freeeサイン
導入事例 Aさん
- 男性 20代後半
- 小売/流通/商社系
- 従業員数 201〜300人
- 人事総務
- 係長・主任クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：郵送の待ち時間と、増え続ける紙書類の置き場問題
―――電子契約システムを検討する前、どんな課題がありましたか？
以前はすべての契約を紙でやっていました。一番の課題は時間と場所です。契約を結ぶまでに必ず郵送が入るので、締結までに最低でも1週間、通常は2週間程度を見ておく必要がありました。しかも書類に1か所でも不備があると送り直しになり、その分さらに1週間かかるため、このタイムラグが大きなストレスでした。
それから、保管スペースの問題もありました。ロッカーの数には限りがあるのに、毎年どんどん書類が増えていくので、物理的に場所が足りなくなって、これはまずいなと感じていました。
―――入社関連の書類など、やり取りが多い場面は特に大変でしたか？
そうですね。特に前職の雇用保険番号や銀行口座情報の入力漏れといった不備がよく発生していました。
弊社では、電話やメールで聞き取ってこちらで書き換えることはせず、必ずご本人に書き直していただくルールでした。そのため、そのたびに再送の手間やコスト、時間がかかっていました。
freee人事労務とのデータ連携と、アカウント管理のしやすさが決め手
―――数ある電子契約システムの中で、なぜfreeeサインを選ばれたのでしょうか？
実は、他社サービスとの比較は一切していません。既に「freee人事労務」を導入していて、従業員データをすべて管理していたからです。データ連携の相性や、アカウント管理を一元化できる点を考えると、freeeサイン一択でした。
―――具体的にどのような連携を期待していましたか？
freeeサインで回収した書面の内容を、そのままfreee人事労務の従業員データとして取り込めることを期待していました。今は、締結後に作成されるPDFを人事労務側の個人情報欄にアップロードして管理しています。freeeのアカウント一つで両方のシステムにログインできるので、運用としてとても楽だと感じています。
最短30分で契約完了。郵送コストはほぼゼロに
―――導入後、実際の業務にはどのような変化がありましたか？
大きな変化がありました。これまで返送を待つのに1週間かかっていたのが、電子化してからは、相手のレスポンス次第で最短30分で締結が完了するようになりました。不備があった場合も、紙のように送り直しを繰り返す必要がなく、該当箇所を修正してクラウド上で再送するだけなので、作業の手間はかなり減りました。
―――コスト面での変化はありましたか？
具体的な契約金額は上長が把握していますが、現場の感覚では郵送費がほぼゼロになったことが大きいです。あと、紙の管理がなくなったことで、物理的な紛失や情報漏洩のリスクが下がったことが、目に見えない大きな成果だと感じています。
―――社内での導入や操作説明で、苦労した点はありましたか？
それが、特になかったんです。freeeサインは画面の作りが非常にわかりやすく、メールを開いて案内に沿って入力するだけで完結します。従業員向けの説明会も開かず、「メールが届くのでサインをお願いします」という案内だけで、スムーズに運用が定着しました。
テンプレート作成の使いやすさと、さらなる業務効率化に期待
―――運用を担当されている立場から、今の課題や期待することはありますか？
テンプレート作成の部分は、まだ改善の余地があると感じています。今はGoogleスプレッドシートをベースに作る必要がありますが、ExcelやWordのファイルをレイアウトを崩さずに読み込めるようになると助かります。
あと、店舗コードの埋め込みなどで、設定が正しいかをすぐに確認しづらい部分があります。そのため、現在は一度テストメールを送って仕上がりを確認する手間が発生しています。このあたりのUIがもう少し直感的になれば、もっと活用の幅が広がると思います。
―――最後に、今後の活用についてお聞かせください。
今は入社書類や雇用契約の更新がメインですが、スプレッドシートを使って、満足のいく書面を作れています。今後、Wordなどの汎用ファイルとの連携がもっと強化されて、さらに使いやすくなることを期待しています。
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＼ 稟議や社内提案にも使える！／
