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年末調整アウトソーシングとは | 給与計算代行・外注メリット・サービス比較

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膨大な作業と時間を必要とする年末調整業務を外部委託・代行する「年末調整アウトソーシング」が注目を集めています。そのサービス内容を比較するとともに、サービスを利用で得られるメリットも紹介します。

年末調整アウトソーシングが注目を集めています。企業に年末調整を肩代わりしてもらっている従業員の方は、ピンとこないかもしれませんが、忙しい年末に膨大なリソースを投入する必要のある企業にしてみれば、年末調整アウトソーシングという解決策を模索するのは当然のことといえます。

年末調整アウトソーシングサービスとはどのようなものなのか、サービス内容とメリットを、年末調整アウトソーシングサービスを行う会社もあわせて紹介していきます。

年末調整アウトソーシングとは

年末調整アウトソーシングとは、企業が従業員の年末調整業務を外部委託することです。規模が大きく従業員数の多い企業ほど、年末調整という一時業務に大きな負担がかかるため、ニーズが高まってきています。

年末調整業務は負担が大きい

年末調整は納税者の所得税過不足を調整するものですが、企業が従業員に支払った給与から源泉徴収した所得税などの年間総額は、従業員が納める年間税額と一致しません。これは源泉徴収額が年間を通して給与の変動がないことを前提としているためで、企業では年末調整時に通常より多くの申告書や証明書類を取り扱う必要があり、その後のデータ処理や集計、源泉徴収票の作成を含め、非常に大きな負担があるのです。

年末調整アウトソーシングサービスの業務範囲

このように需要が高まってきている年末調整アウトソーシングですが、具体的に年末調整アウトソーシングサービス会社ではどのような業務を受託しているのかを見ていきましょう。

申請書チェック

上述したように、年末調整を行うためにはさまざまな申請書が必要になります。まず、準備された扶養控除、保険料控除、配偶者特別控除、住宅取得控除などの各申請書を企業が取りまとめ、サービス会社が預かることでサービスが開始されます。集められた申請書はサービス会社によって内容のチェックが行われ、記入漏れや不明点があれば企業担当者との確認連絡を通し、不備のないよう進められます。

データ作成

申請書チェックが完了すると、次は年末調整の対象となる従業員を確定させる必要があります。これは状況によっては年末調整の対象にならない場合があるためですが、このような段階を踏んで年末調整情報が確定したところで、年末調整データ作成が行われます。このデータを元に、企業の給与システムへの取り込み用データの作成や源泉徴収票の作成、納品、場合によっては税務署や市区町村への提出までが行われています。

年末調整アウトソーシングサービス利用のメリット

ここまでは、年末調整アウトソーシングとはどのようなものなのかを解説してきましたが、次に年末調整アウトソーシングサービスを利用するメリットを見ていきましょう。

メリット(1)コスト削減

年末調整は、通常業務に加えて申請書の取りまとめやチェック、集計、データ作成など、多くの時間と作業が必要になります。そのため、年に一度の一時業務であるにもかかわらず「残業で対応する」、「社内の人材を年末調整業務に割り振る」、「年末調整業務のための追加人員を雇用する」など、人件費をはじめとしたコスト増の要因となります。年末調整アウトソーシングサービスを利用することにより、これらのコストを削減可能になります。

メリット(2)業務負担軽減

通常、繁忙期である12月には給与の計算の他に賞与の計算があり、加えて年末調整が重なるため、担当部署に業務が集中して大きな負担増になってしまいます。人員の増員手配などのコスト増もさることながら、申請書の手配、スケジュール管理、年末調整ソフト給与計算ソフトの準備といった作業にかかるリソースも大きなものとなります。そこで年末調整アウトソーシングや給与計算アウトソーシングの利用により、負担を軽減し、通常業務への集中が可能となります。

年末調整アウトソーシングサービスの紹介

企業において、年末調整アウトソーシングの利用が多くのメリットがあることを紹介してきましたが、次に年末調整アウトソーシングサービスを行っている企業をいくつか紹介していきましょう。

人事給与サービス - 株式会社ジャパン・ビジネス・サービス

  • 業務範囲は柔軟に対応
  • 年末調整や一時的な業務増大にも迅速に対応
  • システム導入やコンサルティングも対応

人事給与サービスは、人事給与業務のオーダーメイド型アウトソーシングサービスです。人事給与面の事務業務についてシステムの選定、導入、業務フローの構築から業務の運用代行、業務改善まで一手に引き受けます。年末調整、住民税年度更新といったスポット業務にも人事業務のスペシャリストが対応。複雑な勤務形態により、給与計算が煩雑な場合や事業拡大により、一時的に業務が増大した場合もスピーディーに業務を遂行します。

フルキャストの給与計算代行サービス - 株式会社フルキャストホールディングス

  • 給与計算業務委託2,500社以上(※)の圧倒的な実績
  • 既存の業務処理を変えずに委託が可能
  • あらゆる雇用形態、給与体系に対応

フルキャストの給与計算代行サービスは、創業30年以上、人材サービスの大手であるフルキャストホールディングスが提供する給与計算代行サービスです。豊富な委託実績のノウハウを活かし、給与計算業務や社会保険業務、年末調整業務など、給与計算に関連する業務までを代行してくれます。既存業務のやり方に合わせたオーダーメイドな給与計算業務を実施できるため、再び自社で業務を行うことになった際にも、スムーズに運用ができます。

※ ボクシル掲載の資料を参照 2021年5月時点

ペイロールの給与計算業務アウトソーシング - 株式会社ペイロール

  • 253社・98万人以上の豊富な受託実績(※)
  • システム+人が担う業務まで幅広く対応
  • 従業員との書類のやりとりや問合せ対応までカバー

ペイロールは、実績豊富な給与計算業務専門のフルアウトソーシングサービスです。給与計算のほかにも、勤怠や入退社管理、社会保険関連業務などにも幅広く対応し、人事部門の業務を効率化。問い合わせ対応や書類チェックなど人が担う複雑な作業も代行し、業務負担を大幅に削減できます。これまで培ったノウハウから生まれた業務テンプレートや、独自の運用モデルでの提案で、業務改善も目指せます。フライバシーマークおよびISMSの認証の取得やその他の安全への取り組みも実施し、確実なサービス遂行をサポートします。
※2020年3月末時点

  • 絶対にミスしない仕組みづくり
  • 給与計算の徹底的な仕組み化・自動化
  • ミス「ゼロ」のために、改善を継続しつづける

エムザスは、IT×給与計算アウトソーシングにより、人事業務の効率化を実現するシステムです。現状の給与計算の仕組み・ルールを徹底的に精査して、絶対にミスを起こさない状態作りをします。徹底的に仕組み化・自動化させることで、給与計算業務を属人化したものから脱却させます。給与・賞与計算だけでなく、年末調整・住民税の対応、社会保険手続も同様にアウトソース化が可能です。

  • 給与計算関連業務をトータルサポート
  • 1人380円〜/月の低価格設定
  • 経理関連業務もサポート

給与プロは、給与計算、人事・労務・総務系の業務をトータルサポートをするアウトソーシングサービスです。給与計算業務だけでなく、賞与計算、年末調整、マイナンバーにも対応。料金は⽉の給与計算が1人380円〜と低価格なので、給与計算に関するさまざまなコストの削減が期待できます。決算前の領収書のデータ化から管理会計の導入サポートまで、経理事務関連のサポートも可能です。

ピタット給与 - 株式会社アックスコンサルティング

  • 現状利用しているシステムをそのまま使える
  • 中間処理が速い
  • スポット業務にも対応

ピタット給与は導入負担を抑えたカスタマイズ型アウトソーシングサービスです。現在使用しているシステムをそのまま引き継いでくれるので、新たなシステムを導入する必要がなく、書式やフォーマットもそのまま合わせてくれます。年末調整だけでなく、給与計算や昇給処理、賞与計算、住民税処理を標準セットとして提供しているので、トータルで任せられるサービスです。また、中間処理が速くスポット業務も任せられます。

適切な業務負担管理とコスト削減を年末調整アウトソーシングで実現

年末調整アウトソーシングは、年に一度だけ発生する年末調整という、膨大な一時業務を効率的に処理し、業務負担管理とコスト削減を実現するのに最適なサービスだということを紹介してきました。

しかし、年末調整業務を自社で行うことによる業務負担、コスト増は企業によってもさまざまなのが現状です。

重要なポイントは、さまざまな選択肢のあるサービスから、自社の現状に見合った最適なサービスを見極めることでしょう。

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