Docusign・クラウドサイン導入事例 年間4,000万円規模のコスト削減 導入と同時に社内へ一気に普及
・従業員数 1,001人以上
・企画・事業開発
・部長・課長クラス
「なんで紙なの？」顧客からの厳しい指摘。契約のたびに謝罪する営業現場
―――電子契約システムの導入前は、どのように契約業務を行っていましたか？
導入前は、当然のように紙で契約していました。お客様と契約案をレビューし、合意した内容を紙で印刷して調印。2部作って1部を郵送する、という流れです。社内では社長の印鑑を紙でもらい、それを郵送するわけですから、かなりの手間でした。
―――当時、最も大きな課題は何でしたか？
手間もありましたが、最大の課題はお客様から「紙ではなくDocusignに切り替えてほしい」と求められても、対応できなかったことです。
―――顧客の要望に応えられないことは、業務にどのような影響を与えていましたか？
同業他社はすでに電子契約を導入しているのに、うちだけ紙。お客様から「なんで御社は入ってないの？」と言われ、余計な手間をかけてしまう。そのたびに申し訳なく感じていました。
紙の場合、稟議が通ってから契約締結まで3〜4日かかっていましたが、電子ならほぼ即日。このスピード感の違いもネックでした。
―――現場の営業担当者からは、どのような声が上がっていましたか？
1,000人規模の部門なので、「電子契約じゃないんですか？」とお客様に言われるのは日常茶飯事。営業は「すみません」と謝るしかなく、正直、営業上かなり不利な状況でした。
―――契約書の管理面での課題はありましたか？
ありました。紙の契約書は鍵付きの書庫で保管しており、都心のオフィススペースを占拠していました。保管コストもばかになりません。
さらに検索性が悪く、保管場所を知っているのは担当者だけ。その人が在宅勤務だと探せず、在席していても10分、不在だと半日かかることもありました。
決め手は「セキュリティ」と「顧客の要望」。Docusign・クラウドサイン両方を導入
―――導入を検討し始めたきっかけを教えてください。
やはりお客様からの「なんで紙なの？」「早く電子にしてくれ」という声です。もうそれが直接のきっかけでした。
―――社内ではどのような要望がありましたか？
最初は「こちらから送れなくてもいいから、お客様から送られてくる電子契約の調印だけでもしたい」という声がありました。そのあと「うちからも送信したい」という流れでニーズが広がっていきました。
―――サービスの比較検討はどのように進めましたか？
ほぼ「Docusign」と「クラウドサイン」の2社に絞って検討しました。どちらもシェアが高く、お客様の利用率も非常に高かったためです。
―――最終的にどのサービスを選んだのでしょうか？
両方とも導入しました。
―――選定の際、最も重視したポイントは何ですか？
「セキュリティ」と「取引先の要望」です。操作性はどこも大差ないと感じていました。
―――セキュリティ面では、具体的にどのような点を確認しましたか？
監査ログ、データの保存場所、監査時にこちらのリクエストにきちんと対応してもらえるかを確認しました。デモではなく、Excelにヒアリング項目をまとめ、各社に記入してもらう形で厳密にチェックしました。
契約締結が「2日→10分」に。年間4,000万円規模のコスト削減効果
―――導入によって契約業務はどのように変わりましたか？
まず、「製本」「割印」「社長印の取得」といった紙の作業がすべて不要になりました。以前は社長印をもらうために取りに行ったり、社内便で郵送して返却を待ったりしていましたが、これが完全になくなりました。
―――契約締結までのスピードはどれくらい短縮されましたか？
劇的に変わりました。紙のときは稟議後の調印完了まで半日〜2日ほどかかっていましたが、電子契約なら最短10分。まるで別次元です。
―――コスト削減の効果はいかがですか？
人件費の高い会社なので、契約作業が「半日〜2日」から「10分」に短縮された効果は非常に大きいです。
―――具体的な試算があれば教えてください。
正確な金額は算出していませんが、年間1,000件の契約があり、1件あたり日給4万円の社員が1日かけていたとすると、それが10分で済みます。単純計算でも年間約4,000万円の人件費削減です。
しかも、空いた時間をより付加価値の高い業務に使えるようになったのは、金額以上の効果があります。
顧客ニーズが追い風となり、導入と同時に社内へ一気に普及
―――社内への展開や教育はどのように行いましたか？
システムが直感的に使えるので、特別な研修は行っていません。操作マニュアルを作成して社内ポータルに掲載しただけです。分かりやすく作ったので、現場から「使い方がわからない」という声はほとんどありませんでした。
―――導入時の現場の反応はいかがでしたか？
「ありがたい」「ようやく導入してくれた」という声ばかりでした。最初は受信側からスタートしましたが、「もっと早くやってほしかった」という反応が非常に多かったです。営業が契約のたびに謝っていたわけですから、当然ですよね。
―――社内定着のために特別な施策は実施しましたか？
まったく必要ありませんでした。というのも、お客様の要望が圧倒的だったからです。
導入が遅れていたのはセキュリティ部門との調整が難航していたためで、現場は導入を待ち望んでいました。システムを入れた瞬間、一気に浸透しました。
―――最後に、導入後の満足度を10点満点で評価すると何点でしょうか？
10点満点です。印刷も製本も不要、郵送の手間もなし。紙の契約書と比べたら「まるで別世界」です。
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