせ対応の属人化を避けたいチームでも導入しやすいサービスです。

無料プランでは、ユーザー数が1名まで、受信箱が1つまで利用可能です。1人で窓口を持ち、対応履歴をきれいに残しながら運用する用途なら、無料の範囲でも効果を実感しやすいでしょう。まずは問い合わせ対応の型を整えたい担当者や、小規模な窓口を丁寧に運用したいケースに適しています。

もし、ユーザー数や受信箱の制限を超過しそうな場合は、月額15,000円からの有料プランへ移行できます。有料版では受信箱やチャネルの拡張、ダッシュボードなどが使えるようになり、チームでの分担運用や可視化を進めやすくなります。

Re:lationを無料で使う制限

Zoho Desk

Zoho Desk

ゾーホージャパン株式会社

3.75 4件の口コミ

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Zoho Deskは、メールやフォームの問い合わせをチケット化して整理できる点が魅力の問い合わせ管理システムです。無料プランでも基本的なチケット管理ができるため、問い合わせ対応を「受信箱の目視」から卒業したい場合に役立ちます。チームでの問い合わせ対応をこれから整備したい企業にも取り入れやすいでしょう。

無料プランでは、ユーザー数が3名までで、問い合わせ対応はメールとWebフォームの範囲で利用可能です。小規模チームで一次対応を回し、対応状況を一覧で把握する運用なら、無料の範囲でも十分に試せます。まずはサポート窓口の基礎を作りたいスタートアップや、部署内での小規模運用に最適です。

もし、チャネル拡張や自動化の制限を超過しそうな場合は、1ユーザーあたり月額2,400円からの有料プランへ移行できます。有料版ではソーシャル連携や高度な自動化、カスタマイズが段階的に解放されるため、問い合わせ件数が増えても運用を仕組み化しやすくなります。

Zoho Deskを無料で使う制限

formrun

formrun

株式会社ベーシック

4.27 41件の口コミ

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formrunは、問い合わせフォームの作成から対応内容の管理までを一括して行える点が魅力の問い合わせ管理システムです。テンプレートを使ってすぐにフォームを作成でき、問い合わせ内容を一覧で確認しながら対応できるため、受付窓口を素早く整えたい場合に向きます。現場主導でフォームを作りたい担当者でも導入しやすいサービスです。

無料プランでは、ユーザー数が1名まで、フォームが1つまで利用可能です。送信受付は月30件まで、メール送信は月10通までといった上限はありますが、問い合わせ対応の流れを無料で試せる点はメリットです。まずは特定の窓口だけで試験運用したい場合や、少件数の問い合わせを丁寧に処理したいケースに最適です。

もし、件数やフォーム数の制限を超過しそうな場合は、月額3,880円からの有料プランへ移行できます。有料版ではフォーム数やメンバー数が増え、自動返信や外部連携なども使えるようになるため、問い合わせ対応をチーム運用に広げやすくなります。

formrunを無料で使う制限

Lark（ラーク）

Lark（ラーク）

Lark Japan株式会社

4.13 32件の口コミ

Lark（ラーク）の詳細を見る

Larkは、チャットや会議、ドキュメント、データベースをまとめて使える点が魅力の問い合わせ管理システムです。問い合わせ管理に特化した既製品というより、ノーコードで業務アプリを作って問い合わせ受付と進捗管理を組み立てられるタイプで、社内の運用に合わせて形を変えられます。問い合わせ対応と社内連携を同じ基盤でまとめたいチームに向きます。

無料プランでは、ユーザー数が20名まで、ストレージが100GBまで利用可能です。チケットの概念を自社流に作り、チャット通知や担当割り当てなどを組み合わせれば、小規模から中規模のチームでも無料の範囲で回せる可能性があります。既存のツールを減らしつつ、まずは問い合わせ管理の仕組みを作りたい企業に最適です。

もし、ユーザー数や統制機能の制限を超過しそうな場合は、1ユーザーあたり月額1,704円からの有料プランへ移行できます。有料版では利用可能人数やストレージが拡張され、高度な権限管理なども使えるようになるため、全社利用や情報統制が必要な段階でも運用を切り替えられます。

Larkを無料で使う制限

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

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無料と有料の違いは？よくある機能制限と注意点

無料のメール共有・問い合わせ管理システムでよくある機能の制限をまとめました。

利用できるメールアドレス数の制限

無料のメール共有・問い合わせ管理システムでは、利用できるメールアドレスの数に制限がある場合が多いです。無料プランでは1つのメールアドレスしか登録できない場合がほとんどのため、複数のメールアドレスを管理したい場合は、有料プランに切り替える必要があります。

データ容量の制限

無料のメール共有・問い合わせ管理システムでは、データ容量にも制限がかかっていることが多いです。たとえば、メールや添付ファイルの保存容量や期間、問い合わせ履歴や顧客情報の登録件数などが決められている場合があります。

これらのデータは、顧客対応の質や分析に影響するものなので、無料プランでは十分に保存できない可能性があります。より多くのデータを保存したい場合は、有料プランを検討した方がよいでしょう。

他ツールとの連携の制限

無料のメール共有・問い合わせ管理システムでは、他のサービスやツールとの連携に制限があることが多いです。たとえば、他のサービスやツールと連携できないか、連携できるサービスやツールの種類が限られている場合があります。

これは、メールや問い合わせを他の業務やデータと連動させられないことを意味します。有料プランは他のサービスやツールとの連携性が高く、多くのサービスやツールと連携できる場合があります。

有料ツールを検討するべきケース

企業の状況やツールに求めることによっては、無料ツールではかなえられないケースが存在します。有料ツールを検討したほうがよいケースをまとめているので参考にしてみてください。

11人以上でメールや問い合わせを共有したい

11人以上でメールや問い合わせを共有することで、顧客対応の効率化や品質向上が期待できます。しかし、無料プランではユーザー数に制限があるため、11人以上の従業員でサービスを利用できない場合があります。

有料プランではユーザー数が無制限か、大幅に増やせるので、11人以上でメールや問い合わせを共有したい場合は、有料プランがおすすめです。

メールの文章をカスタマイズしたい

自社のブランドや顧客ニーズに合わせてツールをカスタマイズすることで、顧客満足度の向上や他社との差別化が期待できます。しかし、無料プランではカスタマイズ性が低いため、メールのテンプレートや署名、問い合わせフォームの項目やチケットの項目などを自由に変更できない場合があります。

有料プランはカスタマイズ性が高いため、自社のブランドや顧客ニーズに合わせてツールを利用したいのであれば、有料プランを選んだ方がよいでしょう。

他のサービスやツールと連携したい

他のサービスやツールと連携することで、メールや他のチャネルからの問い合わせを他の業務やデータと連動できます。たとえば、CRMやSNS、メールマーケティングなどと連携することで、顧客管理や分析、セグメンテーションなどが可能になります。

しかし無料プランでは、他のサービスやツールと連携できないか、連携できるサービスやツールの種類が限られている場合が多いです。他のサービスやツールと連携したいのであれば、有料プランを選んだ方がよいでしょう。

メール共有・問い合わせ管理システムのメリット

メール共有・問い合わせ管理システムのメリットとして次のものがあげられます。

• 一元管理によって業務効率化を図れる
• 従業員の負担が軽減される
• 対応品質のムラが少なくなる
• スピーディーな対応によって顧客満足度が高まる
• 商品・サービス品質がブラッシュアップされる

一元管理によって業務効率化を図れる

問い合わせ管理システムでは、問い合わせ履歴や顧客情報を一元管理可能です。散らばった問い合わせ情報を一つの管理画面で確認でき、数回のクリックで見たい情報にたどり着けるため、大幅な業務効率化が可能です。また、リードの対応状況もリアルタイムで把握できるため、対応漏れや重複対応も防げます。

従業員の負担が軽減される

問い合わせ管理システムでは、見たい情報をすぐに検索・閲覧できます。「リードの状況が見えないから、担当者の〇〇さんにステータスを聞かなければならない」「書類を探さなければならない」といった従業員の負担を減らせます。

システムでは「対応中」や「休眠中」などのステータスがシステム上ですぐに共有されるため、直接担当者に会って聞く必要がありません。負担軽減によって、従業員はコア業務に集中できるでしょう。

対応品質のムラが少なくなる

問い合わせ対応は、担当者の人柄や言葉づかいによって差が出やすいです。経験の有無によっても対応にムラが生まれます。その点、問い合わせ管理システムでは、顧客のステータスや属性、履歴など、問い合わせに関するさまざまな情報を集約・共有できます。

誰でも、必要な情報を必要なときに閲覧できるため、対応品質が均一化されます。担当者によって対応が異なる「属人化」の防止によって、顧客満足度も高い状態をキープしやすくなるでしょう。

スピーディーな対応によって顧客満足度が高まる

システムを導入することで業務が効率化され、問い合わせに対するレスポンスも早くなり、顧客満足度向上につながります。たとえば、システムの機能に含まれている返信テンプレートやFAQを活用すれば、担当者の対応も一気にスピードアップするでしょう。

また、リードの対応状況も見える化されるため、対応漏れや重複対応といったミスも防げます。確認ミスによる二度手間がなくなれば、顧客満足度はさらに高まるでしょう。

商品・サービス品質がブラッシュアップされる

システムには、顧客から届いた問い合わせ内容が「データ」として蓄積されます。さまざまな問い合わせがある中でも、少なからず商品・サービスに対する不満や要望も出てくるでしょう。

そうした顧客からの声を受け止めて、改善するためのアクションができれば、商品・サービス品質を高められます。それだけでなく、定期的に問い合わせ内容のデータを全社やチームで共有し分析すれば、有効なマーケティング戦略も見つかるでしょう。

メール共有・問い合わせ管理システムのデメリット

メール共有・問い合わせ管理システムにはメリットが多い反面、デメリットもあります。

• システムの定着に時間がかかる
• セキュリティリスクが否めない

システムの定着に時間がかかる

今まで紙やExcelで管理していたものを、いきなりシステムに置き換えても、すぐには定着しないでしょう。ITツールに明るい従業員が多ければ、使い方の研修を数回行えば定着も難しくありません。しかし多くの企業は、そうはいかないでしょう。

紙やExcelに慣れすぎてITツールに抵抗があったり、そもそもITツールに触れたことのない従業員がいたりと、いきなりシステムを導入しても定着は難しいでしょう。

そのため、定着には時間がかかることを念頭に置いたうえで、インターフェースに優れたシステムを導入し、定期的に研修を行うことが大切です。

セキュリティリスクが否めない

問い合わせ管理システムには、不正アクセス防止やサーバーの二重化など、セキュリティ対策がされています。しかし、セキュリティ対策の内容はベンダーやプランによって異なるため、リスクは否めません。

とくに無料の問い合わせ管理システムを使う場合は注意が必要です。有料システムと比べてセキュリティレベルが落ちることも多いため、利用時はしっかりと確認しましょう。

無料プランや無料トライアルでシステムを比較しましょう

自社に合うシステムを選ぶには、実際にツールを触ってみて、使いやすさや操作性を確認することが重要です。あわせて、公式サイトで連携できるサービスやアプリ、サポート体制、セキュリティ体制の確認も欠かせません。
まずは期間無制限の無料プランや、無料トライアルを活用して、使用感や機能性を確かめてみましょう。

また、本格的な導入や有料プランへの移行を検討する場合は、各社のサービス資料を見比べるのが効率的です。次のボタンから、人気サービスの資料をまとめてダウンロードできるので、ぜひ社内検討にご活用ください。