マネーフォワード クラウド経費
導入事例 Mさん
- 女性 40代前半
- 小売/流通/商社系
- 従業員数 2〜10人
- 代表
- 経営者
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：丸2日かかっていた経費精算、税理士からの指摘で深夜残業も発生
―――まずは、貴社の事業内容とご自身の役割について教えてください。
化粧品の卸売業を営んでおり、私は営業職兼代表取締役を務めております。今回の経費精算システム導入においても、私が決裁者として導入を進めました。
―――「マネーフォワード クラウド経費」を導入される以前は、どのように経費精算を行っていましたか？
特に専用のシステムなどは使っておらず、Excelを利用して管理をしていました。
―――Excelでの管理において、どのような点に課題を感じていらっしゃいましたか？
非常に時間がかかっていた点です。Suicaの履歴を調べて入力し、さらにスキャンしたレシートの内容をExcelへ転記するという作業に、大変な手間がかかっていました。作業の負担が大きく、つい後回しにしてためてしまうこともありました。
―――その経費精算の作業には、具体的にどのくらいの時間を費やしていたのでしょうか？
丸1日から、長いときで丸2日ほどかかることもありました。通常の業務をこなしながらその合間に作業をするため、結果的に丸1日以上の時間を取られてしまい、締め切りに遅れることも発生していました。
―――締め切りに遅れることで、業務にどのような影響が出ていたのでしょうか？
税理士の方から「早く出してください」と指摘を受けることが何度もありました。その対応のために、夜中に残業をして経費精算を終わらせるという状況でした。
圧倒的な簡単さとコストパフォーマンスが決め手
―――経費精算システムを導入しようと考えた、直接のきっかけは何だったのでしょうか？
税理士の方から「システムを導入してください」という具体的な指示があったことが直接のきっかけです。
―――システムを選定する際、何社ほど比較検討されましたか？
比較したのは「マネーフォワード クラウド経費」の1社のみです。
―――システムを導入するにあたり、どのようなポイントを重視されていましたか？
「どれだけ簡単にできるか」という操作性と、コスト感です。シンプルな機能が無料で使えることが何より重要だと考えていたため、それが最大のメリットであり決め手になりました。
弊社では「マネーフォワード クラウド会計」などのシステムも利用しているため、その関係で実質的に無料で導入できています。
―――他のサービスや以前の運用と比較して、特に妥協した点などはありましたか？
特に妥協した点はありませんでした。必要な機能が揃っていて、なおかつ無料で使えるのであれば十分だと感じています。
作業時間が100分の1に。丸2日かかっていた作業が1時間に
―――実際に「マネーフォワード クラウド経費」を導入されて、どのような業務効率化の効果がありましたか？
以前は丸2日ほどかかっていた作業が、現在では1時間程度で完了するようになり、大幅に時間が短縮されました。
Excelで管理していた頃と比較すると、100分の1ぐらいのスピード感で経費精算が終わっていると感じます。
―――具体的に、どの作業工程が最も短縮されたと感じていらっしゃいますか？
最も頻繁に発生する交通費の精算です。以前はSuicaの履歴を自分で調べて手入力していましたが、システム上に自動で履歴を取り込めるようになりました。
使った経路をクリックするだけで精算できるようになった点が、非常に簡単で助かっています。
―――現在、申請から承認までのフローはどのように行われていますか？
社員がシステム上で申請を出し、私が承認をして給与と一緒に振り込むという手順です。すべて「マネーフォワード クラウド経費」のシステム上で完結しており、紙の書類などは一切使っていません。
―――作業時間が大幅に短縮されたことで、コスト削減などの目に見える効果はありましたか？
はい、人件費の削減に大きく貢献していると感じます。以前は私が丸2日ほどこの作業に時間を割いていましたので、1日あたりの人件費を2万円と換算すると、およそ4万円分のコストが削減できた計算になります。
貴重な時間を他の営業業務などに充てることができるようになり、非常に助かっています。
スムーズな社内定着と、さらなる機能改善への期待
―――新しいシステムを導入する際、社内への周知や教育はどのように行われましたか？
導入当時は社員が2名いたのですが、直接会った際に説明をしました。今の世代はスマートフォンでの操作にとても慣れているため、特別な資料やマニュアルを用意しなくても、非常に簡単に使いこなしてくれました。
―――運用を定着させるために、何か工夫されたルールなどはありますか？
経費精算の締め切り日を「毎月5日まで」と明確に設定しました。システム化で作業が楽になったことに加え、期日を設けたことで、社員からの提出も早くなりました。
―――最後に、「マネーフォワード クラウド経費」の総合的な評価と、今後に期待することがあれば教えてください。
10点満点中で評価するなら、9点ですね。無償の範囲でここまで簡単に経費精算ができる点を高く評価しています。マイナス1点の理由としては、Suicaとの連携が不安定で、履歴の取り込みに時間がかかってしまう時があるためです。
履歴を取り込まないと精算ボタンが押せないため、この部分の接続がスムーズに改善されると、さらに素晴らしいシステムになると思います。
マネーフォワード クラウド経費
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