ペイロールの給与計算業務アウトソーシング
導入事例 Tさん
- 女性 40代前半
- 小売/流通/商社系
- 従業員数 1,001人以上
- 人事総務
- 部長・課長クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：自社でマイナンバーを保管し管理するのは現実的ではなかった
―――マイナンバー制度が始まったとき、どのような課題がありましたか？
当時はマイナンバー制度が始まったばかりで、国が求める管理基準がとにかく厳しかったんです。マイナンバーが記載された書類やデータは毎回金庫に保管しなければならず、社内のPCで気軽に閲覧することもできませんでした。閲覧時には鍵のかかる個室に入らなければならないといった規定もありました。
私たちの会社には、その基準を満たす部屋や設備がなかったため、自社でマイナンバーを保管・管理するのは現実的ではない、というのが当時の正直な結論でした。
―――そうした状況の中、システム選定で最も重視されたポイントは何でしょうか？
会社ではマイナンバーを一切保管しない、というのが大前提でした。情報漏洩のリスクを徹底的になくしたかったので、運用面でも会社は関与せず、委託先と従業員の間だけでやり取りが完結する仕組みを最優先で探しました。
―――最終的にペイロールを選ばれた決め手を教えてください。
一番の決め手は、私たちの希望通り、すべてを委託できるという点です。また、コスト面でも非常に魅力がありました。
他に2社ほど比較しましたが、他社には初期導入費用だけで約500万円かかる提案もありました。一方で、ペイロールは初期費用100万円、登録費用176万円という内容でした。比較した中でコスト面で魅力的であり、リスクを切り離せるという点が、導入の決め手になりました。
会社側の作業は5分の登録だけ。従業員とセンターが直接やり取りする仕組み
―――現在の具体的な運用フローについて教えてください。
入社があったときや、扶養家族が増えたときに、まず会社側で従業員の基本情報をシステムにアップロードします。
そこから先はすべてペイロール側が対応してくれるんです。ペイロールのセンターから従業員の自宅へ直接、通知の手紙が届きます。従業員は自宅で書類を記入し、マイナンバーカードのコピーなどを同封して、センターへ返送します。最後にセンター側で本人確認と番号登録を行い、完了という流れです。
―――会社の担当者が行う作業はどの程度ありますか？
最初に従業員情報をシステムに登録するだけです。1人あたり5分程度で終わるので、負担はほとんど感じていません。
―――従業員の方々からの反応はいかがでしたか？
導入当初は、「知らない会社からマイナンバーを教えてほしいと連絡が来たけれど、本当に大丈夫なのか」という不安の声がありました。れは私たちにとっても想定内だったため、事前に手紙を配布し、入社時の説明でも「ペイロールという会社から通知が届きます」と必ず伝えるようにして、周知を徹底しました。
他には、「届いた封筒を捨ててしまったので再発行してほしい」という問い合わせが多かったです。再発行には追加費用がかかるため、そのコストをどうするかは悩みましたが、最終的には会社負担にすることでスムーズな運用を維持しています。
情報漏洩リスクの低減、この安心感が何より大きい
―――導入から現在までを振り返り、どのような効果を感じていますか？
一言で言えば安心感です。自社でマイナンバーを管理していたら、常に情報漏洩のリスクがついて回りますが、完全委託にしているので、その心配がかなり減りました。
―――コスト面での評価はいかがでしょうか？
マイナンバー制度の開始に合わせて導入したので、以前と比較することはできませんが、得られている安心感を考えれば、費用に見合っていると思います。
―――最後に、システムを10段階で評価するとしたらいくつになりますか？
10点です。やはり情報漏洩のリスクが低減できたという安心感、これに尽きます。社内に個人情報を持ち込む必要がなく、運用の手間もほとんどかかりません。制度開始から今日まで、非常に満足して利用しています。
