導入事例 Tさん
- 男性 30代前半
- メーカー/製造系
- 従業員数 51〜100人
- 人事総務
- 係長・主任クラス
導入前の課題：Excelと紙の二重・三重管理。転記作業がミスの温床に
―――まずは、オフィスステーション 労務ライト導入前の勤怠・労務管理体制について教えてください。
導入前は、勤怠管理はアマノのソフトと紙の申請を併用し、人事情報などの労務管理はExcelで行っていました。
特に課題だったのは、「同じ情報を何度も登録しなければならない」という非効率さです。例えば、新入社員が入った場合、Excelの管理簿2つと勤怠管理ソフトの計3か所に同じ情報を手入力する必要がありました。
―――3か所への手入力は、かなりの手間ですね。
はい。1件あたり3分ほどかかっていましたし、何より「3回登録すれば3回ミスをする可能性がある」というのが問題でした。ある場所には登録できているのに別の場所では漏れている、といったミスが頻発していました。
また、残業や有給の申請も紙で行っていたため、それをシステムに打ち直してダブルチェックをする手間もあり、総務部門の大きな負担になっていました。
決め手は「他システムとの連携」。無料版でも十分な機能性を評価
―――システム導入を検討されたきっかけと、選定基準を教えてください。
情報の多重登録を解消し、一元管理による効率化を目指したのがきっかけです。Excelでの管理にはデータ破損のリスクもあったため、クラウドサービスの導入を決めました。
選定において最も重視したのは、「他の業務ソフトとの連携」です。勤怠管理やWeb給与明細、年末調整など、周辺のシステムとスムーズにデータ連携できるものを探しました。
―――オフィスステーション 労務を選ばれた「決め手」は何だったのでしょうか？
SmartHRなど他社製品も比較しましたが、最終的には「オフィスステーション 労務ライト」（無料版）を選びました。 有料版も魅力的でしたが、電子申請機能などは社外委託しており不要だったため、必要な機能（人事情報の一元管理と他システムへの連携）に絞り、コストを抑えられる無料版で十分だと判断しました。
登録作業が3回→1回に。情報の一元化でミスも激減
―――導入後、業務効率はどの程度改善されましたか？
劇的に改善されました。 これまで3か所に行っていた情報登録が、オフィスステーションへの1回だけで済むようになり、他システムへはデータ連携で飛ばせるようになりました。単純計算で登録作業の工数が1/3以下になり、転記ミスのリスクも大幅に減りました。
―――コスト削減効果についてはいかがでしょうか？
今回は無料版を利用しているため、導入・運用コストはゼロです。 それにもかかわらず、作業時間の短縮効果を人件費に換算すると、月間約2万6000円分（パートタイム換算）の削減につながっていると試算しています。費用対効果は費用以上と言えますね。
―――オフィスステーション 労務ライトを10段階で評価するなら、いくつをつけますか？
10点満点です。 無料で利用でき、情報の一元化と他システムへの連携という目的を完璧に達成できたことに非常に満足しています。 導入時の社内展開も、PowerPointで画面キャプチャ付きのマニュアルを作成して説明したことで、スムーズに定着しました。
―――これから導入を検討する企業へアドバイスをお願いします。
業務ソフトを導入する際は、そのソフト単体だけでなく、「周りの業務システムとどう連携できるか」を最優先に考えるべきだと思います。 どんなに優れたソフトでも、他と連携できなければデータの加工や転記の手間が発生し、結果として効率化できません。「点」ではなく「面」で業務フロー全体を捉え、連携を重視した選定を行うことが成功の鍵だと思います。
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
