Rimo Voice導入事例　議事録作成が約1/5に　月20〜25時間の削減を実現

従業員数1,000人以上のIT/通信/インターネット系系企業に勤めるTさんは、議事録作成ツール・ソフト「Rimo Voice」を導入しました。どのようにサービスを選んだのか、実際に使ってみてどう感じたのか、お話をうかがいました。

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導入事例 Tさん

※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。

導入前の課題：議事録作成・文字起こし・確認作業に週20〜30時間を要し、固定残業時間を20時間超過する残業が発生

―――Rimo Voice導入前の状況についてお聞かせください。

採用面接の記録や社内会議の議事録を、ExcelとNottaを組み合わせて管理していました。文字起こし・整理・確認という一連の作業に週20〜30時間かかっており、固定残業時間を超える残業が、さらに月20時間ほど発生していました。

採用部門は候補者の個人情報や給与に関わる情報も扱うため、記録の扱いには特に慎重に対応しており、それが作業時間の増大につながっていたと感じています。

―――議事録でミスが起きた具体的なエピソードはありますか？

採用予算の削減について議論した会議で、「20％削減の方向で合意した」という議事録を作成してしまったことがあります。実際の合意内容は「慎重に検討する」であり、削減自体を決定したわけではありませんでした。

後日の確認で気づき、翌日だけで確認と修正対応に10時間ほどかかりました。決定事項と未決定事項の仕分け作業が特に時間を要しました。

―――選定はどのように進めましたか？

Rimo Voice、Nottaを含む4社を比較しました。重視したのはAI要約による論点整理の質と費用対効果です。経営層が参加する重要プロジェクト会議では正確な記録が求められるため、社内評価の高さが最終的な決め手となりました。

Nottaのリアルタイム翻訳機能は魅力でしたが、議事録の正確性という観点でRimo Voiceを選定しました。

―――面接ではどのように活用していますか？

面接の開始と同時にNottaとRimo Voiceの両方を起動して録音を開始します。面接中は、候補者の転職理由や志望動機など、重要な発言のタイミングでブックマーク機能で記録し、タイムスタンプを付与し、後から確認しやすくしています。

面接後は要約を即座に確認し、事実と主観が混在していないかを管理職とすり合わせる流れです。

―――導入後、業務はどのように変わりましたか？

議事録作成に要していた時間は、1件あたり5〜6時間から1時間程度に短縮されました。文字起こしは3〜4時間から30分、確認・修正作業は2〜3時間から30〜40分に短縮されています。

採用面接における議事録作成と評価のすり合わせに要する総時間も、月20時間から7〜8時間に削減できています。

―――費用対効果はどのように評価していますか？

人件費の削減・外注費の削減・残業代の削減を合わせると、概算で月60〜70万円程度の削減効果が見込まれます。議事録作成を外部委託していた費用がなくなった分も含んだ計算です。初期費用と月額費用を考慮しても、費用対効果は十分にあると評価しています。

―――最後に、議事録ツール導入を検討している方へのメッセージをお願いします。

導入前に、チームが週に何時間、議事録作成に費やしているかを数値で把握したうえで、ツールを選定することをおすすめします。コスト換算をすることで、どの程度の投資なら費用対効果が合うかの判断基準が明確になります。

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