楽楽販売
導入事例 Mさん
- 男性 40代前半
- 不動産/建設/設備系
- 従業員数 101〜200人
- IT
- 部長・課長クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：外出先から発注できず、入力のためだけに事務所へ戻る毎日
―――まず、楽楽販売を導入される前の状況と、当時感じていた課題について教えていただけますか？
当社はアパートの管理を主な事業としており、各営業所のスタッフが日々、物件を巡回しながら修繕や発注の対応にあたっています。
導入前は、自社でFileMakerを使って構築した基幹システムを利用していたのですが、これが営業所内のネットワークにしか接続できない仕様でした。つまり、外出先からは一切操作できませんでした。
―――それが現場にどのような影響をもたらしていたのでしょうか？
現場で修繕が必要な箇所を確認して発注をかけたくても、外出中はシステムを操作できません。
結果として、発注入力のためだけに一度事務所へ戻らなければならない状況が日常的に生じており、スタッフによっては、毎日1〜2時間、多い人では2〜3時間の残業が続いていました。
緊急の発注が必要なケースも週に5〜6件ほど発生しており、そのたびに1件あたり30分から1時間の移動ロスが生まれていました。
―――訪問件数にも影響が出ていたのでしょうか？
はい。移動の無駄が積み重なることで、1日あたりの訪問件数は5〜6件が限界でした。さらに物件を回れるはずなのに、事務所への往復に時間を取られていたわけです。
現場スタッフからも「何とかしてほしい」という声が上がっていて、システム担当として対応を検討し始めました。
iPhoneから発注書を一発送信できることと、クラウドのセキュリティ水準が決め手に
―――どのようなシステムを比較検討されましたか？
楽楽販売のほか、kintone、Salesforce、そして見積・販売管理に特化したパッケージシステムの計4製品を比較しました。それぞれ機能や価格帯が異なり、選定には時間をかけました。
―――最終的に楽楽販売を選んだ理由を教えていただけますか？
最大の決め手は「iPhoneから発注書を一発で送信できること」でした。現場スタッフが外出先でスマートフォンを開き、物件コード・部屋番号・部品・数量・単価・納期を入力して送信する、そのシンプルなフローが実現できるかどうかが最優先だったのです。
他のサービスはカスタマイズの自由度が高い反面、モバイルでの操作性や発注フローのシンプルさにおいて、当社の用途には合わないと判断しました。
また、クラウド型SaaSであることによるセキュリティの担保も重視しました。自社サーバーを持たずに運用できる点は、管理コストの観点からも評価しています。費用面でも、比較した他社より導入しやすい水準でした。
―――導入を迷った点や、妥協した部分はありましたか？
1点だけあります。写真の保存上限が1ファイルあたり10MBという制限で、最近のiPhoneで撮影した高解像度の写真がそのままでは保存できないケースです。
現場では物件の状況を写真で記録することも多いので、この点は少し不便を感じています。ただ、それを差し引いても、発注フローが外出先から完結できるメリットのほうが大きいと判断しました。
訪問件数が1日あたり2件増加、ほぼ毎日の残業も大幅に解消
―――導入後、現場のフローはどのように変わりましたか？
現在は、スタッフが物件を訪問した際にその場でiPhoneから楽楽販売を開き、物件コード・部屋番号・部品・数量・単価・納期を入力して送信します。
上長がモバイルで承認するまでを、事務所に戻ることなく現場で完結できるようになりました。これが最大の変化です。
―――具体的にどのような効果が出ていますか？
1件あたり平均20〜30分かかっていた事務所への往復移動が不要になり、1日あたり20〜30分を現場業務に充てられるようになりました。
加えて、退去精算の計算と転記作業も変わりました。以前は電卓で計算して紙に書き写すという手順を踏んでいましたが、その作業時間が1件あたり5分ほど削減されています。
最も顕著な変化として、訪問件数が挙げられます。1日5〜6件だったのが、7〜8件に増えました。移動時間のロスが解消されたことで、現場を巡回する時間を確保できるようになりました。
―――スタッフの残業状況はいかがでしょうか。
これまでほぼ毎日発生していた残業について、発生頻度および残業時間が減少しました。「発注入力のためだけに帰ってくる」という状況がなくなったことが、そのまま残業時間の削減につながっています。
―――導入後の定着はスムーズでしたか？
最初は操作に関する問い合わせが各営業所から来ていましたが、各営業所で1〜2時間の説明会を実施し、よくある質問をFAQとして整理し、社内ナレッジとして共有しました。
半年ほどで入力に関する問い合わせは大きく減りましたので、定着という意味では順調に進められたと考えています。
現場のフローを先に整理してから選定する
―――今後、楽楽販売をどのように活用していきたいとお考えですか？
現在は発注管理が中心ですが、退去精算や物件ごとの修繕履歴の管理にも活用の幅を広げていきたいと考えています。
現場スタッフが外出先で情報を参照・更新できる環境が整いつつあるので、次のステップとして、データの蓄積と活用に取り組んでまいります。
―――楽楽販売の総合評価は10点満点で何点ですか？また、導入を検討している企業の皆さまへのメッセージをいただけますか？
総合評価は10点中8点です。先ほどお伝えした写真の保存上限に関する点が改善されれば、満点に近い評価をしたいと考えています。
これから導入を検討されている企業の方へは、現場のフローを先に整理してから選定することをおすすめしたいです。
どのツールを選ぶかよりも、自分たちの業務の中でどこに無駄が生じているかを明確にしてから比較すると、本当に必要な機能が見えてきます。当社の場合は「外出先から発注を完結させる」という一点に絞って評価したことが、選定の成功につながったと感じています。
楽楽販売
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