SmartHR労務管理 導入事例 勤怠確認が2週間から3日で済むように 手厚いサポートに「お得感」を感じる
SmartHR労務管理 - 株式会社SmartHR
・サービス/外食/レジャー系
・従業員数 1,001人以上
・人事総務
・部長・課長クラス
約2,000名分の勤怠をExcelで管理。社会保険算定に1週間、コア業務を圧迫するルーティン作業
―――SmartHR導入前は、どのように勤怠管理をされていたのでしょうか？
合計約2,000名（社員約1,200名、出向社員約800名）分を、全てExcelで管理していました。社員番号の間違いや、氏名の表記揺れ（例：「高橋」と「髙橋」の漢字違い）があるとデータが自動で結合できず、手作業での修正が頻繁に発生していました。
特に大変だったのが、社会保険料の算定や健康診断の受診状況確認など、全社員分のデータを一斉に更新する作業です。例えば、社会保険業務の算定だけで、1人の担当者が1週間近く付きっきりになるような状態でした。
―――手作業の修正やルーティン業務が、本来の業務にどのような影響を与えていましたか？
氏名変更や漢字の揺れなどで自動処理ができない部分は、全て手作業で修正していました。ダブルチェックを行うことでミス自体は防げていましたが、これらの作業に膨大な時間を取られていました。
その結果、「新しい福利厚生を企画する」といった、ゼロからイチを生み出すような本来のコア業務に取り組む余裕がまったくなく、日々ルーティン業務に追われる状態が続いていました。
社員急増でExcel管理が限界に。手厚いサポートと「多機能性」がSmartHR選定の決め手
―――システム導入を検討し始めたきっかけを教えてください。
社員数が2,000名を超え、さらに「翌年度から毎年100名以上の新入社員を採用し続ける」という会社の方針が決まったことが直接のきっかけです。「これはもうExcelで管理するのは限界です」と、現場から経営層に声を上げました。
また、労務部門だけでなく、経理部門からも「給与データと連携できる、人事・経理情報が結びついたシステムが欲しい」という要望も上がっていました。
―――SmartHRを選んだ決め手は何だったのでしょうか？
人材情報を全て一元管理できるシステムが欲しかったので、「多機能性」をかなり重視しました。勤怠管理だけでなく、年末調整や給与情報の閲覧、タレントマネジメントといった機能も重視して選定しました。
また、費用感とは少し違いますが、営業担当の方のサポートが非常に手厚かったことも決め手の一つです。従業員向けのQ&Aの雛形作成や、既存のExcelデータをSmartHRに流し込むためのオンボーディング（データ移行支援）を、週5日、1日6時間というレベルで手厚くサポートしていただきました。料金に載らない部分での「結果的なお得感」が非常に大きかったと感じています。
勤怠確認が「2週間→3日」に劇的短縮！派遣社員1名分（月30万円）の工数削減を達成
―――SmartHRを導入して、業務はどのように変わりましたか？
まず、入社手続きや雇用契約、労働条件変更通知書の発行など、今までExcelで一つひとつ作成していた業務がSmartHR上で完結できるようになったのは、非常に大きな変化です。
最も効果が大きかったのは、勤怠データの確認作業です。導入前は、締め日から給与支払日までの丸々二週間をデータの確認作業に使っていましたが、導入後は、その作業がわずか二、三日で完了するようになりました。
―――なぜそこまで大幅に工数を削減できたのでしょうか？
勤怠データが確定すれば、自動で給与計算が走り、経理部へデータが連携されるようになった点が大きいです。
これまでは、労務管理部で使っている雛形（Excel）から、経理部が使う雛形へデータを手作業で落とし込む、という工数が必ず発生していました。SmartHRの導入により、その作業が一切不要になり、部門間連携がシームレスになったことが、工数削減の最大の要因です。
―――工数が削減されたことで、どのようなメリットがありましたか？
肌感覚ですが、ルーティンワークが全体の業務の半分ぐらいに減りました。実際に、労務管理部門でお願いしていた派遣社員さんのうち、1名分（月にして約30万円）の工数を削減することができました。
何より、削減によって生み出された時間で、従業員向けの福利厚生の充実など、これまで手を付けられなかった新しい施策（コア業務）に取り組めるようになったのが、会社にとって最大のメリットだと感じています。
導入初期の「つまずき」を動画研修と手厚いサポートで克服。カギは「導入スケジュール」の見通し
―――全国に支店がある中で、どのように導入を浸透させていったのですか？
支店が全国47都道府県に点在しているため、集合研修は不可能でした。そこで、操作方法などを解説した動画研修資料を作成し、社内ポータルサイトにアップロードして、従業員各自で視聴してもらう形式を取りました。
それでも導入当初の3ヶ月ほどは「システムに馴染めない」といった理由で勤怠データが未提出になることもありましたが、個別に声かけをしたり、マネージャー向けの全国会議で強く周知したりして、徐々に定着させていきました。
―――導入を振り返って、「事前に知っておきたかった」と思うことはありますか？
従業員データをExcelからSmartHRにインポートする作業に、想定外の時間（4〜6ヶ月）がかかったことです。
事前にこれぐらいの期間がかかるとシミュレーションできていれば、「データを整えるためだけの単発スタッフを雇う」といった対策が打てたと思います。結果的に、既存のメンバーが通常業務の合間に残業して対応することになってしまったので、スケジュールの見通しは重要だと痛感しました。
―――最後に、SaaS導入を検討している担当者へアドバイスがあればお願いします。
Excelで管理していたり、部門間連携がうまくいっていなかったりする会社であれば、SaaSの導入は非常に有意義だと思います。
ただし、導入時のスケジュール感をきちんと見通しておくことと、社内に浸透させるためのQ&A整備やオンボーディングの場をどう設けるか、この2点は事前にしっかり考えておかないと、せっかくのシステム導入が空回りし、定着に時間がかかってしまうので注意してほしいと思います。
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