奉行Edge 勤怠管理クラウド
導入事例 Hさん
- 男性 30代後半
- メーカー/製造系
- 従業員数 201〜300人
- IT
- 係長・主任クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：サーバーの保守期限切れと働き方改革への対応
―――勤怠管理システムを見直すことになったきっかけは何でしたか？
一番のきっかけは、それまで使っていたオンプレミス型の勤怠管理システムのサーバー保守期限が切れることでした。単にシステムを入れ替えるのではなく、会社として進めていた多様で柔軟な働き方改革の実現と、従業員の使いやすさを軸に、次のシステムを検討し始めました。
―――以前のシステムには、どのような課題がありましたか？
当時のシステムでは、フレックスタイム制度や時間単位での有給取得といった柔軟な仕組みに対応できていませんでした。
たとえば育児中の従業員から、保育園の送り迎えに合わせて始業時間をずらしたいとか、早めに帰りたいといった要望があっても、システム上で柔軟な対応ができなかったんです。そのため、働きやすい環境を十分に用意できていないという問題意識がありました。
―――現場からの切実な声があったんですね。
そうなんです。勤務地が遠い従業員の場合、子どもを朝送り出したあとでは、どうしても始業に間に合わないケースもあります。そうした不便を解消して、従業員のエンゲージメントを高めるため、システムの力でいい方向に変えていきたいと考えたのが大きな理由でした。
5年間で1,000万円のコスト差でも、機能面で妥協なし
―――選定にあたって、どのような基準で比較しましたか？
最終的に「奉行Edge 勤怠管理クラウド」と、もう一方の「ALIVE SOLUTION TA」というシステムの2製品で比較しました。重視したのは、先ほどお話ししたフレックスタイム制度や時間単位の有給取得にしっかり対応できることと、コストパフォーマンスです。
―――コスト面では、どのくらいの差がありましたか？
比較したもう一方の製品は、初期費用だけで1,700万円、ランニング費用を含めた5年間の総コストが約2,200万円とかなり高額でした。それに対して、奉行Edge 勤怠管理クラウドは5年間の総コストが1,200万円程度。約1,000万円もの差が出る計算です。
―――1,000万円の差は大きいですね。社内への提案もスムーズに進みましたか？
はい。投資額の比較表を作成し、金額的なメリットをはっきりと示しました。それに加えて、機能面でも求めていた柔軟な働き方への対応に妥協はなかったので、社長の決裁もスムーズに得ることができました。
年間41時間の工数削減と、有給休暇の取りやすさの変化
―――導入後の運用はどんな流れですか？
基本的には、各現場や事務所に設置したタイムレコーダーに、社員証のFeliCaカードをかざして打刻します。管理者は翌朝の始業後に、部下の打刻漏れがないかなどをシステム上で確認・承認しています。
―――導入して数字で見える効果はどうでしたか？
大きく3つあります。まず、紙で行っていた有給申請をワークフロー化したことで、勤怠管理部門の入力作業が年間25時間削減できました。
次に、オンプレミスからクラウドへ移行したことで、情報システム部門のサーバー保守やリプレース対応の工数も、年間16時間削減できました。さらに、サーバーの運用コストそのものも年間で約40万円減少しました。
―――現場の従業員の方々の反応はいかがですか？
有給休暇の申請がとても出しやすくなったという声が届いています。以前は紙の申請書を上長に直接渡して、「この日休みたいです」と面と向かって伝えなければいけなかったんです。それが心理的なハードルになっていた部分もありました。
システム上で申請が完結するようになってからは、そうした負担がかなり軽くなったと感じています。これは数字には表れにくいですが、とても大きな変化だと感じています。
製造現場への配慮と従業員ファーストの視点
―――導入時に社内への展開で工夫されたことはありますか？
製造現場の直接雇用社員に対して、説明会とマニュアルの準備をしっかりやりました。特に、スマートフォンを使った多要素認証の設定ではつまずく人が出ると想定していました。そこで、専門用語は使わず、できるだけわかりやすくシンプルな言葉で説明することを意識しました。
相手の目線に合わせて説明することが、スムーズに定着させるためには欠かせないと思っています。
―――最後に、これからシステム導入を検討している方へアドバイスをお願いします。
勤怠管理システムは、全従業員が毎日使うものです。だからこそ、管理側の都合だけでなく、従業員にとっての使いやすさを一番に考えて選ぶことが、結果的にうまくいくポイントだと思います。
現時点では、PCのログオン・ログオフと打刻データを自動連携できない点だけが課題として残っています。ただ、それ以外の面では非常に満足しています。
奉行Edge 勤怠管理クラウド
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